De onderzoeken spreken elkaar tegen: Is bring your own device (byod) op zijn retour of wordt 2013 het jaar van het mobiele werken? Computable vroeg het zijn experts.
Bijna 32 procent van de Europese organisaties staat het werknemers niet toe om hun eigen apparatuur mee te nemen de werkvloer op. Dit blijkt uit onderzoek van enkele onderzoeksbureaus in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Frankrijk, in opdracht van dataopslag- en beveiligingsleverancier Imation.
En ook Nederlandse bedrijven blijken niet zo happig op het toestaan van privéapparaten op de werkvloer. Vorig jaar liep ons land nog voorop in het toestaan van bring your own device (byod), inmiddels zijn we ingehaald door andere westerse landen. Dat blijkt uit het onderzoek ‘Workplace of the Future’, dat is uitgevoerd door onderzoeksbureau Vanson Bourne in opdracht van Citrix.
Happig
Hiervoor werden negentienhonderd it-managers in negentien landen ondervraagd naar de werkplek van de toekomst. Slechts 26 procent van de Nederlandse werknemers wordt gestimuleerd om een eigen apparaat mee te nemen naar de werkvloer. Internationaal is dat 36 procent. Ook hebben Nederlandse it-managers er minder moeite mee om privéapparaten te weren van de werkvloer.
Toch verwacht het merendeel van de Nederlandse managers en it-beslissers dat de werkplek binnen zeven jaar geheel is ingericht met privéapparaten. Dit blijkt uit weer een ander onderzoek van ict-dienstverlener Avanade. 20 procent van de Nederlandse respondenten verwacht dat dit zelfs al binnen één jaar gebeurt.
Beveiliging
Waar alle onderzoeken elkaar vinden zijn de toegenomen risico’s die het gebruik van privéapparaten met zich meebrengt. Bijna tweederde van de Nederlandse respondenten in het Avanade-onderzoek geeft aan dat beveiliging een belangrijk probleem is voor it-afdelingen.
Volgens het Workplace of the Future-onderzoek is het lage vertrouwen van it-managers in de technologie een probleem bij de adoptatie van byod. Slechts driekwart van de ondervraagden gelooft dat het nu al technisch mogelijk is om medewerkers buiten kantoor dezelfde toegang te geven tot data en applicaties als wanneer ze op kantoor zijn. Internationaal is dat 87 procent, in China zelfs 100 procent.
Erik Lamers, Business Development & Marketing Director bij Avanade herkent dit beeld wel. ‘Byod is een veel gebruikte term maar wordt in de praktijk nog weinig toegepast’, zegt hij. ‘Voor veel bedrijven geeft een dergelijk beleid een veel te grote praktische uitdaging. Cyod, connect your own device, gebeurt meer en is ook een beter antwoord op de heersende behoefte. Werknemers kunnen in privésituaties, bijvoorbeeld thuis of op vakantie, even snel op hun eigen laptop, smartphone of tablet checken of zakelijk alles goed verloopt. Daarbij is beveiliging nog wel een uitdaging. Met de komst van Windows 8 en dadelijk ook de Windows tablets zijn ict-afdelingen veel beter in staat de verschillende devices te controleren en zakelijke applicaties veilig te distribueren.’ Hiermee wordt denkt Lamers een grote stap gezet naar het echte byod.
Business Consumerization
Louis van de Wiele, Senior Mobile Enterprise Consultant, bij Ciber denkt ook dat de beveiliging nu nog het struikelblok vormt. ‘Bedrijven zijn allemaal erg geïnteresseerd in mobiel. En, het open zetten van deze functionaliteit is eigenlijk niets nieuws, maar wanneer er meer bedrijfskritische data en applicaties worden gebruikt op eigen apparaten is er steeds meer vraag naar beveiliging. Een optie kan zijn om vanuit het bedrijf apparaten uit te leveren, use the company device, maar dat heeft als nadeel dat er een hoge kostenpost bijkomt. Het voordeel is dat een bedrijf alles in eigen beheer houdt’, zegt hij.
Niek Heezemans, Enterprise Mobility Consultant bij Ordina vat het als volgt samen: ‘Organisaties zijn zoekende. Ik verwacht dat de balans voorlopig op 50 procent blijft staan totdat er meer best practices beschikbaar zijn.’
