Veel organisaties ‘worstelen’ met de implementatie van Sharepoint voor ecm. In het artikel ‘Vinger aan de pols bij Sharepoint ecm-projecten’ zijn de belangrijkste redenen voor het mislukken van Sharepoint ecm-projecten behandeld. Maar hoe zorg je nu dat je Sharepoint met succes implementeert voor ecm? Hoe haal je meer rendement uit je Sharepoint investeringen? Definieer je Sharepoint ecm-strategie in zeven stappen!
Wat kan je doen om Sharepoint met succes te implementeren voor ecm? De praktijk leert dat een strategische aanpak de basis is voor elke succesvolle ecm-implementatie. De essentie is dat je Sharepoint implementeert vanuit ‘business behoeften’ en niet vanuit techniek. De focus ligt op de implementatie van oplossingen die ‘toevoegde waarde’ opleveren voor de business en de gebruikers. Hierdoor worden de oplossingen sneller en beter geaccepteerd en verdienen de investeringen zich snel(ler) terug. Kenmerkend voor de strategische aanpak is dat je eerst een ‘plan’ maakt voor de implementatie – de ecm-strategie. De ecm-strategie levert inzicht op in essentiële behoeften en doelstellingen, huidige systemen en processen, oplossingsrichtingen, de business case en de implementatie roadmap. Hierna worden de ’basis’ stappen beschreven, die op een projectmatige wijze doorlopen moeten worden om een effectieve ecm-strategie te definiëren.
1. Start je Sharepoint ecm-project vanuit ‘business behoeften’
Begin met het begrijpen van de ‘business behoeften’ voor je project. Stel vast wat belangrijke doelstellingen zijn van je organisatie. Voorbeelden zijn: verbeteren van de efficiency, verhogen productiviteit, optimaliseren van de ‘content-intensieve’ business processen of verbeteren van de samenwerking in projecten. Oftewel, kijk hoe Sharepoint ingezet kan worden om de business te ondersteunen en strategische voordelen te realiseren. Stel in deze stap ook een ‘cross functioneel’ projectteam samen, met sleutelpersonen vanuit de business en it en train ze in informatie management en ecm. Bepaal vervolgens de scope, doelstellingen en succesfactoren van je project. Op deze manier zorg je voor ‘commitment’ en voorkom je dat Sharepoint uitgerold wordt als een set van tools vanuit it.
2. Stel vast waar je nu staat (quickscan)
Om tot een effectieve strategie te komen, is het essentieel om een goed begrip te hebben van de relatie tussen mensen, processen en content. Het gaat hier bijvoorbeeld over hoe wordt samengewerkt aan content, hoe content zich beweegt tussen medewerkers, aan welke processen de content is gerelateerd en welke systemen worden geraakt. Het gaat ook over het begrijpen van welke content kritisch is voor de business en wat de huidige mate van content ‘management’ – of content chaos is. Belangrijk in deze stap is om de pijnpunten en inefficiënties in de huidige processen en systemen te achterhalen. Vervolgens kan gekeken worden wat mogelijke oplossingsrichtingen zijn met ecm-technologie (en wat daar eventueel buiten valt) en hoe het werk en de processen ondersteund kunnen worden.
3. Ontwikkel een heldere ecm-visie
Een heldere en overtuigende ecm-visie is essentieel om acceptatie en draagvlak te creëren voor het project en zorgt ervoor dat het project is afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen. De ecm-visie beschrijft de situatie na implementatie, inclusief de belangrijkste voordelen en de impact op mensen, processen, content en benodigde it-hulpmiddelen. De ecm-visie geeft ook duidelijk aan waarvoor Sharepoint gebruikt gaat worden – en waarvoor niet (maar bijvoorbeeld ander ecm of bedrijfsapplicaties). Op basis van de ecm-visie kunnen ook mogelijke implementatie issues worden vastgesteld. De ecm-visie is niet alleen een it-document maar moet ook gedragen worden door het business management.
