De gemeente Utrecht mag zijn aanbesteding voor afdrukapparatuur eenzijdig intrekken in het kader van de contractsvrijheid. Eerder had het gerechtshof in Arnhem bevolen dat de gemeente met Xerox een bespreking moest beleggen over deze tender. Xerox, dat tegen de intrekking bezwaar maakte, kan geen aanspraak maken op schadevergoeding. Dit heeft de Rechtbank Midden-Nederland bepaald.
Printerconcern Xerox stapte naar de rechter om bezwaar te maken tegen het besluit van de gemeente Utrecht de aanbesteding voor afdrukapparatuur in te trekken en een nieuwe uit te schrijven. Volgens de gemeente heeft deze aanbesteding, die in mei 2011 startte, door allerlei rechtszaken zoveel vertraging opgelopen dat gunning niet meer zinvol is. In 2014 komt het nieuwe stadskantoor gereed en daardoor verandert de gemeentelijke organisatie zodanig dat het zinvoller is een nieuwe aanbesteding uit te schrijven.
De rechtbank in Utrecht oordeelt dat een aanbestedende dienst, zoals in dit geval bij de gemeente Utrecht, gerechtigd is een lopende aanbestedingsprocedure te allen tijde eenzijdig af te breken. Dit uitgangspunt heeft te maken met het beginsel van contractvrijheid. Bovendien heeft de gemeente dit uitgangspunt opgenomen in het bestek, waaraan Xerox zich als inschrijver heeft geconformeerd.
Verder wijst de Utrechtse rechter er op dat de uitspraak van het gerechtshof in Arnhem betrekking heeft op het beleggen van een zogeheten verificatiegesprek tussen de gemeente en Xerox. Het wel of niet toestaan van het intrekken van de aanbesteding was geen onderwerp van debat. Sterker nog, het was ook geen eis van Xerox in het hoger beroep.
Verhuizing
In de uitspraak staat ook dat de gemeente goede gronden heeft om een nieuwe aanbesteding voor afdrukapparatuur uit te schrijven. De verhuizing naar het nieuwe stadskantoor medio 2014, waar zo’n beetje alle Utrechtse ambtenaren worden gehuisvest, verandert de gemeentelijke werkwijze drastisch. De gemeente heeft aannemelijk gemaakt dat door dit centrale stadskantoor er minder printers en kopiers nodig zijn en andersoortige krachtiger apparaten en dat er minder met papier zal worden gewerkt.
Het heeft geen zin meer om de huidige aanbesteding voor afdrukapparatuur af te ronden, omdat er nu nog maar anderhalf jaar zit tussen realisatie ervan en de verhuizing. Bovendien stapte Ricoh naar de Hoge Raad en de gemeente Utrecht hanteert als uitgangspunt dat het eerst wacht op het einde van juridische procedures voordat zij definitief gaat gunnen.Het sluiten van een definitief contract gaat dan nog langer duren. De rechtbank gaat mee in deze redenering van de gemeente.
Voortrekken?
Ook de andere bezwaren van Xerox wees de rechter af. De printerfabrikant voelt zich onheus bejegend en heeft het idee dat de gemeente als doel heeft het bedrijf als rechtmatige winnaar van de aanbesteding te willen passeren. Dat is in strijd met het gelijkheids- en vertrouwensbeginsel van het aanbestedingsrecht.
Volgens de rechtbank is dit niet waar en heeft de gemeente altijd zuiver gehandeld en duidelijk uitleg gegeven over de stappen die ze zette. Dat Xerox van het gerechtshof in Arnhem gelijk kreeg wil bovendien niet zeggen dat het bedrijf de winnaar van de aanbesteding is. Het hof vond ‘slechts’ dat de gemeente met Xerox een gesprek moest beleggen om te bepalen of het tot een contract kon komen. Er is sprake in de ogen van de rechtbank dan ook geen sprake van onbehoorlijk bestuur of contractbreuk. Xerox komt dan ook niet in aanmerking voor schadevergoeding.
Oud contract
Xerox maakte tevens bezwaar tegen het stilzwijgend verlengen van het oude contract voor printers en multifunctionals met Ricoh. Dat contract is na een aanbesteding in 2006 gesloten, maar is inclusief verlengingsopties afgelopen. Volgens Xerox kan het niet-officieel verlengen van een afgelopen contract juridisch gezien niet; de gemeente Utrecht stelde tijdens de zitting dat dit een grijs gebied is.
