Johan Bakker is een nieuwe medewerker bij jouw bedrijf. Vandaag is zijn eerste werkdag. En hoewel er een werkplek voor hem ingericht is met een bureau, laptop en een telefoon heeft hij nog geen gebruikersaccount en dus geen toegang tot de applicaties die hij nodig heeft om zijn eerste werkdag succesvol te maken. Daar zit hij dan. Vol enthousiasme om aan de slag te gaan, maar in afwachting van een account.
De goedkeuringsformulieren die de nieuwe medewerker toegang moet verlenen tot de systemen en applicaties zijn nog niet verwerkt door systeembeheer. Wellicht moet de aanvraag voor toegang nog goedgekeurd worden door een manager. Na goedkeuring van de manager dient systeembeheer de gebruikersaccount handmatig aan te maken en Johan de juiste toegangsrechten te geven. Uiteindelijk kan Johan aan de slag, maar in veel gevallen duurt dit een aantal dagen. Dagen waarin Johan’s enthousiasme omgezet wordt in inactiviteit.
Helaas zien wij dit scenario bij een groot aantal organisaties in vrijwel ieder marktsegment. Verouderde papieren processen vormen de basis van de indienst procedure voor nieuwe medewerkers. Hedendaagse technologie en software oplossingen kunnen deze papieren processen echter heel goed vervangen.
De hoeveelheid tijd en de verscheidenheid aan taken die nodig zijn voor het beheer van user accounts maakt het bijna onmogelijk om dit handmatig en op een uniforme en veilige manier uit te voeren. Miscommunicatie, ontbrekende informatie en verkeerd gespelde namen bijvoorbeeld maken dit proces zeer omslachtig. Met het streven naar kostenreductie en efficiencyverbeteringen is het een goed moment om het user account management proces te stroomlijnen met andere systemen.
Mocht je je als manager nu realiseren dat jouw indienst-procedure voor nieuwe medewerkers ook te lang duurt en dat de nieuwe medewerkers daarom dagen niet productief zijn, dan kun je profiteren van een verbeterde en efficiëntere indienst-procedure. Dit proces is eenvoudig te automatiseren waardoor de papieren formulieren en manuele handelingen worden vervangen. Dat zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers al op hun eerste dag alles hebben wat zij nodig hebben om productief te zijn.
Ik moet hier weer erg om lachen.
Beheerders worden overladen met tools zodat werkelijk elke vmbo scholier dingen kan regelen,
en dan nog blijkt het niet mogelijk te zijn om simpele klusjes goed te doen of kleine foutjes op te lossen.
Gewoon zoals PaVaKa al aangeeft, neem nu gewoon eens mensen aan die wel wat kunnen en niet meteen met de handen in het haar staan op het moment dat het net even iets anders is dan copy&paste… werkelijk waar … je moet tegenwoordig onderhand HBO hebben om scanmiep bij de C1000 te zijn… ik begrijp wel waarom.
Beste Tjeerd,
Als sales manager moet je natuurlijk reclame maken voor je eigen producten, een probleem zoeken bij de tool. Nu weet ik niet in hoeverre die suite van jullie werkelijk het proces automatiseert maar vaak is het meer dan een gebruiker aanmaken in AD/NDS of een andere authenticatie systeem. Probleem is namelijk dat dat veel applicaties nog een eigen authenticatie kennen maar ook speciale autorisaties. Dat alles is natuurlijk op te lossen met templates maar hoewel iedereen het heeft over RBAC is het vaak nog erg ‘BRAK’ door de wildgroei aan tools.
Zoals meeste reacties al aangeven is er dus meer te besparen op stroomlijnen van het proces en daar, op basis van de juiste requirements de nodige tools bij zoeken. En misschien moet daarin ondertussen ook rekening gehouden worden met de zelf meegenomen apparaten, de toegang van en naar buiten en nog een rijtje zaken. En die nieuwe werknemer hoeft tenslotte ook helemaal niet meer in dienst genomen te worden maar kan ook tijdelijk gedetacheerd worden.
Een manager die dit verhaal leest en zijn problematiek erin herkent adviseer ik dan ook om verder te kijken dan enkel account management omdat alle punt oplossingen eventueel gewenste self-service meestal alleen maar moeilijker maken. Want die werknemer kan meestal ook nog niets doen als hij/zij niet de juiste applicaties met eventueel benodige licenties heeft of de URL’s naar verschillende PaaS oplossingen in de cloud.
