MyBit is een technologisch bedrijf dat software ontwikkelt en diensten levert op het gebied van it- en multimediaoplossingen. De organisatie is gevestigd op het Mediapark in Hilversum. Voor deze locatie is bewust gekozen, omdat deze aansluit bij de multimediale focus van het bedrijf. Voor bepaalde mulimediatoepassingen wordt gebruik gemaakt van encoders, die na drie tot vier jaar vervangen moeten worden. In 2010 was het weer zover. Na een grondige selectieprocedure is er gekozen voor encoders van HPS Industrial.
MyBit heeft vijftien fulltime medewerkers die zich bezighouden met het volledige proces van ontwerp, realisatie, implementatie en beheer van multimediaoplossingen. Zij ontwikkelen onder andere applicaties voor iPads en Android-telefoons en bouwen bibliotheken voor audiovisuele middelen. Daarnaast biedt de organisatie ook een aantal permanente diensten, zoals multimediahosting en incident support. Het klantportfolio bestaat onder meer uit overheidsinstanties en lokale omroepen. Zo maken lokale omroepen een koppeling met een bibliotheek om eenvoudig vierentwintig uur per dag, zeven dagen per week een programmering te maken en uit te zenden.
Uitdaging
Samen met haar partner NotuBiz biedt MyBit totaaloplossingen voor overheidsinstanties. Raadsvergaderingen worden opgenomen en gestreamd naar het internet, zodat inwoners en andere geïnteresseerden van een specifieke gemeente kunnen meekijken. Hiervoor levert MyBit encoders. Een encoder is een speciale appliance waarmee live-uitzendingen kunnen worden uitgezonden, gearchiveerd en geïndexeerd. Meer dan tweehonderd overheidsinstanties maken gebruik van de Media Encoders van MyBit. Op deze encoders zit een garantie van drie tot vier jaar en na die tijd dienen ze uit voorzorg te worden vervangen, zodat falen van systemen wordt voorkomen.
In 2010 waren de oude encoders aan vervanging toe.’De aantallen die moesten worden vervangen waren aanzienlijk en daar wilden wij onze hele supply chain op afstemmen’, zegt Onno Steman, Support & Implementatie Manager bij MyBit. ‘In de zomer van 2010 zijn we gaan kijken welke partij hier eventueel geschikt voor was. Wij hebben een nieuwe kostprijscalculatie gemaakt en naar aanleiding daarvan leveranciers geselecteerd. Belangrijke eisen waren kwaliteit, levertijd en prijs.’
Oplossing
Na een uitgebreide selectieprocedure koos MyBit voor HPS Industrial. ‘Tijdens de selectieprocedure bleek HPS Industrial de eerste leverancier die aan de wensen en eisen op dit gebied kon voldoen’, aldus Steman. ‘Wat ook meespeelde in de keuze waren de referenties en de grote volumes die ze kunnen leveren. Of we nu tien of honderd encoders bestellen, we krijgen ze snel en de kwaliteit van de encoders is optimaal.’
HPS Industrial ontwikkelde speciaal voor MyBit een speciale gepersonaliseerde behuizing met een lcd-display voor de encoders. Het display kan handmatig worden bediend door een bode of griffier, maar in 99 procent van de gevallen is dit geautomatiseerd en geeft het display de status weer. De kast bestaat uit een op maat samengesteld chassis inclusief computer hardware. ‘Belangrijk is dat de hardware 24/7 voor minimaal 3 tot 4 jaar non-stop blijft draaien’, vervolgt Steman. ‘Garantie is nog een reden waarom we voor HPS Industrial hebben gekozen.’ MyBit levert zelf de codeerkaart en custom encoder-software.
Ontwikkeling
In oktober 2010 werd de eerste testset geleverd. Een testset wordt vooraf handmatig geconfigureerd en het is voor MyBit van belang dat de applicatie compatibel is met de hardware. ‘Het is een test van acht tot tien weken’, zegt Steman. ‘De encoder draait non-stop, zendt continu fictieve vergaderingen uit, stopt en start automatisch en wordt regelmatig opnieuw opgestart. We testen het apparaat op alle vlakken, omdat we er zeker van willen zijn dat de media encoder stabiel is. In die weken hebben we nog de gelegenheid om het product te perfectioneren. Wij wilden na die testweken nog één kleine aanpassing op het rack om eventueel onderhoud te vereenvoudigen. HPS Industrial heeft die aanpassing doorgevoerd en na tien weken hadden we de eerste batch (van vijftig stuks) binnen en konden we de encoders plaatsen op locatie.’
Naast de hardware voor de encoder maakt MyBit ook gebruik van andere producten. Bijvoorbeeld voor het mogelijk maken van digitale televisie, zoals schermen op treinstations of bij een scholengemeenschap. Hierop wordt informatie getoond in de vorm van nieuws, advertenties, mededelingen en video’s. Steman zegt hierover: ‘Display signage wordt mogelijk gemaakt door een computer. HPS Industrial levert hiervoor de hardware en wij ontwikkelen de software. De combinatie van hard- en software zorgt ervoor dat al die informatie van het internet wordt gehaald, opgeslagen en uitgezonden. Wanneer bijvoorbeeld de verbinding met het internet uitvalt ondervinden medewerkers geen hinder, want de computer zorgt ervoor dat opgeslagen informatie wordt uitgezonden. Die computers staan niet op het kantoor van MyBit in Hilversum, maar verspreid door heel Nederland. Het is dus belangrijk dat er geen storingen optreden.’
Samenwerking
‘De service, levertijd en respons is goed’, zegt Steman. ‘Ik ben tevreden over de samenwerking en de informatievoorziening is in orde. Organisaties geven vaak, wanneer we naar de status van een bestelling vragen, geen helder antwoord. HPS Industrial is hierin heel open en geeft de exacte datum. We kunnen bij hen terecht met vragen over hardware, forecast en levertijden, maar ook met vragen over software en licenties. De organisatie is voor ons echt een vraagbaak en we hebben wekelijks contact. Zij hebben de juiste kennis in huis en die hebben wij nodig. Daarnaast denken ze met ons mee. Op logistiek vlak controleren zij bijvoorbeeld of we niet liever één grotere bestelling willen in plaats van twee kleine, zodat we op transportkosten kunnen besparen.’
