Elke beeldschermwerker kan minimaal een uur per dag aan productiviteit winnen. Dat is de stelling waarmee ergonomiebedrijf ErgoDirect in Almere zijn producten onder de aandacht brengt. Klanten en potentiële klanten kunnen bij het bedrijf een seminar volgen waarin wordt uitgelegd hoe dit uur per medewerker per dag wordt gewonnen.
Wie de productiviteit van zijn personeel wil vergroten, kan het beste beginnen met maatregelen die voor alle medewerkers winst opleveren, is de stelling van bewegingswetenschapper en epidemioloog Stefan IJmker. Hij promoveerde ooit op arm-, nek- en schouderklachten en manieren om die te voorkomen. ‘Daar is niet zoveel aan te doen’, weet hij nu. Tegenwoordig richt IJmker zich bij ErgoDirect op het verhogen van de prestaties van beeldschermwerkers, maar wel op een gezonde manier.
Productiviteitswinst schuilt volgens IJmker op drie plekken:
• in de computervaardigheden van de medewerker
• het comfort van de werkplek en
• het energiemanagement van de medewerker.
Computervaardigheden
Veel werkgevers gaan er vanuit dat hun medewerkers goed met een computer en de bijgeleverde software kunnen omgaan. Maar maken zij ook op de slimste manier gebruik van deze bedrijfsmiddelen? Met de opkomst van de grafische gebruikersinterface en de muis, zijn veel handelingen tijdrovender geworden. Wie gebruikt er nog een sneltoets om een opdracht uit te voeren? Sneltoetsen besparen bij veel voorkomende handelingen tijd. Bijvoorbeeld je werk opslaan gaat met de sneltoets Ctrl-S 41 procent sneller dan met de muis.
Het opsluiten van alle medewerkers om in een iets te warm leslokaal in een halve dag alle sneltoetscombinaties in Microsoft Office erin te stampen, is in strijd met het Verdrag van Helsinki. Bovendien zullen in de eerste week na de training de meesten zich nog wel een toetscombinatie kunnen herinneren, maar na een half jaar blijft het gebruik ervan beperkt tot Ctrl+P, weet IJmker.
Alternatief
De bewegingswetenschapper gelooft meer in een product waaraan nu door ErgoDirect wordt geprogrammeerd, AltMouse. De software registreert welke functies binnen de grafische interface wordt aangewezen en toont telkens in de buurt van de cursor het sneltoets-alternatief. Een feedback-module toont welke sneltoetsen de individuele gebruiker de meeste tijdwinst zou opleveren.
Bij een gemiddeld gebruik van de muis tijdens computerhandelingen van 60 procent en een gemiddeld computergebruik van 3,9 uur per dag, komt de besparing door het gebruik van sneltoetsen uit op gemiddeld zo’n 42 minuten per dag. Maar niet alle software biedt de mogelijkheid sneltoetsen te gebruiken. Zo hebben veel pakketten die worden geleverd vanuit de cloud geen sneltoetsen die gebruikers kunnen inzetten. ‘SAP is daar een goed voorbeeld van’, weet IJmker.
Typecursus
Een andere vaardigheid waarvan werkgevers meestal aannemen dat het wel goed zit, is de typevaardigheid. ‘Een vergissing’, weet IJmker. Veel jongeren kunnen weliswaar blind sms’en, maar hebben geen typediploma op zak. Uit onderzoek van ECDL, het Europees Computer Rijbewijs, blijkt dat slechts een op de drie werknemers het blindtypen beheerst.
Het effect van een typecursus is lager dan dat van het gebruik van sneltoetsen, maar doordat er minder fouten hoeven worden gecorrigeerd en het aantal aanslagen oploopt van 145 naar 200 per minuut, wint de doorsnee beeldschermwerker toch twintig minuten per dag. ErgoDirect levert klanten die hiervan willen profiteren de online-typecursus Ticken.
Werkplek
Een comfortabele werkplek verhoogt de prestaties van een beeldscherm werker met gemiddeld 17 procent. Veel werknemers zijn tegenwoordig uitgerust met een laptop, om ook onderweg en thuis productief te kunnen zijn. Zij krijgen bij hun computer meestal een standaard die het beeldscherm van de laptop op ooghoogte brengt, een extern toetsenbord en externe muis. Die hulpstukken leveren 9 procent tijdwinst op, ofwel nog eens twintig minuten per dag.
Energie
Iedereen ervaart dat zijn energieniveau gedurende de dag fluctueert. Zo ervaren veel medewerkers kort na de lunch een dip. ‘Dat heeft niets met de spijsvertering te maken, maar met de genetische programmering van de mens. Hij staat afgesteld op Afrika en de klimatologische omstandigheden daar. Na twaalven wordt het er heel warm en kun je maar beter gaan rusten’, legt IJmker uit.
Wie de beste prestatie wil neerzetten plant zijn belangrijkste werkzaamheden rond elf uur ’s ochtends. Na die tijd neemt de alertheid gestaag af, om rond twee uur weer iets toe te nemen. Daarna gaat het in duikvlucht naar de klok van vijven: de doelgerichtheid neemt af, het wordt lastiger flexibel problemen op te lossen, de medewerker krijgt steeds meer de neiging door te modderen op een inefficiënte manier.
