Informatiemanagement is een term die over het algemeen al snel geassocieerd wordt met het beheren (managen) van de informatievoorziening (lees: techniek). Een steeds groter wordend probleem in organisaties heeft niet te maken met hoe informatie wordt opgeslagen, maar vooral welke informatie, waar wordt opgeslagen.
De ver(der)gaande digitalisering van de samenleving is onmiskenbaar. De hoeveelheid digitale informatie groeit explosief. Organisaties kennen daarbij veel verschillende plaatsen waar informatie digitaal kan worden opgeslagen: databases van productiesystemen, documentmanagementsystemen (DMS’en), netwerkmappen, persoonlijke mappen, e-mailpostbussen, et cetera.
Het ontbreekt veelal aan heldere afspraken over waar welke informatie dient te worden opgeslagen, met name waar het informatie in de vorm van documenten (in de ruimste zin van het woord) betreft. Het gevolg is dat gebruikers hierin zelf keuzes maken en er in de meeste gevallen voor kiezen om documenten bij voorkeur op te slaan in omgevingen die niet gedeeld worden met collega’s, zoals e-mailpostbussen en persoonlijke mappen (of het equivalent daarvan in bijvoorbeeld een toepassing als SharePoint).
Er ontstaat digitaal een situatie die zich het best laat vergelijken met de collega waarvan het bureau een ogenschijnlijke chaos is, maar die toch het gevraagde document hieruit feilloos weet op te diepen. Zodra de collega echter niet (meer) beschikbaar is, is ook de toegang tot de informatie op zijn/haar bureau verdwenen en zal je niets anders resten dan te wachten tot de collega terug is of sequentieel de stapel informatie te doorzoeken, in de hoop dat het gezochte document zich ergens in één van de eerste stapels bevindt.
Natuurlijk zul je denken: zolang het digitaal is, zal het met een goede zoekmachine terug te vinden zijn. Hierin heb je gelijk wanneer deze informatie in een gedeelde omgeving (afdelingsmappen, projectmappen, DMS, et cetera) is opgeslagen en niet alsnog met vertrouwelijkheden is afgeschermd. Echter, dit geldt niet voor informatie opgeslagen in e-mailpostbussen en persoonlijke mappen. Deze zijn alleen toegankelijk voor de eigenaar.
Eerdere onderzoeken van gerenommeerde partijen als Gartner, Forrester, AIIM, et cetera hebben aangetoond dat in document- en kennisintensieve organisaties die hun informatiehuishouding hebben laten ontstaan zoals hierboven omschreven, medewerkers ergens tussen de 30 en 50 procent van hun tijd besteden aan het opzoeken en opbergen van informatie. Uitgaande van 30 procent betekent dit voor een organisatie van zeshonderd medewerkers circa tweehonderd fte. Door (meer en beter) informatiebeheer op waar, welke informatie wordt opgeslagen, gecombineerd met betere zoekmethodes en -technieken (zie ook mijn eerdere bijdrage ‘ECM de revival van thesaurus’) is hier zeker 10 procent op te besparen, hetgeen een jaarlijkse, structurele besparing van een miljoen euro (20 x 50.000) op kan leveren.
Hoe langer een organisatie wacht met het aanpakken van dit probleem, hoe inefficiënter het opbergen en opzoeken van informatie zal worden en hoe hoger de herstelkosten zullen zijn.
Tjerk, je hebt volkomen gelijk door te wijzen op dit enorme probleem waar de meeste organisaties mee kampen. Ik kan je berekening van de besparing niet helemaal volgen, maar we zijn het er in elk geval over eens dat elke verbetering van de informatievoorziening positief zal bijdragen aan de productiviteit van een organisatie.
Nu is het verleidelijk om aan de slag te gaan met zoekmethodes, technieken en tools. Maar ik zou adviseren om eerst de informatievolwassenheid van de organisatie zelf eens onder de loep te nemen. Met het ECM3 Maturity Model heb ik in samenwerking met anderen een tool ontwikkeld om de informatievolwassenheid van een organisatie te meten en te bepalen wat de verbeterstappen zijn.
Samen met de Belastingdienst werken we een een verbeterde en Nederlandstalige versie van dit model. Ik zal hier binnenkort over bloggen op Computable.nl.
Ik roep iedereen op om te reageren op dit ECM3-model. Samen kunnen we dit model verder verbeteren en leren van elkaar ervaringen.
Het ECM3 Maturity Model is te vinden via http://www.ecm3.org. Succes!
@Tjerk, bedoel je met “persoonlijke mappen (of het equivalent daarvan in bijvoorbeeld een toepassing als SharePoint)”de My Sites toepassing of SharePoint in het algemeen. Daar zit een wereld van verschil in. SharePoint, mits goed ingericht, is een prima tool om informatie te delen en die vindbaar te houden. Ik ga er dus van uit dat je het laatste bedoeld.
Graag wil ik nog aanvullen dat afspraken maken ook weinig zinvol is omdat de afspraken geldig zijn totdat de eerste het “pact” verlaat.
Inhoudelijk ben ik het natuurlijk van harte met je eens.
