De inrichting van bedrijfsprocessen bij Tata Steel Europe met CA Clarity Project and Portfolio Management is een proces geweest dat is aangestuurd door de marketingafdeling. ‘Natuurlijk in nauwe samenwerking met de it-afdeling – zij aan zij – en met klanten, maar de richting is bepaald door marketing’, aldus Rene Kieft, manager product development & ip-strategy bij Tata Steel Europe.
Dat de Europese tak van Tata Steel gekozen heeft voor de software van CA Technologies werd juli 2012 bekend. Tijdens de CA Expo onlangs in Maarssen deed Kieft uit de doeken hoe het project gestalte heeft gekregen en welke afdeling de voortrekkersrol heeft gespeeld: marketing. Kieft is onderdeel van de groep medewerkers die strategische marketing tot taak heeft.
Veel lokale informatiesystemen
Staalfabrikant Tata Steel heeft in Europe drie productievestigingen: in IJmuiden, Wales en Noord-Oost Engeland. Er werken ongeveer 35.000 mensen. Die produceren met elkaar achttien miljoen ton staal jaarlijks. Tata Steel is gevormd door tal van overnames. Het gevolg daarvan is dat er veel lokale informatiesystemen zijn. ‘We zijn een groot bedrijf, waarin enorm veel gegevens rond gaan. Soms gewoon nog in Excel-sheets. Twee jaar geleden hebben we besloten dat we af moesten van lokale planning en uitvoering naar een centrale. We moesten een grondige verandering doorvoeren’, vertelt Kieft.
De belangrijkste is de omvorming van een productgericht bedrijf naar een marktgerichte organisatie. ‘Het gaat daarbij om processen en mensen. Om medewerkers en klanten. We beseften dat informatietechnologie nodig is om die verandering te ondersteunen, maar in eerste instantie is het een zaak van strategische herinrichting van bedrijfsprocessen’, aldus de manager productontwikkeling.
Marktgericht werken
Wie marktgericht gaat werken, dient zijn oor te luister te leggen bij klanten. ‘Wij werken nauw met hen samen bij productontwikkeling. Al die gegevens moeten centraal worden opgeslagen en kunnen worden verwerkt. Tegelijkertijd dient dit alles snel, veilig en accuraat te gebeuren.’ Kieft komt met een voorbeeld waar die snelheid bepalend is. ‘Een autofabrikant heeft elk jaar maar een korte periode in het jaar waarin hij een keuze maakt voor een bepaalde staalsoort en -leverancier. Als je niet op tijd klaar bent, dan moet je weer een jaar wachten.’ Hij vertelt dat staal, hoewel het product al duizenden jaren bestaat, nog steeds volop in ontwikkeling is. Zo eist de autofabrikant lichtere en sterkere (lees: veiligere) materialen om het energieverbruik van de auto te verminderen.
‘Dat soort eisen en wensen van klanten krijgen een plaatsje in Clarity’, meent Kieft. ‘Het proces zelf begint met ideeën verzamelen. Dit wordt gevolgd door een haalbaarheidsstudie, waarbij de waardebepaling al een rol speelt. Dan kom je op de eisen uit. Als je daaraan kunt voldoen, dan volgt een studie naar de voordelen voor ons bedrijf van een mogelijk nieuw product. Ook volgt er een onderzoek naar de gevolgen ervan voor de bedrijfsonderdelen. Daarnaast bekijk je welke bronnen (materialen, machines, mensen) beschikbaar zijn om een product te maken, want ook wij kunnen niet alles tegelijk. We moeten gefundeerde keuzes maken. Dat kunnen we nu doen dankzij de nieuwe processen en de it-ondersteuning. Vroeger kreeg de afdeling met de grootste mond voor elkaar dat haar plannen werden uitgevoerd. Nu hebben we overzicht en inzicht en kunnen we een strategische keuze maken.’
It is bijproduct
Juist omdat het om een verandering van bedrijfsprocessen gaat, is veel aandacht besteed aan de acceptatie ervan door de medewerkers, onder meer via workshops. ‘Daar moet je heel veel focus op leggen. Tegelijk moet je gezamenlijk optrekken met de it-afdeling, omdat we dit niet zonder informatietechnologie kunnen doen. Voor ons is it een bijproduct. Wij maken staal, maar het belang van it is helder’, stelt Kieft.
Gewoonlijk is een project na implementatie afgerond. ‘Maar wij gaan verder, want we willen zien hoe een nieuw product zich houdt op de markt. Dus gaan ook de verkoopcijfers en -gegevens het systeem in. Die analyse voeren we weer terug naar productie. Dat alles – ook de roadmapping – gebeurt in Clarity.’
Goed meedenken
Kieft is te spreken over de rol van CA Technologies. ‘Wij hebben een inzet gevraagd van hun softwaretool die niet eerder op die manier is toegepast. Gewoonlijk is er dan een houding van ‘nee, dat kan hier niet mee’, maar dat was bij CA heel anders. Daar was het uitgangspunt dat ze wel zouden zorgen dat onze wensen verwezenlijkt zouden kunnen worden. We hebben heel intensief samengewerkt. CA ziet in dat het tegenwoordig onontkoombaar is om producten gezamenlijk met belangrijke klanten te ontwikkelen, zoals wij dat nu bij Tata Steel Europe ook doen.’ In 2013 gaat de staalfabrikant de processen en de it-ondersteuning daarvan verder verfijnen.
