Blijmoedigheid heerst op de burelen van Spir-it, het ict-bedrijf voor de Rechtspraak. De 12.000 werkplekken van de Rechtspraak, waaronder negentien rechtbanken en vijf gerechtshoven, draaien tegenwoordig probleemloos en faciliteren flexibel werken, thuiswerken en kennisdelen. Het resulteerde in een nominatie voor de IPMA Award (International Project Management Association) voor directeur Ron Kolkman en zijn team. 'Er is een beweging ingezet die een enorme verandering voor de Rechtspraak teweeg heeft gebracht.'
Spir-it bestaat sinds 1 januari 2011 en is voortgekomen uit het ict-bedrijf van de Rechterlijke Organisatie (Ictro) en Bureau Internetsystemen en Toepassingen Rechterlijke Organisatie (Bistro). Het doel van de krachtenbundeling in Spir-it was om de rechterlijke organisatie beter te kunnen ondersteunen in haar toenemende behoefte aan efficiënte informatie uitwisseling en tegelijkertijd de digitale toegankelijkheid van de Rechtspraak naar de burger te verbeteren.
Vijf trajecten tegelijk
‘We zijn op vijf belangrijke trajecten ingestapt, allemaal tegelijkertijd. Dat leek onverantwoord, maar we hadden geen keus’, aldus Kolkman. ‘We zijn begonnen bij de leiding. Goed leiderschap was noodzakelijk voor het zware traject waar we in stapten. Na een intensief selectietraject bleef éénderde van de managers over. Tegelijk werd ook de structuur aangepast, het tweede traject. We realiseerden ons dat structuur alleen de verandering niet zou maken, maar het moest qua organisatie wel een stuk platter en effectiever worden. Onze belangrijkste opdracht en meerwaarde is dat wij de Rechtspraak kennen en de Rechtspraak zijn. Dat is wat ons uniek maakt’, zegt Kolkman met gepaste geestdrift. Spir-it heeft de eigen organisatie gespiegeld aan de Rechtspraak. ‘Zo hebben we een unit civiel recht, een unit bestuursrecht, een unit strafrecht, et cetera. We hebben daarmee een goede aansluiting met onze business en weten zo wat er van ons verwacht wordt.’
Het derde traject – onder de naam TGV: toekomst gerechtelijke ict voorzieningen – betrof een complete herstructurering van de infrastructuur; 12.000 werkplekken en alles wat erbij komt kijken. ‘Daarmee is de continuïteit teruggebracht in de organisatie. Vier jaar geleden waren er elke dag verstoringen en nu hebben we er nog zelden een. Het had hoge prioriteit om onze gebruikers de state of the art werkplek te geven die bij een kenniswerker hoort. We moesten daarvoor ’the big leap forward’ in de techniek maken. Zo sprongen we van Windows 2000 naar Windows 7. Wij kozen er voor om als ‘First Wave’ de eerste grote organisatie met Windows 7 te zijn. Tegelijkertijd hebben we honderden applicaties gestandaardiseerd. We hadden door alle decentrale varianten een brei aan applicaties, waarvan er uiteindelijk 150 overbleven. Een enorme kostenbesparing. Al met al een zeer geslaagd programma. Maar belangrijker: de gebruikerservaring is enorm verbeterd. Alles wat voor het nieuwe werken nodig is, is beschikbaar. Onze rechters lopen nu met iPads, kunnen videoconferencen met de pc, chatten met de collega’s, en hebben een MySite waarmee kennisdelen mogelijk is. Techniek is gelukkig geen belemmering meer.’
Interne cultuur
Het vierde traject betrof de interne cultuur. ‘Er waren in het verleden dingen toch behoorlijk verkeerd gegaan. Een zin die we vaak hebben gebruikt: ‘Als we blijven doen wat we altijd al deden, dan krijgen we wat we altijd al kregen’. Onze aanpak moest veranderen en de passie van de it’er moest weer terug in de organisatie. Dat doe je aan de ene kant met nieuwe technologie, maar het betekent ook: mensen vrijheid geven, laten zien waarvoor ze werken en mensen aanspreken op zelfleiderschap. Stephan Covey heeft goede dingen bedacht waar we veel gebruik van hebben gemaakt. Uit ons laatste medewerker tevredenheidonderzoek blijkt dat we enorme stappen hebben gezet.’ Kolkman lacht: ‘Ik moet oppassen dat ik niet arrogant wordt, maar het is nu wel heel erg leuk om hier te werken. Je moet hier hard werken maar daar krijg je ook wat voor terug.’
Het vijfde traject was het inrichten van de it-vraagorganisatie. Met zo’n complex veld van 26 zeer verschillende gerechten is het voor ons heel belangrijk de vraag helder te krijgen. De it-vraagorganisatie articuleert nu de vraag voor alle gerechten. De naam Spir-it (Service ProvIder Rechtspraak IT) was hierna de spreekwoordelijke slagroom op de taart. ‘Een nieuwe naam voor een nieuwe organisatie; een full-service provider die de hele ict voor de Rechtspraak verzorgt, mét kennis van de Rechtspraak. Dat onderscheidt ons. We krijgen elke twee jaar een benchmark waarin we moeten aantonen dat we marktconform zijn. We worden zakelijk afgerekend en dat maakt ons wel meer onderneming dan voorheen. Als we te duur zijn hebben we een probleem.’
Grote vernieuwingsslag
Na de infrastructuur is de vernieuwing van de oude maatwerkapplicaties ingezet onder de naam Indoors, dat staat voor INcrementele DOorOntwikkeling Rechtspraak Systemen. Dit is de voorloper van het programma Kwaliteit en Innovatie (KEI), een groot verandertraject voor de komende jaren. KEI gaat over standaardisatie over de rechtsgebieden heen en een volledig digitale toegang voor burgers en professionele partijen. ‘We beginnen bij een sector een vernieuwing die we vervolgens maximaal hergebruiken bij de volgende sector.’ Ook hier maakt men de noodzakelijke ‘Big Leap’, geeft Kolkman aan. ‘We hebben het eerste registratiesysteem inmiddels in het allernieuwste van Oracle gemaakt. We zijn daarmee in staat de Rechtspraak een grote stap in het digitale werken te laten zetten. Ook is er een digitaal dossier en een heel modern kennissysteem.’
Indoors kent een aantal clusters. Digitale Toegankelijkheid wordt door Kolkman benoemd als ‘meest sexy, want die raakt ook de buitenwereld’. Maar digitaal toegankelijk worden, legt hij uit, moet in samenhang met andere clusters als Digitaal Dossier en Registratiesysteem. ‘Dus deze drie – registratie, dossier en portalen – die gaan gezamenlijk op.’ En dat allemaal omdat de Rechtspraak open en toegankelijk wil zijn. ‘Dat heeft ook te maken met efficiënt samenwerken met de ketenpartners die digitaal kunnen aanleveren.’
Digitaal communiceren
‘In 2015 moeten we klaar zijn. En dat is heel veel werk. Het maken van een digitaal dossier is niet eens zo heel ingewikkeld, maar het implementeren ervan, mensen ermee laten werken, dat vergt tijd. De Rechtspraak-medewerker staat centraal, alles wat we doen is met focus op de Rechtspraak en de omgeving daaromheen. Tegelijkertijd hebben we een scherpe focus op onze buitenwereld. Die moet goed en digitaal met ons kunnen communiceren. Genoeg te doen, maar als we blijven doen wat we de laatste twee jaar deden, dan komt het goed.’
Dit artikel is ook te lezen in Atos-magazine GOV 3