Hallo Tjerk, een belangrijk thema. Je business case lijkt mij voor een gemiddelde organisatie wel wat aan de rooskleurige kant. Naar mijn ervaring treft de zoektijd alleen de “kenniswerkers” die betrokken zijn bij vaak dynamische processen (bijvoorbeeld klachtafhandeling). Niet de medewerkers die betrokken zijn bij veelal gestructureerde procesafhandeling als bijvoorbeeld financiën en HR.
Deze groepen medewerkers hebben veelal een andere informatiebehoefte en worden beter ondersteund door ERP systemen als SAP, Exact, Microsoft Dynamics enzovoort. Voor hen valt er naar mijn mening veel winst te behalen door de “ongestructureerde informatie” in context te brengen van de ERP systemen waarin zij werken.
“Er ontstaat digitaal een situatie die zich het best laat vergelijken met de collega waarvan het bureau een ogenschijnlijke chaos is, maar die toch hieruit feilloos het gevraagde document weet op te diepen.”
Orde en netheid zijn dus voor de dommen want bovenstaande bewijst dat het genie de chaos beheerst. Of misschien moet ik zeggen dat iedereen op een eigen manier informatie rangschikt, opslaat en categoriseert. En de kunst van het zoeken zit dan meer in het ‘geheugenpaleis’ van de mens dan het geprogrammeerde systeem. Zeker als we het over de toenemende ongestructureerde data hebben.
De index in ons hoofd is dan ook nooit zo gestructureerd als een ECM systeem maar werkt vaak met referenties, relaties en visualisaties. En op die manier weten we in een berg ongestructureerde data meestal toch te vinden wat we zoeken. In toenemende digitale wereld gaat het dus steeds minder om de ‘parate kennis’ maar om de juiste zoektermen, de sleutelwoorden die referenties leggen.
En hier zit nog weleens een ‘onwrikbaarheid’ waardoor een zoekopdracht honderden documenten geeft die inderdaad tijd kosten om door te lopen. Maar degene die het document aangemaakt heeft of er eerder aan gewerkt weet het feilloos terug te vinden. Misschien wel omdat deze een niet voor de hand liggende sleutel gebruikt zoals een uniek steekwoord, een anomalie waar ECM systemen zo slecht mee om kunnen gaan.
@Ewout, gaaf zoals jij de antwoorden altijd construeert. Echter bij projecten waar soms iedereen tegelijkertijd hetzelfde document(niet) kan vinden en slechts de eigenaar de juiste weg heeft gevonden pleit ervoor om ongestructureerd toch gestructureerd te maken.
Feit tijdens zoeken is dat iedereen zoekt op de wijze waarop hij/zij de zaken nu archiveert. Bij documenten die langer geleden zijn gearchiveerd is er geen houden aan, tenzij je als organisatie een solide Metadatstructuur, via bijv “SharePoint”, aanbiedt.
@Andre
De bal ligt nu bij Tjerk en ik bracht alleen maar een ‘anomalie’ in omdat informatie ook komt uit het maken van verbindingen, het semantische web wat misschien bedoeld wordt met de verwijzing naar het stuk over thesaurus. Natuurlijk is daarbij metadata nodig welke dus niet alleen beschrijvend is maar vooral ook de relaties aanbrengt die het vinden verbeterd. En hier ligt een uitdaging omdat er binnen een organisatie meerdere metadata standaarden en taxonomieën zijn waardoor de semantische interactie ontbreekt. Zo archiveer je bijvoorbeeld berichten heel anders binnen Exchange als binnen Sharepoint en dan laat ik de ontwikkeling van BYO(C)D met zowel gestructureerde als ongestructureerde data nog maar even buiten beschouwing.
Tjerk, uitstekend verwoord. De professionaliseringsstap die gemaakt kan worden als antwoord hierop is de werkprocessen en bijbehorende informatiestromen in workflows van Sharepoint te vatten. Hierdoor is grip op de informatie mogelijk en zijn de content-owners inzichtelijk. Content ownership kan dan los van de persoon getrokken worden, en gekoppeld aan de rol die iemand vervult.
Hierbij is de informatiemanagement rol cruciaal, en in de toekomst miscsien wel de hoofdtaak van een ict-afdeling.
De titel spreekt me aan. Informatie is een waardevol goed (asset) en verdient vaak beter dan bij veel organisaties er mee wordt omgegaan.
De business case is vaak niet zo eenvoudig. Veel organisaties kunnen een mogeljke 10% in tijdbesparing beter besteden aan uitvoering van taken die nu structureel te weinig aandacht krijgen. Hoeveel financiele managers zijn het grootste deel van de maand bezig om de maandrapportage bij elkaar te krijgen? Enige lucht in hun agenda gebruiken ze graag om meer aan hun controlefunctie te kunnen besteden.
Aan de andere kant zien we ook organisaties waar speciale functies zijn ingericht belast met het registreren, archiveren van documenten zodat de doorsnee medewerker dit zelf niet hoeft te doen. Wat mij betreft ook verre van een ideale situatie.
Verder denk ik dat we veel te veel bewaren uit gemakzucht en idee dat de technologie het allemaal gemakkelijk aan kan.
Het is al genoemd, eigenaarschap van content is belangrijk. Dit ligt niet bij de ICT-afdeling.