Veel it-managers hebben te weinig inzage in hun eigen netwerkinfrastructuur en de bijbehorende onderhoudscontracten. Dat is de reden dat veel van die contracten jaarlijks klakkeloos worden vernieuwd, terwijl er veel kosten te besparen zijn als er kritisch wordt gekeken naar wat er nodig is aan onderhoud.
Jaren na de oplevering van een kantoorpand klopt de blauwdruk vaak niet meer met de huidige situatie, door bijvoorbeeld interne verhuizingen en het verplaatsen van wanden. Deze wijzigingen worden negen van de tien keer niet op de blauwdruk bijgewerkt. Datzelfde geldt voor it-architecturen. Een netwerk dat ooit is aangelegd is vaak anders dan het netwerk waar vandaag de dag op wordt gewerkt. Daardoor hebben it-managers weinig inzage in de architectuur en de assets en wagen ze zich er niet aan om de ontstane wirwar in kaart te brengen.
Dit geldt met name als er sprake is van een hoge afdelingsomzet of grote kantoorgroei. Als dan jaarlijks de vraag komt of de huidige onderhouds- en beheercontracten moeten worden verlengd, is klakkeloos verlengen inderdaad de meest veilige optie. Dan weet je zeker dat alle risico’s zijn afgedicht. Maar je betaalt waarschijnlijk dan ook onnodig veel en laat een aantal kritische items achter zonder enige dekking.
Onnodige investeringen
Leveranciers van netwerkproducten zullen hun klanten veelal niet wijzen op mogelijke besparingen of op alternatieve methoden voor onderhoud. Daarom is het belangrijk om tijd te investeren om het netwerk in kaart te brengen en toekomstige netwerkbehoeften van de organisatie te beoordelen. Alleen dan weet je als it-manager welke netwerkapparatuur in huis is en welke contracten en sla’s zijn afgesloten en welke wellicht missen. It-managers zouden zichzelf regelmatig moeten afvragen: Zijn er veel netwerkproblemen? Wordt er vaak een beroep gedaan op de contracten? Wordt er gebruik gemaakt van alle aspecten van het onderhoudscontract? Zo ja, dan is het zeker verstandig om te vernieuwen. Maar ook in dat geval is het prettig om zeker te weten dat de juiste beslissing wordt genomen.
Iets anders is dat leveranciers hun klanten niet snel vertellen dat netwerkapparatuur een veel langere levensduur heeft dan de ondersteuning. Zodra de ondersteuning stopt, worden klanten overgehaald over te stappen naar de nieuwe productlijn of lopen het risico op überhaupt geen ondersteuning. Een klant die niet precies inzichtelijk heeft welke assets hij in huis heeft, wat de toekomstige eisen vanuit de organisatie zijn en welke risico’s hij loopt, zal geneigd zijn dat advies op te volgen en dus onnodig meer te betalen en wellicht zeer belangrijke ondersteuning te missen op items die niet meer kunnen worden ondersteund.
Kostenbesparing
Zorg er als it-manager voor dat je weet wat de alternatieven zijn. Hoe groot is het risico dat je loopt als je netwerkapparatuur hebt draaien die niet meer onderhouden wordt? Als er veel gebruik wordt gemaakt van het bestaande onderhoudscontract, is het een goed besluit om dit op tijd te vernieuwen volgens de huidige premie . Als dit echter niet het geval is, kan er bijvoorbeeld worden gekozen voor een alternatief onderhoudsprogramma voor het netwerk. Een onderhoudsprogramma dat ook ‘end-of-life’-producten onderhoudt, waardoor bedrijven niet hoeven te investeren in nieuwe apparatuur ter vervanging van hardware die nog helemaal niet aan vervanging toe is.
Het komt allemaal neer op de simpele opdracht om als it-manager tijd te investeren om het netwerk in kaart te brengen en niet klakkeloos besluiten te nemen die al jaren worden genomen of die voorgangers namen. Situaties zijn aan verandering onderhevig, dus ook de behoeften van de business en de it-architectuur. Weet wat je in huis hebt, weet waar je pijnpunten zitten en weet vooral waar je kunt besparen. Kies voor de onderhoudsoplossing die het meeste waarde biedt voor je geld.