Waarom dit probleem nou meteen weer op tooling of hoofden afschuiven? Het is immers een organisatorisch probleem. Waar dit soort problemen nog steeds optreden is een van de tekenen aan de wand dat de organisatie niet volwassen is en dat ze het zichzelf nog moeilijker maakt dan hoeft. Want niet alleen gaat het om kosten maar ook om motivatie. En als je een nieuwe medewerker op zo’n manier in de organisatie introduceert dan heb je op dat vlak al een achterstand.
Ook Tjeerd’s tool kan niets doen aan vervuiling van databases zoals van Salaris- en HRM en vervuiling van de AD. Dat zul je als organisatie toch echt zelf aan moeten pakken.
Voor vrijwel tool geldt dat deze het beste werkt in situaties waarin je al in control bent. Voor de meeste tools geldt in dat geval dat ze dan feitelijk overbodig zijn.
Dit soort processen zijn zo éénvoudig te automatiseren met behulp van standaard Identity en Access-management oplossingen. Voorwaarde is wel dat het proces goed beschreven is. En dit is dan ook meestal het probleem binnen een organisatie. Zeker als het op autorisatie beheer aankomt.
Ik heb in het verleden veel van deze systemen gebouwd waar bij systeembeheer en de manager alleen de aanvraag hoeft goed te keuren en de nieuwe medewerker automatisch in alle betreffende systemen aangemaakt wordt.
@Sjoerd, er is geen probleem, zoals Ewout terecht aangeeft wordt een probleem verzonnen voor een oplossing die in essentie niet nodig is.
Gewoon gekwalificeerd personeel aannemen lost de vermeende problemen nog sneller op.
Volgens mij is een nieuwe medewerker wel langer dan een paar dagen niet productief. Dit lijkt me dus ook wel slechts een klein onderdeel van het inwerken van een nieuwe medewerker. Ik ken bedrijven die zo-niet-standaard werken dat ik in sommige gevallen zie dat een medewerker uberhaupt niet productief wordt gemaakt.
Maw: Hoe groot is het probleem nu eigenlijk? Het leeft wel zo te zien.
Bij ons is een nieuwe medewerker direct productief.
Nu zult u denken, komt door Jurgen natuurlijk.
Welnu, niets van dat alles… (helaas).
Kreeg ik maar de schuld.
Wij weten 1~2 weken voor aanvang dat er een nieuwe medewerker aangenomen is. Met ‘naam en toenaam’ – beetje CV. Op vrijdag krijgt iedereen nog een reminder via SMS. Ja, onze CEO is me er 1-tje.
Op de eerste dag (altijd maandag) wordt deze aangesproken met zijn/haar naam en weten we alle (dat zijn dus 250 medewerkers+) wat zijn/haar functie is en waar die zich bevindt en verantwoordelijk voor is.
De receptie, ja die hebben wij nog wel, hallo, Jurgen welkom.
Ik zal je even naar je afdeling brengen (u leest het goed, brengen!).
Op de afdeling:
Joww, Jurgen-man, hier staat het koffie ding, als nieuwe ga eerst maar eens iedereen een ‘bakkie’ doen en een praatje maken.
Productiever kun je op je eerste dag niet zijn/worden. ;D
Nu is er (bij ons) wel een enorm verschil tussen de front en de back office.
Bij onze front office is het aanmerkelijk minder goed geregeld als bij onze back office. Zal wel door de commercie komen – snelle contacten?
Ik ben benieuwd hoe het bij u geregeld is…?
Jurgen,
In het bedrijf waar ik voor werk ben ik sinds vijf jaar de laatste die binnen gekomen is (het is ook maar een klein bedrijf met trouwe werknemers)
Ik werd door de commercieel directeur via de koffieautomaat aan mijn colega’s voorgesteld.
Er stond een computer voor me klaar, accounts waren aangemaakt.
Door mijn grote mond (zo slim ben ik kenlijk toch niet) ben ik nu naast mijn eigen werk zelf verantwoordelijk voor de ict infrastructuur
Lijkt erg op de situatie die jij schetst
Tevredenheids onderzoek
mijn werkgever: Tof
mijn colega’s: Tof
Koffie: drinkbaar
Kantine: Prima