De vertraagde invoering van het studenteninformatiesysteem MySis heeft de Universiteit van Tilburg (UvT) heeft tot nu toe zo'n tien miljoen euro gekost. Sinds 2005 probeert de universiteit het Campus Solutions-systeem van Oracle in te voeren. Inmiddels is besloten vooralsnog slechts een deel van het pakket in te voeren. Eerder meldden de universiteiten van Nijmegen, Amsterdam, en Leiden en de Hogeschool van Amsterdam grote problemen met de Oracle-software.
Uit een reconstructie blijkt volgens het Tilburgse universiteitsblad Univers Magazine de invoering van MySis ook in Tilburg een drama te zijn. Volgens het blad is de universiteit sinds 2005 zo’n geschatte tien miljoen euro armer. ‘Wat we er tot nu voor terug hebben gekregen is een inschrijfsysteem dat bij de introductie voor grote problemen zorgde, en een light variant van een nog niet werkende module. De ict-afdeling werkt nog steeds met ‘de oude systemen waarvoor ‘prima’ vervangingmodules aanwezig zijn in het nieuwe studenteninformatiesysteem Sis’, schrijft de redactie.
Maatwerk
De Tilburgse universiteit haakte in 2005 aan bij het erp-project Sans (Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem). Dit was een gezamenlijk project van de universiteiten van Amsterdam, Leiden en Tilburg en de Hogeschool van Amsterdam voor een nieuw inschrijf- en volgsysteem voor studenten. Na een verplichte aanbesteding viel de keuze op het Campus Solutions van Peoplesoft (inmiddels Oracle geworden), daar waar Tilburg eigenlijk een voorkeur had voor SAP. Partners waren Oracle, Atos Origin en, in de beginfase, Berenschot en Stichting Surf.
De invoering van het nieuwe studenteninformatiesysteem verliep bij alle deelnemende instellingen zeer stroef. De keuze voor de Peoplesoft-software was vreemd, omdat dit systeem gebaseerd is op de praktijk bij Amerikaanse onderwijsinstellingen. De in totaal 56 verschillende faculteiten die onder Sans vielen stelden andere eisen aan het systeem. Er moest veel maatwerk geleverd worden om het systeem in Nederland te gebruiken.
Andere problemen
Naast het maatwerk speelden er in Tilburg nog andere problemen mee, schrijft Univers Magazine. Bij de invoering van de eerste module in 2009 bleek het systeem niet goed te werken. Daarnaast lag in 2010 de verdere implementatie een tijd stil omdat de universiteit zich nog moest aansluiten op het landelijke informatiesysteem Studielink. In 2011 voerde het college bovendien bezuinigingen door en werden de contracten van veel ict-inhuurkrachten niet verlengd. Daardoor verloor de it-afdeling veel mankracht, met name op het project MySis.
Naar aanleiding van grote problemen met MySis in Leiden en Amsterdam besloot Tilburg in 2012 tot een herevaluatie. Uitstappen bleek geen optie. Er werd besloten om een light variant in te voeren en niet alle bestaande systemen te vervangen die de studievoortgang monitoren. De invoering van deze variant staat gepland voor maart 2013. In mei volgt dan de beslissing om de gehele module alsnog in te voeren, aldus Univers.
Strop
Bij de andere deelnemers aan het Sans-project zijn de ervaringen met het Campus Solutions zo mogelijk nog slechter. Bij de Hogeschool van Amsterdam liepen de projectkosten tussen 2004 en 2012 op van de geraamde 5,5 miljoen euro tot 14,6 miljoen euro. Bij de UvA waren de projectkosten opgelopen tot zo’n 25 miljoen euro. In Leiden lagen eind 2011 de kosten al op elf miljoen euro, terwijl er 4,6 miljoen euro was begroot.
De Radboud Universiteit meldde in 2009 dat het zich terugtrok uit Sans. Dat betekende een strop van ruim drie miljoen euro. De Nijmeegse universiteit koos in 2010 voor het pakket Osiris van softwareleverancier PSB Informatiesystemen (inmiddels Caci) en implementator Capgemini. De Radboud Universiteit betaalde nog wel even de tot dan gemaakte investeringskosten van 3.103.000 euro.
