Als it-manager kunt u meer voor uw organisatie betekenen dan u denkt. De verkopen en winsten staan onder druk, dus veel directies moeten de winsten halen uit kostenreductie en optimalisatie van bedrijfsprocessen. Klanten moeten daarentegen harder gebonden worden. De sales en serviceafdeling moet dus beter zijn best doen om klanten te overtuigen dat ze goed zitten.
Met crm-onderwerpen als salesforce automation, marketing automation en verbeteren van klantenservice kunt u mede zorgen dat de positie van uw organisatie in de markt worden versterkt en de winst wordt verbeterd.
Veel organisaties hebben inmiddels ontdekt dat het implementeren van crm prima kan met opensource software. Er bestaan echter nog steeds organisaties die maandelijks stevige, en steeds weer terugkerende vaste kosten betalen per gebruiker voor een crm-SaaS of commerciële crm-licentie.
Met een crm-systeem op basis van opensource heeft uw organisatie een financiële verplichting gedurende een kortere periode. De initiële kosten zijn overzichtelijk en kunnen worden uitgegeven op het moment dat er geld in kas zit. Voor uitbreidingen of verdere procesoptimalisatie besluit u per geval op basis van de voorliggende businesscase. Het op deze manier voor korte termijnen kunnen besluiten over investeringen is prettig in deze economische tijden. Kosten per gebruiker zijn meestal niet van toepassing, het o-(en af)-schalen kost dan geen enkele moeite en behoeft geen zware investeringsbeslissing.
Het kan zijn dat inkoop- of senior management de afwijkende budgetregels niet altijd begrijpt. De budgetpost licenties is nihil. De post support kan daarentegen hoger zijn. De gratis support, waar menvan uit het verleden aan gewend is, is beperkt. Bij veel commerciële crm-software wordt de ‘gratis’ geleverde support immers betaald uit een deel van de licentiekosten. Dat is bij goed rekenen in het eerste jaar nog wel acceptabel, maar daarna betaal je meestal teveel ‘licentie’ kosten omdat je steeds minder gebruik maakt van de crm-helpdesk. Op lange termijn is opensource voor veel bedrijven dan ook goedkoper.
Crm implementeren doe je niet zomaar. Het is een manier van denken en werken. Dat heeft op zich niet zoveel te maken met de licentievorm van de software. Echter als je bespaart op de crm-softwarelicentiekosten houdt je meer budget over om de bedrijfsspecifieke commerciële- en klantenserviceprocessen goed in kaart te brengen en vervolgens optimaal binnen de crm-software te implementeren.
Opensource-crm geeft daarnaast veel vrijheden. Met name de vrijheid om de software aan te passen aan een eventueel wijzigende koers maakt uw organisatie extra wendbaar. Bestaande software voor klantprocessen aanpassen in een lopende organisatie is meestal aantoonbaar goedkoper dan alle bestaande klantgerichte bedrijfsprocessen aanpassen aan de nieuwe software. Nieuwe software betekent immers ook alle gebruikers opnieuw trainen en eventuele dure koppelingen met front- en backoffice programmatuur opnieuw realiseren.
Door meer crm-onderdelen op een goede manier te implementeren kan jouw organisatie efficiënter werken. Als je kiest voor een open source crm dan kan je meer budget inzetten voor een stabiele integratie en goede implementatiebegeleiding. En met goede begeleiding maak je effectiever gebruik van de beschikbare mogelijkheden om te meten, te sturen en te automatiseren. Daardoor werkt je organisatie efficiënter, behoudt klanten, spaart kosten en kan dus winstgevender opereren.
Als voorspreker voor FOSS hoor ik dat graag:
“Op lange termijn is opensource voor veel bedrijven dan ook goedkoper.”
Dus even erbij:
Vtiger – SugarCRM – Xtuple zijn drie systemen die iedereen zo kan downloaden.
Begon het stuk een beetje skeptisch te lezen, omdat er ondertussen heel veel halleluja artikelen zijn.
En alhoewel ik zelf voorstander voor open source oplossingen ben vanuit het standpunt beheersbaarheid, slaat u de spijker op de kop in alinea 4 en 5.
De drempel is hoog, maar wat er mee gewonnen wordt is zo veel. (Zeg maar gerust een goeie ROI)
Ik adviseer mijn klanten ook regelmatig om voor bepaalde open source oplossingen te kiezen, juist omdat je snel kunt gebruiken en de kosten van licenties inderdaad vaak 0 zijn.
Maar
“Opensource-crm geeft daarnaast veel vrijheden. Met name de vrijheid om de software aan te passen aan een eventueel wijzigende koers maakt uw organisatie extra wendbaar.”
Hier ben ik het niet mee eens. Naast dat veel organisaties niet sterk zijn in wijzigen van sofware brengt dit een scala aan problemen met zich mee. Je kunt niet meer zomaar upgraden en profiteren van nieuwe wijzigingen of upgraden als er zwakke plekken in het systeem blijken te zitten. Ook kan de open source een kant opgaan die je als organisatie niet wenselijk vind en dan gaat dat steeds meer knellen met het maatwerk.
Maar vaak zie je ook dat open source producten minder snel vernieuwen dan hun commerciele counterparts, of is de software gewoon van mindere kwaliteit, of minder bruikbaar. Aan de andere kant besef ik me ook dat je dit risico ook hebt met bepaalde commerciele producten.
Laat de initiele kosten niet de enige drijfveer zijn om voor een goede oplossing te komen, wees wijs. Kies dus wat het beste bij je past ongeacht of dit nu open source is of niet.
@Henri
Als ICT’er met 15+ jaar ervaring in the field met zowel closed als open-source produkten durf ik wel te stellen dat doorgaans open-source netter en beter opgezet wordt dan closed-source. Natuurlijk zijn er altijd gevallen waar dat niet zo is maar dat zijn uitzonderingen.
“Kosten per gebruiker zijn meestal niet van toepassing, het o-(en af)-schalen kost dan geen enkele moeite en behoeft geen zware investeringsbeslissing.”
Daar wil ik wel een nuance bij plaatsen; in de praktijk blijkt, en wij hebben al flink wat Open Source software in den lande uitgerold, dat er naast de gratis versie’s, meestal CE genaamd, aanvullende software nodig is om bijvoorbeeld te koppelen met Exchange, Office, Outlook en dergelijke en dat je dan wel de buidel moet trekken; ofwel reken je niet al te snel rijk en hou rekening met (aanvullende) softwarekosten.
Allemaal dank voor jullie reacties!
@Wieger
Misschien moet je dan ook geen Echange, Outlook en dergelijke gebruiken 🙂
@jan
Wij werken al sinds 2005 met vtiger en dat is behoorlijk stabiel. We hebben er al vele klanten mee blij gemaakt.
@Technicus
Dank voor het delen van je positieve ervaring 🙂
@Henri
Dit is niet specifiek voor open source, maar van toepassing op alle organisaties die zich niet kunnen beheersen en altijd de software naar de hand willen zetten. Als je dat dan toch wilt is open source vaak toch wel een betere basis!
Toch zal heel bewust kiezen voor Open Source op lange termijn in veel gevallen zeker een kostenvoordeel opleveren.
Maar zoals altijd met ICT.. bekijk je business case en je bedrijfsbehoeften. Je gaat tenslotte ook niet op de fiets als je naar de maan wilt.
@sjoerd,
mooi gezegd. Bij open source kun je in elk geval de broncode bekijken en je eigen oordeel vellen over de netheid van de code. Bij gesloten software kan sowieso al dat niet (quality by obscurity)