De rechtbank zegt hierover dat de gemeente voor de einddatum van de huidige overeenkomst met Ricoh (1 juni 2012) geprobeerd heeft tot een nieuwe partner via een aanbesteding te komen. Dat is dus niet gelukt, maar omdat de gemeente haast maakt met de nieuw uit te schrijven aanbesteding, ligt voortzetting van de overeenkomst met Ricoh het meest voor de hand.
Juridische strijd
De aanbestedingsperikelen lopen al sinds juni 2011. Océ, Ricoh en Xerox kozen voor een juridische strijd om gemeentelijke of rechterlijke beslissingen aan te vechten. Uiteindelijk stelde het Arnhemse gerechtshof in oktober 2012 Xerox in het gelijk in zijn bezwaar om de opdracht aan Ricoh te gunnen. Daarop trok de gemeente Utrecht de aanbesteding in en spande Xerox weer een kort geding aan bij de rechtbank in Utrecht.
Het hoger beroep van Ricoh bij de Hoge Raad tegen de uitspraak van het hof in Arnhem loopt overigens nog. Nu de gemeente de aanbesteding heeft ingetrokken is dat beroep eigenlijk overbodig geworden, maar Ricoh wil de zaak toch voortzetten omdat het een uitspraak wil over de waarde van de rangschikkingen bij dit soort tenders. In eerste instantie won Océ de tender, met Xerox op de tweede en Ricoh op de derde plaats. Nadat de gemeente het contract niet rond kreeg met Océ koos zij ervoor met Ricoh verder te onderhandelen. Volgens de gemeente, omdat na terugtrekking van Océ de kaarten op tafel anders waren geschud. Daartegen maakte Xerox weer bezwaar. Ricoh wil nu graag van de Hoge Raad een principe-uitspraak over of omgaan met rangherschikkingen.
Ik had al eens een eerdere publicatie over deze zaak met opgetrokken wenkbrauwen gelezen. Even voor de goede orde, ik ben weliswaar juridisch onderlegd, maar geen jurist. Er is namelijk een andere reden dat dit mijn aandacht had.
Tenders
Zolang al als dat ik a.i. IT professional ben, heb ik zaken en ontwikkelingen rond tendering met grote belangstelling gevolgd. Als IT professional, altijd kijkend naar toegevoegde waarde en besparen, heb ik wel wat met dit soort ontwikkeling. Waar ik opgetrokken wenkbrauwen van krijg is dat je drie partijen hebt, in de race om …. om de één of andere reden je gelijk niet denkt te kunnen halen en dan ….. dan stap je naar de rechter.
Klant is Koning?
Afgezien van de vraag of je nu een beetje gelijk hebt, heel erg veel gelijk hebt, of denkt verongelijkt te moeten zijn, vraag ik me hier een beetje af of de leverancier het principe van ‘Klant is Koning’ wel begrijpt.
Je ziet hier escalatie op escalatie waar uiteindelijk alleen juristen wijzer en rijker van worden maar als je kijkt naar hoe je naam er als leverancier op komt te staan als publicaties als deze, dan vraag ik me een klein beetje af of dit de bedoeling zou zijn geweest?
Het komt mij een tikje over als een verongelijkt jongetje dat op welke wijze dan ook zijn gram wil halen, linksom of rechtsom. Maar hoe zit het dan met naam en reputatieschade? Even sec denkend. Als ik als afnemer met een dergelijke leverancier te maken zou krijgen, dan zou ik daar op zijn zachtst gezegd in de toekomst, bij de uitschrijving van een nieuwe gunning, wel eens de grootste moeite kunnen krijgen met een dergelijke partij.
De gemeente zelf, zonder dat ik overigens inhoudelijk op de hoogte ben van de feiten, vind ik met prachtige argumenten naar voren. Ze heeft voor ogen een digitale slag te willen maken waardoor er minder printers en copiers zullen worden geplaatst. Een prachtige illustratie om beter van de mogelijkheden die IT bied gebruik te maken en te besparen.
Tja wat de overige deelnemers in deze ‘soap. betreft …. Al eens gehoord van naam en reputatieschade?