Ontspoord
Het Sans-project zou oorspronkelijk 21 miljoen euro gaan kosten en moest leiden tot een nieuw online studenteninformatiesysteem MySis. Tot de administratieve taken behoren onder andere het inschrijven van studenten, het opstellen van studieplannen, en planning en begeleiding van studenten bij de voortgang van hun studie. Ook moet het nieuwe systeem aansluiten op wetgeving en nieuwe ontwikkelingen, zoals flexibele onderwijsmodellen en de elektronische leeromgeving.
Het project werd gekenmerkt door kostenoverschrijdingen, vertragingen en technische complicaties – onder andere omdat het aanpassen van het van origine Amerikaans systeem op de Nederlandse onderwijssituatie tegenviel. In Amsterdam gaat een commissie uitzoeken hoe het zo mis heeft kunnen gaan met MySis.
De geschiedenis leert… dat de mens niets leert. Ook/zelfs niet in een ‘wetenschappelijke’ omgeving.
Wellicht wat makkelijk oordelen, maar wat een prutswerk is er afgeleverd. Dit project is ook veel te groot aangevangen. Men had het eerst bij 1 universiteit moeten doen. Na een succesvolle(!) implementatie dan pas bij de andere invoeren. Weet je meteen wat de kinderziektes zijn en kun je het eventueel nog afblazen voor de rest. Dat had dus miljoenen gescheeld! Het was wellicht ook beter geweest om met de lightvariant te beginnen. Als je dat al niet lukt dan weet je wat voor problemen je gaat krijgen bij een bredere invoering. Zoals bij heel veel implementaties van IT projecten geldt wederom: klein beginnen en werkend, dan pas uitbreiden. Met name Oracle en Atos Origin hadden dat toch moeten weten.
@Redactie
Laatste link in het artikel is niet helemaal goed.
Volgens mij is het artikel qua perspectief wat eenzijdig alhoewel ik me afvraag in hoeverre de implementators hier informatie willen verschaffen. (Hoor en wederhoor?)
Maar op het eerste gezicht was dit project al vanaf het begin gedoemd te mislukken. Meerdere partijen samen betrokken bij een aanbesteding van een standaard pakket met veel maatwerk terwijl er onderling nog veel verschillen zijn.
Het is altijd makkelijk om projecten af te fikken waarvan je de details niet kent, het complete verhaal zal wel een boeket aan aspecten blootleggen van politiek tot vriendjes politiek, miscommunicatie en belangenverstrengeling.
Maar platgeslagen zie ik ruim 20 miljoen langskomen die voor een groot deel verbrand is aan een slecht functionerend systeem.
Voor 20 miljoen kun je extreem veel software realiseren die PRECIES doet wat het moet doen. Ik heb vaker gezegd dat je of A) standaard software moet kopen en je organisatie daarop aan moet passen of B) Software helemaal vanaf scratch zelf gaan bouwen.
Correct me if I am wrong, maar dit klinkt als A) standaard software kopen en daarop maatwerk realiseren. Dit is de aller- allerslechtste keuze die je kunt maken. Je hebt namelijk alle nadelen van A en B en geen van de voordelen van A en B.
Je betaalt voor maatwerk, bent afhankelijk van de veranderingen in het standaard werk en kunt dus niet zomaar meer upgraden, moet alle kosten betalen van het standaard werk EN het maatwerk en ga zo maar verder.
In mijn ogen heeft A in de basis de voorkeur, maar hoeft B ook geen slechte keuze te zijn. Door de mogelijkheden en ontwikkeling van frameworks is eigen software ontwikkelen minder duur dan gedacht, al is men er huiverig voor door ervaringen uit het verleden.
Natuurlijk staat geen enkel systeem op zichzelf en heb je altijd maatwerk in de vorm van integratie maar een andere keuze dan voor A of B is gewoon slecht.
Dan is er nog zoiets als platform software (Force.com, Mendix, Cordys, et cetera), daar heb ik nog geen finaal oordeel over, maar in deze case is daarvan geen sprake.
Niettemin klinkt het als een pijnlijke businesscase.
Maar Jan van Til, je opmerking lijkt mij onjuist. Zo’n beetje alles wat we hebben is een opstapeling van eerdere uitvindingen en evolutie welke toch echt het tegendeel bewijst….
