Veel it-managers hebben te weinig inzage in hun eigen netwerkinfrastructuur en de bijbehorende onderhoudscontracten. Dat is de reden dat veel van die contracten jaarlijks klakkeloos worden vernieuwd, terwijl er veel kosten te besparen zijn als er kritisch wordt gekeken naar wat er nodig is aan onderhoud.
Jaren na de oplevering van een kantoorpand klopt de blauwdruk vaak niet meer met de huidige situatie, door bijvoorbeeld interne verhuizingen en het verplaatsen van wanden. Deze wijzigingen worden negen van de tien keer niet op de blauwdruk bijgewerkt. Datzelfde geldt voor it-architecturen. Een netwerk dat ooit is aangelegd is vaak anders dan het netwerk waar vandaag de dag op wordt gewerkt. Daardoor hebben it-managers weinig inzage in de architectuur en de assets en wagen ze zich er niet aan om de ontstane wirwar in kaart te brengen.
Dit geldt met name als er sprake is van een hoge afdelingsomzet of grote kantoorgroei. Als dan jaarlijks de vraag komt of de huidige onderhouds- en beheercontracten moeten worden verlengd, is klakkeloos verlengen inderdaad de meest veilige optie. Dan weet je zeker dat alle risico’s zijn afgedicht. Maar je betaalt waarschijnlijk dan ook onnodig veel en laat een aantal kritische items achter zonder enige dekking.
Onnodige investeringen
Leveranciers van netwerkproducten zullen hun klanten veelal niet wijzen op mogelijke besparingen of op alternatieve methoden voor onderhoud. Daarom is het belangrijk om tijd te investeren om het netwerk in kaart te brengen en toekomstige netwerkbehoeften van de organisatie te beoordelen. Alleen dan weet je als it-manager welke netwerkapparatuur in huis is en welke contracten en sla’s zijn afgesloten en welke wellicht missen. It-managers zouden zichzelf regelmatig moeten afvragen: Zijn er veel netwerkproblemen? Wordt er vaak een beroep gedaan op de contracten? Wordt er gebruik gemaakt van alle aspecten van het onderhoudscontract? Zo ja, dan is het zeker verstandig om te vernieuwen. Maar ook in dat geval is het prettig om zeker te weten dat de juiste beslissing wordt genomen.
Iets anders is dat leveranciers hun klanten niet snel vertellen dat netwerkapparatuur een veel langere levensduur heeft dan de ondersteuning. Zodra de ondersteuning stopt, worden klanten overgehaald over te stappen naar de nieuwe productlijn of lopen het risico op überhaupt geen ondersteuning. Een klant die niet precies inzichtelijk heeft welke assets hij in huis heeft, wat de toekomstige eisen vanuit de organisatie zijn en welke risico’s hij loopt, zal geneigd zijn dat advies op te volgen en dus onnodig meer te betalen en wellicht zeer belangrijke ondersteuning te missen op items die niet meer kunnen worden ondersteund.
Kostenbesparing
Zorg er als it-manager voor dat je weet wat de alternatieven zijn. Hoe groot is het risico dat je loopt als je netwerkapparatuur hebt draaien die niet meer onderhouden wordt? Als er veel gebruik wordt gemaakt van het bestaande onderhoudscontract, is het een goed besluit om dit op tijd te vernieuwen volgens de huidige premie . Als dit echter niet het geval is, kan er bijvoorbeeld worden gekozen voor een alternatief onderhoudsprogramma voor het netwerk. Een onderhoudsprogramma dat ook ‘end-of-life’-producten onderhoudt, waardoor bedrijven niet hoeven te investeren in nieuwe apparatuur ter vervanging van hardware die nog helemaal niet aan vervanging toe is.
Het komt allemaal neer op de simpele opdracht om als it-manager tijd te investeren om het netwerk in kaart te brengen en niet klakkeloos besluiten te nemen die al jaren worden genomen of die voorgangers namen. Situaties zijn aan verandering onderhevig, dus ook de behoeften van de business en de it-architectuur. Weet wat je in huis hebt, weet waar je pijnpunten zitten en weet vooral waar je kunt besparen. Kies voor de onderhoudsoplossing die het meeste waarde biedt voor je geld.
Sara Harshbarger, directeur Global Services bij Network Hardware Resale
@ Sara, wellicht vanuit een net iets andere invalshoek:
Vervanging van systemen als natuurlijk proces vindt plaats als:
• het storingspatroon dreigt toe te nemen door de ouderdom van de middelen (technisch overlijden),
• er geen onderhoud meer mogelijk is door de leverancier of als ‘last resort’ vanuit de tweedehands markt. (technisch overlijden),
• als de onderhoudskosten door een ‘plotselinge’ ouderdomstoeslag sterk toenemen (financieel overleden),
• nieuwe systemen functioneel beter zijn in relatie tot de eisen van de primaire bedrijfsbehoefte (functioneel overlijden).
Boekhoudkundig zijn de financieel overleden systemen weliswaar niets meer waard, maar dat wil niet zeggen, dat een financieel kantelpunt de principiële reden moet zijn voor vervanging. Het kantelpunt zegt wel dat er geen boekhoudkundige restwaarde is bij de vervanging op dat moment.
Wat factoren die wellicht wat tegenwicht kunnen geven op leveranciers met overwicht
@Sara:
Is dit een “opinie” of “Wij van Wc-eend adviseren….”?