Om de aandacht erbij te houden en de prestaties zo hoog mogelijk, is het belangrijk kortere en langere pauzes te nemen. Pitsstops, noemt IJmker ze. Optimaal is elk kwartier een korte onderbreking, die nauwelijks afleidt van de werkzaamheden, afgewisseld met een langere pauze elk uur. De korte pitsstop duurt drie seconden, de lange minimaal drie minuten. Om medewerkers te stimuleren deze pauzes ook werkelijk te nemen, ontwikkelde ErgoDirect het softwarepakket Ctrl-Work.
Houding
Deze software volgt de werkzaamheden van de beeldschermwerker en zorgt na een kwartier ingespannen arbeid voor wat afleiding in de vorm van een zogeheten energizer, een pop-up rechtsonder in het beeldscherm. ‘Het kan een oproep zijn om even te glimlachen, of een vraag zijn over je houding: zit je nog wel rechtop?’, vertelt IJmker. De oproepen kunnen ook informatie bevatten die het bedrijf belangrijk vindt om over te brengen op zijn medewerkers.
De langere onderbrekingen druisen tegen het gevoel van de medewerker in, beseft IJmker. ‘Die wil zijn taak zo snel mogelijk afronden. Toch is het belangrijk dat ‘ie even aan de wandel gaat of wat oefeningen doet.’ Door regelmatig van activiteit te wisselen gaat de lees- en typesnelheid omhoog met ruim 11 procent en daalt het aantal muisfouten en toetsmisslagen met 2,5 procent. Dat bespaart toch al gauw weer een kwartier per dag.
Zitten of staan
Wie zijn medewerkers helemaal in de watten wil leggen, rust ze uit met een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau. Door zittend en staand werken af te wisselen blijft de concentratie nog beter op peil. Het softwareprogramma SitstandCoach roept werknemers op gezette tijden op om hun bureau omhoog of omlaag te zetten. Goed voor een prestatieverbetering van 10 procent, goed voor 23 minuten tijdswinst per dag.
Leuk hoor, die cijfertjes, maar iedereen die ik heb gesproken haat dat soort ergonomische software meuk. Snel weg klikken of uit zetten. Niemand werkt acht uur achter elkaar. En drie seconden is te kort om een artikel op nu.nl te lezen. Uitrekken doe ik wel uit mezelf. Typcursus en sneltoetsen, ok. Ergo software = marteling
Richard,
Ik ben het met je eens voor wat betreft de huidige ergo software. Vaak komt dat doordat de software gewoon gebaseerd is op een klokje en na de ingestelde tijd een pauze forceert, waarbij het niet kijkt naar eventuele onderbrekingen die binnen die tijd al van nature in het werk hebben gezeten. Zodra ze dat op weten te lossen wordt die ergo software ineens geen ergernis software meer.
De ergernis die optreedt als je voortdurend gestoord wordt door software die je werkzaamheden onderbreekt dan levert dat een productiviteitsverlies op van 54%. Dat percentage zuig ik uit mijn duim, want dit soort zaken is helemaal niet meetbaar, net zo min als de claims van ErgoDirect.
Als je wilt dat beeldschermwerkers maximaal productief zijn zorg er dan voor dat ze zich vrij voelen om te ontspannen wanneer zij dat zelf willen, dat ze lekker in hun vel zitten, dat de werkomstandigheden kloppen en nog zo’n paar open deuren.
Inderdaad, die “ergo-software” houdt je alleen maar op in je werk, het is eerder “erger” dan “ergo” software.
Haha CPT,
Er zit wat in. Ergo software kan zeer irritant zijn als je een deadline moet halen en de pop-up verschijnt.
Echter helpt dit natuurlijk wel omdat ik zelf nog wel eens de neiging heb om te lang in 1 houding te zitten. Ik ben nu gewoon weer overgegaan op een ouderwets wekkertje en ik neem iedere 2.5 / 3 uur even afstand van mijn scherm en strek dan even mijn benen. Dit werkt net zo goed en is ook in het geval van een deadline gemakkelijk te negeren.
@Ruud,
climb the dutch mountains… neem de lift naar beneden en de trap naar boven en je bent weer geheel gerecycled…..
@ Maarten,
Als fanatiek hardloper zit het wel goed met mijn conditie.
Als ik het artikel hier boven zo lees was dat Word Perfect 5.1 helemaal zo gek nog niet met al die toetsenbord combinaties.
Terug naar af zeg ik.
Ik pleit voor de herintroductie van de ‘powernap’. Twee keer per dag een korte slaap van 10 minuten en daarna weer helemaal het mannetje. Een combi met liften naar beneden en de trap naar boven is misschien nog beter.
ErgoDirect is wel erg gericht het werken uit de jaren 80, tegenwoordig met het nieuwe werken kan je pauzes inlassen om je kinderen op te halen of weg te brengen, kan je tussendoor dineren als je een avondmens bent of ontbijten als je een ochtendmens bent. Ook sporten tussen de activiteiten door behoort tot de mogelijkheden.
Het gaat uiteindelijk om de output en het resultaat en niet om de input, waar ergodirect zich op richt.
Om toch nog even naar het onderwerp terug te gaan,
een groter beeldscherm zorgt dat er minder door schermen heen gebladerd hoeft te worden en dat scheelt echt veel tijd en fouten, te meer daar datgene wat je niet ziet ook vrijwel direct uit het eigen geheugen weg is.
@Maarten:
een groter beeldscherm leidt tot langere reistijd…