4. Bedenk nuttige en bruikbare ‘business’-oplossingen
Deze stap bepaalt hoe de toekomstige Sharepoint-oplossing eruit komt te zien, welke functionaliteiten deze biedt en wat de te verwachte investeringen zijn. In de praktijk wordt vaak aan deze stap voorbijgegaan omdat Sharepoint gezien wordt als ‘out of the box’ ecm-functionaliteit. Zie Sharepoint echter als een platform om oplossingen te creëren. Het geheim voor een succesvolle adoptie is dat er nuttige en bruikbare ‘business’-oplossingen gemaakt worden. Het betrekken van de business in deze stap is essentieel voor een succesvolle implementatie. Zorg dat helder is wat standaard kan en niet kan met Sharepoint. Bepaal of het gewenst is om de standaard functionaliteit te verbeteren bijvoorbeeld op het gebied van social, mobiel, capture, creatie, archivering, bpm, zaakgericht werken et cetera. Onderzoek hierbij de mogelijkheden voor het verbeteren van functionaliteit met thirrd party add-on’s of integraties (in plaats van zelf ontwikkelen).
5. Start met het inrichten van een informatie governance-raamwerk
Dit is een belangrijke stap. Zonder informatie governance-raamwerk ontstaat er al snel een ‘informatie chaos’ binnen Sharepoint. Informatie governance zorgt ervoor dat er duidelijke ‘spelregels’ zijn over hoe informatie wordt gecreëerd en gemanaged binnen de organisatie en dat de Sharepoint-oplossing zodanig wordt ingericht dat deze spelregels worden nageleefd. Het gaat bijvoorbeeld over registratie en classificatie van informatie, eigenaarschap, toegang tot informatie, beveiliging en verwijdering. In deze stap begin je met het definiëren van de scope van Informatie Governance, het regelen van executive sponsorship voor het project en het toewijzen van de beheerder(s).
6. Stel een aantrekkelijke business case vast
De business case is de zakelijke rechtvaardiging van je Sharepoint ecm-project, gebaseerd op de verwachte kosten van het project, de risico’s en de verwachte (business) voordelen en besparingen. Een goede business case dekt de volledige impact van het project – dus zowel de it als business aspecten – en toont hoe je project de bedrijfsstrategie ondersteunt. In deze stap bouw je verder op de inzichten die verkregen zijn in de vorige stappen. Bijvoorbeeld welke inefficiënties in de processen worden opgelost? Maak besparingen concreet en meetbaar. Denk aan besparingen zoals: minder tijd verspilling aan zoeken, minder verwerkingstijd voor transacties, minder papier-, opslag- en verzendkosten et cetera. Houdt bij het vaststellen van de verwachte kosten ook rekening met bijvoorbeeld third party add-ons, configuratie consultants, in-house onderhoud en technisch support et cetera. De business case bevat verder de uitgangspunten voor besluitvorming, geeft duidelijk aan hoe projectsucces gemeten kan worden en helpt om alle stakeholders te overtuigen.
7. Ontwikkel de Implementatie Roadmap
In de implementatie roadmap zijn de verschillende projecten die leiden tot realisatie van de visie uitgewerkt. Hierbij wordt een analyse uitgevoerd van de visie versus de huidige situatie. De projecten zijn afgestemde combinaties van applicaties en aandachtsgebieden die leiden tot meetbare voordelen voor je organisatie. Als onderdeel van deze stap worden prioriteiten toegekend aan eisen en wordt gekeken waarmee het beste gestart kan worden. Belangrijk is om te kijken waar het snelst voordeel te halen is en de eerste successen getoond kunnen worden.
Wat is je volgende stap?
Een Sharepoint ecm-project is niet zozeer een ict-project maar vooral een veranderingsproject. Het volgen van de strategische aanpak is een leidraad voor veranderingen. Het helpt om stakeholders te betrekken, een conversatie te starten over wat je wil bereiken en om ondersteuning en draagvlak te creëren voor het project. Een kritische succesfactor is de beschikbaarheid van de juiste expertise op het gebied van Informatie Management, ecm en sharepoint. Deze kan verkregen worden door je projectmedewerkers te trainen. Het is ook aan te raden om een ervaren professional te betrekken. Iemand die helpt om overzicht te krijgen, prioriteiten te stellen, keuzes te maken en de juiste stappen te zetten.