“Onnodige investeringen
Leveranciers van netwerkproducten zullen hun klanten veelal niet wijzen op mogelijke besparingen of op alternatieve methoden voor onderhoud”
Wat is er mis mee als de netwerkobjecten vervangen worden terwijl ze nog door kunnen werken? Een printer die van 4 jaar geleden is, verbruikt meer energie, inkt, veroorzaakt meer warmte en biedt minder mogelijkheden dan een printer/multifunctional van nu! Waarom zou je dit onnodige investering noemen?
Een switch van nu bevat veel functionaliteiten waardoor je meet uit je netwerk kan halen! Hoezo onnodige investering!
Waarom zou ik mijn onderhoudscontracten voor een end-of-life product moeten verlengen als ik door de nieuwe mogelijkheden meer consolidatie van netwerk objecten kan realiseren en ook meer uit mijn netwerk kan halen. Dit is ook een soort kostenbesparing!
Raad eens, waarom zou ik mijn auto van 1982 (diselmotor)beter moeten vervangen als hij nog rijdt en onderhouden kan worden?
Ik vind dat in dit artikel te eenzijdig en met een beperkte scope naar deze verandering gekeken wordt. Wil je echt als it-manager meer besparing realiseren? Laat dan maar je licentiecontracten door een gespecialiseerd bedrijf bestuderen! Daar haal je flink besparing uit.
Maarten
Goede reactie hoewel je eerste punt natuurlijk impliceert dat je een goed probleem management proces hebt waarbij root cause onomstotelijk herleid kan worden tot op specifieke component(en). Betreffende tweede punt heb ik de indruk dat Sara’s verhaal vooral de ‘last resort’ optie promoot, het kannibalisatieproces omdat je hiermee meestal toch inlevert op betrouwbaarheid en onderhoudbaarheid. Nu hoeft lang niet alles 99,999% uptime te hebben maar juist vanuit het dependency mapping perspectief zie ik nog weleens oplossingen waar ik mijn wenkbrauwen bij optrek. IT manager zitten namelijk ook nog weleens in de ontkenningsfase omdat ze denken gedekt te zijn met een onderhoudscontract. De Mexicaanse patstelling die inderdaad kan leiden tot punt 3, er is namelijk ook een verklaring voor je ‘plotselinge’ verhoging. En aangaande je laatste punt denk ik niet dat tweedehands apparatuur in dat geval erg interessant is.
@Ewout: ben ik niet helemaal met je eens.
Puur vanuit contractmanagement gezien maakt het misschien niet uit waar de componenten zich bevinden in een infrastructuur. Echter, door dit wel inzichtelijk te hebben, kun je een betere inschatting maken van de critische componenten (preventief te vervangen) en minder critische (kunnen ook een jaartje langer mee)
Daar kun je op termijn ook mee besparen
@PaVaKe
Lees mijn eerste reactie, ik heb het daar over kritieke paden en zones die pas echt inzichtelijk worden als je weet welke afhankelijkheden er zijn. ITSM is uiteraard meer dan contractmanagement maar het wordt wel steeds vaker een papieren exercitie, zeker als het om het de infrastructuur gaat.
En nu je het er toch over hebt, kijk eens naar:
http://www.slideshare.net/edekkinga/building-a-service-knowledge-dashboard
@ Ewout,
de storingenlog van de leverancier is vaak al een voldoende indicatie, maar inderdaad als het bijgehouden wordt kan je er veel oer de levensduur en omstandigheden aan doen. Overigens EoL biedt ook nieuwe kansen, omdat er dan veel afkomend materieel is, die primaire en zeer goedkoop als spares on site ingezet kunnen worden. Niet voor een mission critical infrastructure natuurlijk, maar er zijn veel omstandigheden die rustiger zijn. Wanneer de klimaat condities goed zijn en de montage kwaliteit ook, dan is dat een prima oplossing, die door de spares goed te doen is tegen ultra lage kosten.
@Ewout
Leuke presentatie, waarin een aantal oude en degelijke concepten terug komen. De kracht is denk ik de diverse databronnen op een efficiënte manier te koppelen om er op die manier optimaal mee te kunnen managen.
Of je dat nu big data wil noemen of gezond boeren verstand is mij eigenlijk om het even.
De grootste uitdaging die ik me kan herinneren uit de tijd dat ik hier nog veel mee bezig was is om sommigen te overtuigen van het nut om dit soort gegevens allemaal bij te houden; de eeuwige discussies over korte- en lange termijn visie, beheer en strategie.
@PaVaKe
Inderdaad zitten er in de presentatie een aantal degelijke concepten vanuit ouderwets beheer welke nog steeds valide zijn zoals meten is weten. Ik was echter laatst bij een presentatie van een leverancier waar het beheer van één box al 12 hulpmiddelen nodig had die onderling geen bit informatie deelden en de helft van die ’tools’ ook nog eens exclusief van de leverancier waren. Maar in het land der blinden is eenoog nu eenmaal koning;-)
@Maarten
Je hebt in theorie gelijk maar in de praktijk heeft de klant lang niet altijd toegang tot de storingslog en worden incidenten domweg geëscaleerd naar de leverancier waarbij alleen de oplossingstijd wordt bewaakt. Ik krijg hierdoor soms zelfs het idee dat IT beheerd wordt door juristen in plaats van specialisten.
Is dit een forum voor hulpbehoevende managers en/of klachten rubriek voor omstanders? Zo krijgen we harde schijven van Computable.nl wel vol.