Sara Harshbarger, directeur Global Services bij Network Hardware Resale
@Ewout Agreed, it is not about network diagrams and graphics. Maintenance contracts are expensive but a critical part of most organizations. Through experience working with many IT managers the best defense against the time consuming task is to keep a document regularly updated with information such as: equipment id, serial number, location, SLA requirement and the impact the item has on the network.
EOL gear has a purpose in some networks and that network must be maintained. Regardless if it through a third party support contract, self spares or a contingency plan. Your point though is well taken and based on the end user EOL equipment might not meet their needs going forward.
@Martin, I agree with your philosophy of the standard path that equipment takes when an organization decides to upgrade: either a functional death or a technical death. I think on some level the financial death is a less of a concern since outside of depreciation the cost is all but sunk. What I am really trying to push the reader to understand is that the decision of when this tipping point hits, is different for each company and it might not necessarily align with what the OEM is mandating. If it doesn’t align then what? What choices does the IT manager have? What alternatives are the alternatives and how can they pull back the control. This decision can only come from understanding the network, incident management reports (to see baseline trends in the network) and future growth map.
@ Sara
Good to read that you exist…, and that you agree with my philosophy. The text came directly from my 500 page textbook. If you want to read more about it, than I can advise you to read my best selling book, Communicatietoepassingen, het primaire bedrijfsproces!. The book will also make you fluently dutch reading, otherwise you have to wait until summer than it is available for the English market too.
@ Ewout,
inderdaad, zelf spares kan zeer effectief zijn, allen al omdat je zelf on-site bent en een leverancier een aanrijtijd heeft en vaak niet weet, omdat het de volgende “specialist” is wat waar staat en wat voor afhankelijkheden er zijn. Zeker als een communicatie-infrastructuur zeer modulair is kan een klant toch veel zelf. Maar zeker ook in een aanbesteding…. er zij leveranciers die vinden dat na 2 release achterlopen er een upgrade nodig is, maar ja die moet de klant dan wel eerst kopen, dat had zo in de aanbesteding mee genomen kunnen worden, en dan was de prijs wel wat anders… eh veel lager dus.. of kan men opeens meer dan die twee releases achterlopen, en dan heb ik het er maar niet over als de software upgrade ook nog een hardware upgrade veroorzaakt.
@Martin- Would love to read the book but yes will have to wait for the English version in the summer, please do message me when it arrives so that I can pick up a copy! In regards to the self-sparing model it is an effective model for some customers but can be draining on capital that can be used in other areas of the business, hence alternative maintenance methods are another viable approach. Specifically for a stable and fully functional network that is achieving the end users’ needs there is no reason to be forced into a mandated upgrade for hardware. Again though it comes down to the specific network, the current and future needs, and the available resources. Your point is well explained.
De kop van het artikel:
Veel it-managers hebben te weinig inzage in hun eigen netwerkinfrastructuur en de bijbehorende onderhoudscontracten bla, bla enz.
Welnu heren IT-managers er is iets nieuws onder de zon, te weten een informatieplan.
Bij ons op de zaak staat daar alles in wat dit artikel behelst inclusief hardware, software, onderhoudscontracten en licenties. Ons informatieplan wordt nagenoeg om het jaar bijgewerkt.
Kortom, de boel niet op orde? Kijk dan maar eens in de spiegel.
Ik mag voor contracten en licenties graag mijn (Mac Cloud) agenda als back-up gebruiken.
Hello Sara,
Nice to see you post comments, hopefully this will set a new trend.
And perhaps you hear about the FYRA, that highspeed train that’s quite slow now. The stupidity of tender where we build a new infrastructure and buy crappy trains. But we also have good trains and old infrastructures so welcome in Holland;-)
So very true, unfortunately. It happens too often that contracts are automagically renewed while sometimes even systems do not exist anymore. Procurement is not up to speed, they lack knowledge –
I’m working on a plan to identify the business processes, the SLA requirements from the business, the related infrastructure components, of which software and maintenance are a substancial part. Only then, SLA can be met, monitoring can be done and the proper spendings on maintenance can be done.
+10 for Sara
Ik heb een vraag. Are you as an IT-manager in an organisation aware and responsible for cloud computing? or does this remain at the hands of the security officer?