De juiste partner voor outsourcing kiezen in 5 stappen

Een offshore of nearshore partner kiezen kan moeilijk zijn. Bedrijven zijn ver weg en de culturele gewoontes zijn anders. Toch denk ik dat onderstaande richtlijnen en vragen je kunnen helpen.

Begin met je af te vragen waarom je wilt offshoren?
Zie je offshoring als een kostenbesparende oplossing voor een aantal van je projecten? Of zie je het als een lange termijn oplossing zodat jouw bedrijf kan groeien? Als je een aantal projecten hebt die je goedkoop wilt uitvoeren kun je misschien een leverancier vinden via een website als elance of ordesk. Als je meer aan lange termijn denkt is het logischer om een bedrijf dat goed bij je past direct te vinden.

Hoe wil je gaan werken: projecten outsourcen of mensen inhuren?
De meeste mensen die met outsourcing beginnen gaan uit van modellen op basis van een vaste prijs. Ze denken dat ze hierdoor het risico van uitstel of extra tijd overdragen aan hun partner. Maar in de meeste gevallen is dit niet zo. Het nadeel is dat je veel tijd kwijt bent aan de specificatiefase en er zal veel gediscussieerd worden over schattingen en extra tijd die besteed moet worden.

Het alternatief is mensen inhuren op basis van een maandelijks bedrag of na de calculatie. Het voordeel hiervan is dat jij bepaalt wie er aan je project werkt en hoe zij werken. Het nadeel is dat je elk uur betaalt (wat vaak ook het geval is bij vaste prijs modellen ook al lijkt dit niet zo).

Als je weet welk model bij jouw past kun je de leveranciers selecteren op basis van dat model. Als je dit niet weet raad ik aan twee of drie leveranciers te contacteren voor een (skype) meeting en daar te luisteren naar hun verhaal en de voor- en nadelen van hun model.

Mijn ervaring leert dat de beste lange termijn resultaten gerealiseerd worden door te werken op een mensen-georiënteerd model. Je kunt hierdoor de juiste mensen zelf uitkiezen en direct met hen communiceren (als een leverancier dit niet toestaat heb je misschien ook andere screening criteria). Je moet je eigen team hebben dat zich erop toelegt om jouw bedrijf en project succesvol te maken.

Als je ervoor kiest om een leverancier in te huren die jou zelf de mensen laat kiezen kun je deze vragen of er een aantal kandidaten voor een sollicitatiegesprek kunnen komen. Je kunt dit met een aantal verschillende leveranciers regelen en degene die jou de juiste mensen biedt is de juiste leverancier.

Hoe wil je gaan communiceren?
Veel bedrijven werken met (varianten van) agile en scrum in hun softwareontwikkelingsproces. Alsjeu zo’n proces hebt zul je een standaard manier van communiceren hebben met klanten, projectmanagers en programmeurs. Je kunt dit communicatieproces uittekenen en zoeken naar een leverancier die hierbij past.

Vraag de leverancier ‘wat is uw communicatieproces’? en kijk of dit bij jouw visie past van hoe communicatie werkt.

Mijn ervaring leert dat communicatie (samen met het kiezen van de juiste mensen) het belangrijkste onderdeel van offshoring succes is. Zonder in detail te treden is de basis voor communicatie dagelijks contact hebben met het offshore-team en wekelijkse meetings organiseren over de project waarin je bespreekt of het project en de communicatie goed verlopen en wat er verbetert kan worden. Als een leverancier geen communicatiestructuur heeft op basis van een dagelijks/wekelijks ritme zou ik hem van de lijst halen.

In zee gaan met een lokaal bedrijf of niet? 
Je kunt Google gebruiken om te zoeken naar bedrijven van over de hele wereld of voor een specifieke technologie of land. Je kunt ook een bedrijf inhuren dat lokaal aanzien heeft in jouw land. Er zijn veel bedrijven uit India en Oost-Europa die kantoren in West-Europa hebben geopend. Er zijn ook bedrijven die van origine uit jouw land komen en offshore en nearshore kantoren hebben geopend. Het voordeel van een lokaal bedrijf is dat zij ervaring hebben met de cultuurverschillen, communicatie op afstand en met offshore projectmanagement. Zij hebben alle valkuilen van offshoring al gehad en kunnen je helpen deze te omzeilen.

Mijn persoonlijke ervaringen? Toen ik Bridge begon had ik geen contacten en geen ervaring. Ik begon met zoeken naar leveranciers die mij konden helpen mijn global IT staffing-bedrijf op te zetten. Ik heb heel veel tijd besteed aan het zoeken naar en werken met nearshore en offshore leveranciers. De conclusie die ik getrokken heb is dat je geen invloed hebt of wat ze doen en met wie ze samenwerken. Na twee jaar besloot ik mijn eigen kantoren op te zetten. Ik werk nog steeds samen met een aantal leveranciers, maar dat zijn drie of vier op de dertig of veertig waar ik nu mee werk. We zijn nu een lokale offshore aanbieder in Nederland, Duitsland, Zweden en Denemarken, met zowel offshore als nearshore kantoren. Ik ben ervan overtuigd dat een bedrijf veel sneller succesvol kan zijn met offshoring door een bedrijf zoals het mijne in te huren dan door direct met offshore of nearshore aanbieders te werken. Je zult hetzelfde proces als ik doormaken, tenzij je heel veel geluk hebt.

Kies land of locatie
Er zijn goede en slechte leveranciers (en mensen) in elk land. En elk land heeft haar eigen voor- en nadelen. Ik denk dat de bovenstaande criteria veruit het belangrijkst zijn bij het kiezen van een leverancier. Als je een soortgelijke visie hebt als de leverancier zal het zeker goed klikken. In welk land hij zich bevind maakt dan niet uit.

Enkele criteria voor het selecteren van het juiste land worden behandeld mijn blog ‘Nearshoring of offshoring: wat werkt beter?’.