Veel it-managers hebben te weinig inzage in hun eigen netwerkinfrastructuur en de bijbehorende onderhoudscontracten. Dat is de reden dat veel van die contracten jaarlijks klakkeloos worden vernieuwd, terwijl er veel kosten te besparen zijn als er kritisch wordt gekeken naar wat er nodig is aan onderhoud.
Jaren na de oplevering van een kantoorpand klopt de blauwdruk vaak niet meer met de huidige situatie, door bijvoorbeeld interne verhuizingen en het verplaatsen van wanden. Deze wijzigingen worden negen van de tien keer niet op de blauwdruk bijgewerkt. Datzelfde geldt voor it-architecturen. Een netwerk dat ooit is aangelegd is vaak anders dan het netwerk waar vandaag de dag op wordt gewerkt. Daardoor hebben it-managers weinig inzage in de architectuur en de assets en wagen ze zich er niet aan om de ontstane wirwar in kaart te brengen.
Dit geldt met name als er sprake is van een hoge afdelingsomzet of grote kantoorgroei. Als dan jaarlijks de vraag komt of de huidige onderhouds- en beheercontracten moeten worden verlengd, is klakkeloos verlengen inderdaad de meest veilige optie. Dan weet je zeker dat alle risico’s zijn afgedicht. Maar je betaalt waarschijnlijk dan ook onnodig veel en laat een aantal kritische items achter zonder enige dekking.
Onnodige investeringen
Leveranciers van netwerkproducten zullen hun klanten veelal niet wijzen op mogelijke besparingen of op alternatieve methoden voor onderhoud. Daarom is het belangrijk om tijd te investeren om het netwerk in kaart te brengen en toekomstige netwerkbehoeften van de organisatie te beoordelen. Alleen dan weet je als it-manager welke netwerkapparatuur in huis is en welke contracten en sla’s zijn afgesloten en welke wellicht missen. It-managers zouden zichzelf regelmatig moeten afvragen: Zijn er veel netwerkproblemen? Wordt er vaak een beroep gedaan op de contracten? Wordt er gebruik gemaakt van alle aspecten van het onderhoudscontract? Zo ja, dan is het zeker verstandig om te vernieuwen. Maar ook in dat geval is het prettig om zeker te weten dat de juiste beslissing wordt genomen.
Iets anders is dat leveranciers hun klanten niet snel vertellen dat netwerkapparatuur een veel langere levensduur heeft dan de ondersteuning. Zodra de ondersteuning stopt, worden klanten overgehaald over te stappen naar de nieuwe productlijn of lopen het risico op überhaupt geen ondersteuning. Een klant die niet precies inzichtelijk heeft welke assets hij in huis heeft, wat de toekomstige eisen vanuit de organisatie zijn en welke risico’s hij loopt, zal geneigd zijn dat advies op te volgen en dus onnodig meer te betalen en wellicht zeer belangrijke ondersteuning te missen op items die niet meer kunnen worden ondersteund.
Kostenbesparing
Zorg er als it-manager voor dat je weet wat de alternatieven zijn. Hoe groot is het risico dat je loopt als je netwerkapparatuur hebt draaien die niet meer onderhouden wordt? Als er veel gebruik wordt gemaakt van het bestaande onderhoudscontract, is het een goed besluit om dit op tijd te vernieuwen volgens de huidige premie . Als dit echter niet het geval is, kan er bijvoorbeeld worden gekozen voor een alternatief onderhoudsprogramma voor het netwerk. Een onderhoudsprogramma dat ook ‘end-of-life’-producten onderhoudt, waardoor bedrijven niet hoeven te investeren in nieuwe apparatuur ter vervanging van hardware die nog helemaal niet aan vervanging toe is.
Het komt allemaal neer op de simpele opdracht om als it-manager tijd te investeren om het netwerk in kaart te brengen en niet klakkeloos besluiten te nemen die al jaren worden genomen of die voorgangers namen. Situaties zijn aan verandering onderhevig, dus ook de behoeften van de business en de it-architectuur. Weet wat je in huis hebt, weet waar je pijnpunten zitten en weet vooral waar je kunt besparen. Kies voor de onderhoudsoplossing die het meeste waarde biedt voor je geld.
Sara Harshbarger, directeur Global Services bij Network Hardware Resale
Sara,
Zeer herkenbaar wat je beschrijft.
Veel IT managers hebben hun contractbeheer niet op orde of inzichtelijk.
En niet alles hoeft in onderhoud. Soms is het goedkoper om een spare-unit op de plank te hebben.
Sara,
Heel herkenbaar.
Ik snap ook niet waarom niet veel meer managers hun ICT-infrastructuur blauwdruk-poster digitaal onderhouden/bijwerken. Bijvoorbeeld in samenhang met de informatievoorziening en bedrijfslaag zoals in deze interactieve digitale visualisatie: http://wiki.dragon1.org/images/Dragon1-enterprise-architecture-blueprint-my-bank.gif
Er zijn zoveel netwerksniffers beschikbaar, dat je helemaal niet meer handmatig je ICT-infrastructuur componenten hoeft te administreren.
Als je een bijgewerkt visueel overzicht hebt (met contracten enzo in beeld) levert dat al gauw significante besparingsmogelijkheden op.
Sara, mooi artikel. Wat je schrijft is uit het leven gegrepen. tevens kun je jou verhaal extrapoleren naar zoveel verschillende andere onderdelen van IT, maar ook buiten de IT.
