De Limburgse gemeenten Roermond, Venlo en Weert willen vanaf 1 januari 2013 nauw samenwerken op het gebied van ict. Door deze samenwerking is het onder andere mogelijk dat de gemeentelijke computernetwerken en de programma’s efficiënter ingericht en onderhouden kunnen worden dan wanneer elke gemeente dat afzonderlijk blijft doen. De gemeenten hebben berekend dat er tonnen per jaar op ict bespaard kunnen worden.
De nieuwe technische infrastructuur moet worden opgebouwd uit virtuele servers op basis van VMware Sphere en virtuele werkplekken op basis van VMware View. Het besturingssysteem wordt Windows, het gebruikersbeheer wordt geregeld met Microsoft Active Directory, de kantoorautomatisering draait met Exchange en Office en het databaseplatform bestaat uit Microsoft SQL en Oracle AS400. Het is de bedoeling dat deze laatste wordt uitgefaseerd.
Twee centrale rekencentra
Samenwerking heeft voor de drie gemeenten vele voordelen. De efficiëntere inzet van apparatuur, softwareproducten en personeel kan worden gezien als grootste voordeel. Specifieke kennis komt zo bij elke gemeente beschikbaar, waardoor gemeenten ook minder kwetsbaar worden in de bedrijfsvoering. Bij de samenwerking wordt tevens een schaalvoordeel gehaald bij de inkoop van hard- en softwareproducten en zullen de kosten voor de ict-infrastructuur lager worden, omdat de deelnemende gemeenten straks gebruikmaken van elkaars netwerkcapaciteit. Zo zullen er van de huidige zes computerruimtes straks nog maar twee centrale rekencentra nodig zijn: één in Roermond en één in Venlo. In Weert wordt een calamiteitencentrum ingericht.
Door de samenwerking denken Roermond, Venlo en Weert flink op ict te kunnen bezuinigen. In 2013 zal er nog iets aan geld bij moeten, maar vanaf 2014 lopen de voordelen volgens berekeningen in de tonnen. In 2014 is dat ruim één ton, vanaf 2015 loopt dit op naar vier ton en meer. In 2018 en 2019 zullen de besparingen meer dan acht ton bedragen op een gezamenlijk budget dat zonder de samenwerking uitkomt op ruim drie miljoen euro.
Open voor andere gemeenten
De samenwerking wordt vastgelegd in een lichte gemeenschappelijke regeling. In Weert is reeds eerder besloten tot vergaande regionale samenwerking. In het vierde kwartaal 2012 nemen de gemeenteraden van Venlo en Roermond nog een besluit. Bij een positief besluit gaat de samenwerking formeel van start op 1 januari 2013.
De lichte gemeenschappelijke regeling is een samenwerkingsvorm zonder rechtsvorm. Daarom kan de samenwerking geen zelfstandige overeenkomsten aangaan en blijven de medewerkers in dienst van de eigen gemeente. De gemeenten Venlo, Roermond en Weert gaan de samenwerking voor tenminste vijf jaar aan. Het samenwerkingsverband staat open voor andere gemeenten en overheidsinstanties die zich willen aansluiten.
Uiteindelijk kan dit mogelijk een besparing opleveren. Echter neemt dit meestal wel enige tijd in beslag en is er altijd het grote risico dat niet alles via plan gaat en samengevoegd wordt.
Lange migratie en implementatie trajecten leiden er vaak toe dat het onderaan de streep helemaal niet zo goedkoop was als men vooraf dacht.
En last but surely not least je hebt altijd nog te maken met de menselijke factoor in dit geheel. Mensen zijn nogal lastig te migreren, patchen en aan te passen 🙂
Als je op deze site ff zoekt dan zou je veel gemeenten tegen komen die in het afgelopen jaar een samenwerkingsverband met elkaar aangegaan zijn. Ik vraag me af of deze drie gemeenten ook eens naar de kennis en ervaring van andere gemeenten na hun ict-fusie gekeken hebben en die meegenomen hebben in hun business case of niet!
Ik ben benieuwd hoe ze denken dat ze zo veel kunnen besparen. Dit is zeker ook afhankelijk van veel zaken en ook vertrekpunt van elke gemeente. Het toepassen van de benoemde technologieen is geen kunst! Hoe zit het met de kennis en ervaring van de beheerders om al deze nieuwe technologieen te beheren? Of zijn ze afhenkelijk van een externe partij? Indien dit het geval is, zijn de kosten van deze externe partij meegenomen in de business case?