Zeker is volgens de Computable-experts echter dat medewerkers van bedrijven zich door privégebruik bewust zijn van de talloze mogelijkheden van devices en apps. ‘Bovendien weten ze zelf heel goed wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen’, zegt Ir Robbert Soors d’Ancona, Senior Business Consultant bij KPN Consulting. ‘Het is tegenwoordig normaal om naast email en agenda ook andere zakelijke toepassingen via mobiele devices te gebruiken. Mobiele apps zijn over het algemeen intuïtief en laagdrempelig. Dat vergroot de acceptatie van zakelijke apps. Voor toepassingen zoals het uitlezen van sensoren en het bedienen van apparatuur op afstand is het gebruik van apps een uitkomst. Daarbij komt dat nieuwe versies van een app any time any place gedistribueerd kunnen worden.’
2013
De ontwikkeling van byod of cyod zet dus wel degelijk door. Soors d’Ancona: ‘In 2013 verwacht ik meer laagdrempelige bedrijfscommunicatie-functionaliteiten op mobiele apparaten. Daarnaast voorzie ik een integratie van mobiele cellulaire netwerken en unified communications-platformen (UC). Die verenigen spraak en data als geen ander en bieden extra functionaliteiten als presence, chat en conference. Met een UC-cliënt voor mobiele devices wordt samenwerken makkelijker en nog meer tijd en plaats onafhankelijk.’
Van de Wiele: ‘Met de huidige toename van de mobiele apparaten, verwacht ik dat de telefoon en tablet de nieuwe laptop zullen zijn. Alle data die beschikbaar is via een mobiel apparaat zorgt ervoor dat elke medewerker op elk moment op de hoogte is en kan zijn van elk benodigd bedrijfsonderdeel.’
Daardoor vervaagt de grens tussen zakelijk en business communicatie nog verder volgens Lamers. ‘Werktijden en locatie worden minder belangrijk. Verantwoordelijkheid nemen en resultaatgericht werken staan hoger op de lijst. Door sociale media krijgt ook je zakelijk netwerk meer inzage in privéactiviteiten en dit draagt bij in een verbetering van de verbinding’, zegt hij.
Strategie
Volgens Heezemans is er dan ook een ontwikkeling gaande waarbij bedrijven een mobiele visie en strategie ontwikkelen, die organisatiebreed wordt ingevoerd. ‘Organisaties beseffen door de toenemende vraag van eindgebruikers dat zij een beheersbaar mobiel landschap nodig hebben, dat geschikt is voor een nieuwe manier van werken, namelijk mobiel’, legt hij uit. Daarbij is enterprise mobility management erg belangrijk. Dus hoe manage je de honderden of duizenden devices, apps en informatie. Hoe stel je het juiste beleid op?’
Van de Wiele vult aan: ‘Als bedrijf moet je het gebruik van mobiele apparaten wel kunnen managen en faciliteren. Vraagstukken die wij tegenkomen bij onze klanten gaan onder andere in op cross platform applicaties, mobile device management, het offline beschikbaar maken van data en het openstellen van huidige interne systemen en onderlinge communicatie.’
Business Communications
En, heeft byod ook impact op business communications, dus de manier waarop bedrijven over hun product, service of dienst communiceren? De meningen zijn verdeeld. Soors d’Ancona denkt van wel. ‘Byod kan leiden tot snellere, effectievere en klantgerichtere communicatie. Business consumerization betekent emancipatie van medewerkers bij de keuze en het gebruik van het mobiele device.’
Heezemans denkt echter dat de strategie achter de gebruikte apparaten belangrijker is: ‘Cyod en utcd hebben net zoveel impact op business communications als byod. Het maakt namelijk niet wie de eigenaar is van een mobiel apparaat zolang het mobile device management maar goed is geregeld en dat is afhankelijk van de mobiele visie en strategie van een organisatie.’
Wel is er een kritische noot te plaatsen bij de vlucht die het mobiele werken volgens de experts gaat nemen. Het gevaar is volgens Lamers dat mensen te veel met hun werk bezig zijn doordat ze altijd bereikbaar zijn. Daar moet de werkgever op letten en op wijzen. ‘Uiteindelijk is de medewerkerstevredenheid van zeer groot belang, en daar kan deze ontwikkeling zowel een positieve als een negatieve invloed op hebben.’