Contract beheer, inkoop beleid en nog vele andere disciplines zijn vaak erg onvolwassen zodat de situatie zoals schets ontstaat.
Je afsluitende zin: “Het komt allemaal neer op de simpele opdracht
Read more: “Het komt allemaal neer op de simpele opdracht”. Tja, dat is een waarheid die ook overal van toepassing is.
Wat me intrigeert is een artikel over de oorzaak hiervan? Ook al is de laatste tijd het besparingsproces veel beter geworden door de mindere economische tijden.
Sara,
Waarom hebben IT-managers geen idee meer van het netwerk?
Omdat dit – net als de (centrale) opslag – als een gegeven beschouwd wordt, ook door architecten die hiervoor een wolkje opnemen in hun plaatjes. En natuurlijk zijn er een heleboel sniffers of management protocollen en kun je zelfs met Visio al veel doen maar uiteindelijk blijft het allemaal nogal statisch terwijl we het hier over een heel dynamisch gebied hebben.
Enige tijd geleden heb ik, vanuit een ADDM perspectief hier trouwens ook wat over geschreven in Release of relatie management. Dit naar aanleiding van wat praktijkcases waarbij ik direct kan melden dat het netwerk in kaart brengen een behoorlijke klus is. Zeker als je hierbij ook nog de kritische paden en zones inzichtelijk wilt hebben. En dit is behoorlijk data intensief werk, zeker als je met sniffers aan de gang gaat.
Maar uiteindelijk heb je helemaal niet zo’n mooi grafisch plaatje nodig om contracten, lifecycles e.d. bij te houden want dit zou in principe gewoon binnen ITSM moeten vallen, het configuratie management dat met virtualisatie meer en meer afhankelijk wordt van hulpmiddelen. En dus bestaat de CMDB eigenlijk uit vele repositories waaruit gegevens niet zo makkelijk zijn te correleren naar informatie over contracten, leverancier, end-of-life en andere vragen.
Ook de hoge werkdruk op veel ICT afdelingen en het feit dat heel veel ICT beslissingen tegenwoordig buiten de ICT afdeling om worden genomen draagt er mijn inziens toe bij dat men het overzicht over het netwerk en bijbehoordende contracten kwijt is.
Veel kan dan wel geautomatiseerd worden middels software maar alsnog zal het behoorlijk wat tijd voor een IT-manager of een ondergeschikte kosten om het beeld compleet te krijgen.
Dit verbaast me niets. Vaak staan betreffende managers ver af van de werkvloer. Daar komt nog bovenop:
– interne verhuizingen worden of door de mensen zelf gedaan, of door een derde partij. In beide gevallen wordt niets doorgegeven aan beheer. Waarom zouden ze ook, stekker erin en het werkt meestal weer
– veel beheerscontracten worden afgesloten binnen een koepel- of raamovereenkomst. Onlangs zelf ervaren. Op de vraag wat een bepaalde fileserver onze afdeling per maand kost kreeg ik als antwoord: dat weten we niet, zit in de totaalprijs inbegrepen.
Een vorm van configuration management op je assets, zoals ooit door ITIL beschreven, kan je helpen het totaal te managen. Echter, dan dien je het wel eenmalig goed op te zetten en te borgen dat de inhoud van je database actueel blijft.
@PaVaKe
De vraag is echter wat tegenwoordig assets zijn want door alle virtualisaties komen en gaan servers/services en deze bevinden zich ook allemaal niet meer in het datacenter. Betreffende je database zie je dan ook veel vervuiling omdat hier meestal nog CI’s in staan die er al lang niet meer zijn en vice versa. Welke er echter meestal wel in staan zijn de niet gevirtualiseerde en end-of-life servers welke soms met een ‘kannabalisatieproces’ onderhouden worden. De componenten waar IT managers graag van af willen omdat het ze hoofdpijn bezorgt maar welke afhankelijkheden hebben met applicaties.
Ben benieuwd of Mark dat ook opneemt of dat er toch weer sprake is van een theoretische waarheid (mooi weergegeven in een architectuurplaat) en de werkelijkheid. Hoe zou het toch komen dat we in projecten telkens verrast worden?
@Ewout
In mijn optiek zijn de servers waar de virtuele machines op draaien je enige echte assets.
In je architectuurplaat zul je dan wel op één of andere manier weer moeten geven welke virtuele assets draaien op de fysieke asset.
Overigens niets nieuws deze “problematiek” Op het goede oude mainframe hadden we dit ook al. Op de fysieke host draaiden meerdere virtuele machines. Dit tekenden we destijds ook door de fysieke machine te tekenen als asset, en daarbinnen aan te geven welke systemen er draaiden.
We hebben dit ook zo vaak gezien in onderwijskringen in Vlaanderen.
Binnen edubit non profit is er een draaiboek en checklist voor goed ict beleid ontwikkeld, alsook een online omgeving uwaarin allerlei tips (bijv. voor licentiebeheer, automatische inventarisatie) opgenomen zullen zijn.
Een dashboard geeft de manager en ict verantwoordelijke goed aan wat de stand van zaken is inzake ict!
zie edubit.be
PaVaKe,
Nu hoef je voor contractmanagement van fysieke assets natuurlijk helemaal geen inzicht te hebben in de infrastructuur omdat dit feitelijk een Kanban methode is, signalering voor vervanging of verlenging. En grote kans dat de leverancier dit nog scherper bijhoudt dan de IT manager als onderdeel van hun relatiemanagement;-)