Verder was ik benieuwd naar “autonomie” van elke gemeente na deze fusie! Is de ict-omgeving van deze drie gemeenten geconsolideerd en terug gebracht naar 1x omgeving of draaien 3x (bijvoorbeeld) authenticatie domeinen naast elkaar? En als er 1x authenticatie of resource domein is hoe zit het met de kosten en haalbaarheid van business case als na bijvoorbeeld een jaar een deelnemer uit dit samenwerkingsverband wil stappen?
Uiteraard ben ik benieuwd tot hoeverre de core business applicaties (BAG, GBA, DMS-oplossing etc) van deze gemeenten gelijk zijn! Dit punt kan veel kostenbesparing opleveren.
Ik heb al vaak gezegd dat een Joint Venture tussen gemeenten veel besparing kan opleveren. Je hoeft hiervoor de ict-omgeving NIET samen te voegen. De besparing kan flink oplopen als de back-end omgeving of programmatuur van elke gemeente gelijk is. Bijvoorbeeld de kosten van het ontwikkelen van een CMS-oplossing die voldoet aan de eisen van de overheid kun je verlagen wanneer meer deelnemers van hetzelfde product gebruik maken.
In mijn ogen is dit soort samenwerkingsintenties de enige goede weg. Alleen waarom altijd weer op basis van die rottige virtuele werkplekken? Virtuele werkplekken zijn een ideale aanvullende facilitering maar een gedrocht als basis voor je ICT-infrastructuur.
Heren,
Volgens mij is het een non-discussie die jullie voeren. Alle gemeentes in nederland kennen dezelfde processen en zou je deze lijn landelijk moeten doortrekken. Weg met al die interne heilige en veel te dure huisjes op gemeentelijk niveau.
Trek de besparing van deze 3 gemeentes is door naar landelijke consolidatie. Moet je eens kijken hoeveel dat oplevert.
De praktijk leert dat, los van dat zo’n integratie tijd kost, dit zeker rendement heeft. Het is eigenlijk de enige weg.
Natuurlijk heeft het zin om bij die” andere” gemeenten te kijken en van te leren en van mee te nemen. Veel eindproducten in de gemeentelijke omgeving zijn voor de “verschillende” gemeenten identiek, de weg daar naar toe is dat nog bepaald niet altijd, maar veel is onderling overzetbaar, bruikbaar etc.
Dit bovenstaande geldt echter ook voor veel andere overheids- en semi-overheids bedrijven. Kijk eens naar ziekenhuizen, ….., ……., …. .
Wat dat betreft worden er wel meer stappen gemaakt met een wat langere aanloop. Kijk naar de ontwikkeling van 140CBA, de gemeentelijke telefonische toegang. Waneer dat een keer georganiseerd is, is het relatief eenvoudig om dat soort “frontoffices” uit de gemeente zelf te halen en samen te voegen.
Telefoon-technisch heeft dat direct zijn rendement in de zin van minder menskracht nodig, basis is wel gestroomlijnde gelijksoortige processen. En dat vind er nu vrij breed in de gemeentelijke omgevingen plaats.
@Wieb, Dat is net zoiets als roepen dat je beter naar één grote landelijke gemeente kunt. Dat hebben we al en heet Rijksoverheid. Die structuur is er juist om een bepaalde diversiteit mogelijk te maken/houden. Je faciliteert bij voorkeur bovenop wat er op lokaal niveau al aan infrastuctuur en voorzieningen bestaat, zonder hetzelfde kunstje nog eens over te doen op een schaal waarop het zich aanvankelijk helemaal niet ontwikkeld heeft en vrijwel zeker niet geschikt voor is. De belastingdienst zou zich enorm vergissen als ze – i.p.v. financiele pakketten faciliteren voor aangifte/controle e.d. – zelf met een financieel pakket zou komen dat alle andere pakketten overbodig maakt. Iedereen zou dan alles wat in het verleden aan synergie is gecreeerd opnieuw moeten doen.