@Henri,
Wat me opvalt is dat zo’n beetje je hele commentaar/bijdrage zo volkomen de sfeer van harmonie met mijn opmerking ademt: “De geschiedenis leert… dat de mens niets leert” Extra pijnlijk daarbij is mogelijk dat die wijsheid “Ook/zelfs [opgaat] in een ‘wetenschappelijke’ omgeving.”
Je zou misschien best wel kunnen zeggen dat “Zo’n beetje alles wat we hebben een opstapeling [is] van eerdere uitvindingen en evolutie”. Toch, afgaande op het artikel, lijkt hier ‘gewoon’ sprake te zijn van een terugkerende “opstapeling van eerdere” onnozelheden. Wie haalt het nu in z’n hoofd om een systeem dat werkt in Amerikaanse onderwijscultuurpraktijk toe te passen in het Europese cultuur-eigen?! En als het nou de eerste keer was dat dit gebeurde…. “Uitstappen bleek geen optie”. Wat?! Uitstappen is altijd een optie – al is er wel lef/visie voor nodig: vrijwel niets is dommer dan gewoon maar een beetje blijven doortrekken aan een dood/overleden paard. Waarom leren we niet? Waarom blijven we maar denken dat het òns deze keer wèl lukt? Waarom blijven we maar denken dat de, metaforisch, wet-van-de-zwaartekracht niet voor ons geldt? Waarom weten we ons niet te ontworstelen dit soort “evolutionaire” onnozelheden? Waarom doorbreken we de standaard cyclus van “opstapeling van eerdere uitvindingen en evolutie” niet?
@Jan
Ook in dit geval is het gewoon een partij die hier goed aan verdient.
De verschillende manieren waarop mensen elkaar politiek kunnen uitspelen en dit ten gelde maken zijn wat dat betreft ook mee geëvolueerd.
@Jan van Til, haha, ik kan je in deze niet anders dan gelijk geven in dit geval.
Op papier ziet het er in ieder geval behoorlijk bizar uit, ik hou nog een slag om de arm dat het verhaal wellicht wat verdraait is voor het lezers effect. Nu hopen dat er meer details naar boven komen die het in perspectief kunnen plaatsen.
NOTULEN COLLEGE VAN BESTUUR en UNIVERSITEITSRAAD D.D. 29 AUGUSTUS 2011
“Desgevraagd meldt Te Beest (voorzitter) dat Leiden niet besloten heeft uit het project te stappen toen Nijmegen afhaakte omdat op dat moment door een extern bureau (Capgemini) een audit is gedaan, waarvan de uitkomst was dat het ook dan nog een goed en beheersbaar project was.
Desgevraagd meldt Te Beest dat de overschrijding mede veroorzaakt is door wijziging van het programma van eisen inzake het studievolgsysteem omdat niet van te voren bekend was wat er gebouwd moest worden.
Te Beest meldt dat in volgende gevallen duidelijk van te voren aangegeven zal worden wat men wil en dat er gaandeweg geen wijzigingen zullen worden aangebracht; de ambities en de gewenste functies moeten voor 100% uitgeschreven worden en daarna ongewijzigd blijven, hetgeen nu niet gebeurd is, maar in het vervolg wel zal geschieden.
Ook is men het erover eens dat het project veel te duur is geworden en dat het Capgemini-rapport daarover zeer weinig duidelijkheid verschaft.”
Onbegrijpelijk dat er elke keer weer zoveel wordt betaald voor een niet werkend systeem. Het is altijd aan de leverancier te wijten. Die is immers de professionele partij die weet hoe je zoiets moet aanpakken.
Als het voor de alleereerste keer fout zou zijn gegaan dan kon men het nog afschuiven op onwetendheid. Maar na zoveel projecten moet de leverancier zo langzamerhand weten wat er fout kan gaan en zorgen dat dat niet gebeurt. Geld terugstorten dus! Als dat de regel zou zijn, dan had men al lang geleerd hoe je dit soort problemen kan voorkomen.
Niels: Je schreef dit tegelijkertijd met Ewout, maar zijn reactie is zeer duidelijk dat de Klant hier de grootste probleem veroorzaker blijkt te zijn.
Schuld is zelden eenzijdig.