Na een korte implementatietijd met Scense partner De Ictivity Groep, biedt de gemeente Langedijk (Broek op Langedijk, Koedijk, Noord-Scharwoude, Oudkarspel, Sint Pancras en Zuid-Scharwoude) nu virtuele werkplekken aan aan de medewerkers. Martin Hartendorp, informatiemanager en Raymond Anchelon, adviseur servicemanager bij gemeente Langedijk leggen het hoe en waarom van deze keuze uit. Centraal bij deze keuze staan een sterke standaardisatie behoefte om toenemende complexiteit het hoofd te bieden en het nieuwe werken (hnw).
‘De pc’s van onze medewerkers waren inmiddels sterk verouderd’, vertelt Raymond Anchelon. ‘Er waren de nodige frustraties bij onze medewerkers door het grote aantal terugkerende storingen. Ook de irritaties namen toe door lange aanlogtijden en de trage werking van deze systemen. Daarnaast was het aantal openstaande meldingen op onze helpdesk onhandelbaar hoog. Omdat het merendeel van deze pc’s inmiddels was afgeschreven, is besloten om nieuwe opties te bekijken voor het aanbieden van werkplekken aan onze medewerkers.’
Hartendorp vervolgt: ‘Voor de gemeente was het belangrijk dat we met een nieuwe oplossing een grote stap vooruit konden zetten. Naast de nodige voordelen in beheer, zou de gemeente met deze oplossing klaar moeten zijn voor de toekomst. Ons management team had onder andere het nieuwe werken en standaardisatie hoog op de agenda staan.’
Standaardisatie
Kleine gemeenten kennen dezelfde complexiteit qua takenpakket en software applicaties als een grote gemeente zoals bijvoorbeeld Rotterdam, legt Martin uit. Uiteindelijk zijn alle processen namelijk hetzelfde. Toch moeten kleinere gemeenten werken met aanzienlijk lagere it-budgeten. It-afdelingen moeten daarom elke mate van complexiteit vermijden, standaardisatie is daarom key. Daarnaast zoeken kleinere gemeenten al jaren naar samenwerking met andere gemeenten dus de te kiezen oplossing moest flexibel genoeg zijn om toekomstige samenwerkingen te ondersteunen.
Tijdens een grondige beoordeling van een aantal mogelijke oplossingsrichtingen, waaronder traditionele pc’s en Citrix, viel de keuze op VMware View in combinatie met Scense. Deze combinatie van desktop virtualisatie en Workspace Management biedt voordelen op beheergebied. Ook stelt het de gemeente in staat om nu aan de medewerkers een thuiswerkplek aan te bieden. Het nieuwe werken is daarmee een feit.
Tevens wordt een hoge mate van standaardisatie bereikt omdat Scense één standaard pc-image automatisch kan transformeren tot een volledig functionele en persoonlijke werkplek voor een specifieke medewerker. Langedijk creëert elke nacht nieuwe virtuele werkplekken voor de medewerkers waardoor vervuiling van de werkplek tot het verleden behoort en elke werkplek een voorspelbaar gedrag kent.
De gemeente gaf de voorkeur voor de Scense oplossing boven die van concurrerende oplossingen omdat Scense alle benodigde functionaliteit, waaronder applicatie distributie en profiel beheer, vanuit één centraal management console aanbiedt.
Gemeente Langedijk heeft er bewust voor gekozen om de projectleiding van dit migratie project zelf uit te voeren waarbij de kennis en ervaring van Ictivity met it binnen Nederlandse gemeenten volledig werd benut. Deze samenwerking heeft geleid tot een bijzondere vertrouwensband tussen de gemeente en de Scense partner. Anchelon geeft een voorbeeld: ‘Onderdeel van het project was het ombouwen van honderddertig software-applicaties tot een thinapp package. Normaal gesproken een project van vele maanden. Door de kennis van Ictivity waren deze software-applicaties binnen twee weken gereed en geïmporteerd in Scense, klaar voor distributie naar de medewerkers. Het gehele project was daarmee binnen drie maanden afgerond waarna alle medewerkers een virtuele werkplek kregen aangeboden met alle benodigde software-applicaties en diensten.
Lessons Learned
Gevraagd naar leermomenten geeft Anchelon aan dat het project nog sneller had kunnen worden afgerond als de gemeente er niet voor had gekozen om te starten met een bèta versie van een onderdeel van de Scense oplossing. Tijdens de implementatie bleek dat dit specifieke onderdeel in de omgeving van de gemeente Langedijk niet optimaal presteerde. Daarom is besloten om dit onderdeel op een later tijdstip te implementeren. Als advies wil hij meegeven aan andere gemeenten om bij complexe trajecten als vdi-migraties, vooral met technologie te werken die het bèta stadium voorbij is.
Met de nieuwe vdi-omgeving is Langedijk nu klaar voor de toekomst. De medewerkers werken nu vanaf iedere gewenste locatie en irritaties rondom trage pc’s en lange aanlogtijden behoren weer tot het verleden. Als voorbeeld geeft Raymond aan dat het aantal openstaande problemen op de service desk is teruggebracht van ongeveer negentig calls naar gemiddeld vier nu. En in veel gevallen staat er helemaal niets open aan problemen.
Gevraagd naar de toekomstplannen geeft Hartendorp aan dat er gekeken wordt naar één van de volgende agendapunten van het management team: consumerization of IT. Samen met Ictivity wordt onderzocht op welke wijze de gemeente ook mobiele devices als iPads kan gebruiken om deburgers te dienen.