Erger is het virtuele-werkplek verhaal. Iedere ICT-manager/beheerder werkt tot volle tevredenheid met een mail client-app op zijn windows/android/Iphone mobile. Niemand haalt het in zijn hoofd om daarop alleen Outlook Web Access of een virtuele-werkplek-client voor zijn mail te gebruiken of om mee te internetten. Dergelijke mobile apps zijn maar een zwakke afspiegeling van wat een client op een I3/I5 met 8GByte en een 120GB SSD schijfje kan. Behalve sowieso de footprint van de mailbox op de mailserver, legt zo’n client-app geen enkel beslag op centrale voorzieningen. Toch besteden overheden veel extra geld aan onbegrijpelijk dure domme terminals zodat alles gedwongen op de virtuele werkplek moet. Vervolgens gaan ze lekker bezig om die centrale voorzieningen zo groen mogelijk van stroom te voorzien en te koelen. Het beheer van werkplekken en werkplekapplicaties is al een jaar of tien volkomen geautomatiseerd op het Windows-platform, dus geheel zonder producten als SMS-2.0/2003 e.d. van Microsoft, maar standaard op het platform.
Virtuele werkplekken vormen een ideale suplementaire voorziening. Legacy-toepassingen kun je eenvoudig als ‘Remote-app’ bieden (s.v.p. niet verwarren met AppV). Een Remote-app manifesteert zich op een ‘Rich client’-desktop als iedere andere (client)applicatie. Hiermee zijn gebruikers compleet te faciliteren, waarbij je alle nadelen (in kosten en in milieu-beslag) kunt voorkomen.
@Rob:
Ik ben het niet met je eens. In dit soort trajecten wordt veel te veel naar techniek gekeken (lees het artikel), de verwachte resultaten zijn op papier en ook anders dan in de praktijk, weinig aandacht besteed aan integratie en transitie van mensen en ook business(iets wat veel kosten met zich meebrengt) en nog veel andere aspecten. In de berekeningen worden meestal de kosten en lifecycle van het project, vanuit levrancier`s kant (dus niet vanuit de kant van de opdrachtgever) als uitgangspunt voor het bepalen van baten en ROI gebruikt. Daarom vroeg ik me af of ze de ervaring van andere gemeenten die al eerder dit traject meegemaakt hebben in hun traject meegenomen hebben of niet! Hoe vaak gaan we het wiel opnieuw uitvinden?
@Wieb:
Helemaal mee eens! Dit is ook een doelstelling van de Rijksoverheid maar voorlopig niet haalbaar. Wat we nu bij elke gemeente zien, zijn o.a. de verschillen in de inrichting, kennisniveau van beheerders, oerwoud van (core)applicaties, cultuur en vooral veel eilandjespolitiek. Ik heb het voortraject van samenvoeging van 4 gemeenten meegemaakt dat verder is niet doorgegaan omdat bij elke gemeente mensen zijn die hun eilandje niet wilden afstaan!
@rob:
Trek je nu het bestaansrecht van Gemeentes in twijfel?
Je praat alleen maar over techniek. Dat is toch totaal oninteressant?
Er worden op gemeentelijk niveau taken uitgevoerd die volgens mij erg standaard (zouden moeten) zijn. Mooie rol weggelegd voor VNG, per proces over naar centrale applicaties, gewoon benaderbaar door gemeente ambtenaren voor die taken die elke gemeente uitvoert.
Misschien niet direct haalbaar zoals Reza schetst. Maar om dit nu zomaar aan individuele gemeentes over te laten? Hoop discussies, touwtrekken, eigen koninkrijkjes verdedigen. En dat allemaal van onze belasting centen. Doodzonde.
@Reza, ik heb het rapport even doorgekeken, maar er staat niks over technische inrichting in. Een structurele kostenverlaging van circa 8 ton op jaarlijks 3 miljoen, stelt natuurlijk bar weinig voor. Ze hebben vooraf iets in hun hoofd waar het op aan moet om het nog te kunnen verkopen zonder onnodig veel weg te geven.
Ik snap nooit waar ze jaarlijks zoveel geld aan spenderen. ICT en ICT-beheer wordt jaarlijks spectaculair goedkoper, maar de budgetten per gebruiker zijn van dit soort hutten alleen maar omhoog gegaan. Als je naar drie keer zoveel gebruikers gaat, kun je het budget per gebruiker normaal gesproken bovendien minimaal halveren.