Bouwen aan de ideale IT-afdeling

Wekelijks, bijna dagelijks lezen we over werkloosheid in het algemeen en de actuele status van de economie. De cijfers en statistieken vliegen ons om de oren. Waar voor veel sectoren geldt dat er meer aanbod dan werk is, zijn er een aantal sectoren die een tegenovergesteld verwachtingspatroon laten zien. De techniek en ict-branche bijvoorbeeld. Hier worden de komende jaren enorme tekorten voorspeld: in 2016 komen we naar verwachting 155.000 technische medewerkers en 6300 ict’ers tekort.

Hier zijn verschillende oorzaken voor aan te wijzen, zoals de vergrijzing en opleidingen die niet altijd goed aansluiten op de praktijk. Maar waar de oorzaken ook liggen, het is belangrijker om te bedenken hoe je als it-manager nu al op deze voorspellingen inspeelt. Door het tekort aan it’ers is er een ‘war for talent’ ontstaan en het is net als bij een voetbalwedstrijd, die wil je winnen!

Om te winnen is inzicht in het ‘spel’ een eerste vereiste. Met welk materiaal vergroot je de scoringskansen? Speel je het liefst flexibel met een wissel op de bank of heeft jouw organisatie meer behoefte aan een vast team? Allemaal vragen die een antwoord nodig hebben voordat de wedstrijd gespeeld is. Aan jou als aanvoerder de taak om het ideale team samen te stellen.

Vooruit denken

Een succesvolle organisatie denkt altijd vooruit. In tijden van crisis zijn veel bedrijven echter geneigd om zich alleen nog te focussen op bezuinigingen in plaats van vooruitgang. Begrijpelijk, maar niet altijd efficiënt. Zeker niet als het gaat om het samenstellen van het ideale team. Want ook al bevindt een organisatie zich nu in wat zwaarder weer, uiteindelijk is het doel om weer volle kracht vooruit te gaan. En dat lukt alleen met de beste mensen.

Veel bedrijven hebben het de afgelopen jaren wellicht wat rustiger aan gedaan op het gebied van innovatie wat ook zijn weerslag heeft op de it-afdeling. Sommige afdelingen zijn gekrompen of taken zijn anders verdeeld, maar weten it-managers eigenlijk wel exact hoe hun afdeling er uit ziet? Zijn de juiste kennis en competenties aanwezig voor nu én de toekomst?

Werkgelegenheid

Over het algemeen is de ontwikkeling in vacatures binnen de ict-sector een vroege graadmeter voor de overige sectoren. Zo begon het aantal vacatures in de ict-sector na een dieptepunt in 2009 te stijgen en de rest van de vacaturemarkt bloeide vervolgens in de loop van 2010 op. Op basis van cijfers van onder andere het UWV voorspelt ICT~Office een tekort van 6300 it’ers in 2016. In 2011 was het aantal vacatures en werkzoekenden binnen de it bijna in evenwicht, maar begin 2012 was toch bijna 2,9 procent van de it’ers werkloos. Dit komt deels doordat vraag en aanbod van arbeid niet altijd goed op elkaar aansluiten. Dit kan bijvoorbeeld doordat ict-specialismen verouderd raken en it’ers zich niet op tijd (laten) bijscholen. In de cijfers over de ontwikkeling van het totale aanbod van it’ers, zien we dat deze langzaam afneemt. 

Aantal niet-werkende werkzoekende ICT’ers per 1 januari, bron UWV 2012

In de tabel zien we ook dat er steeds minder aanbod komt op hbo- en wo-niveau, maar dat het aanbod op MBO-niveau en lager wél weer toeneemt. Een duidelijk tekortdus  aan hoogopgeleide it’ers.

Belangrijke vragen

Met de prognoses van de arbeidsmarkt scherp op het netvlies, is het voor it-managers zaak om nu zo snel mogelijk inzichtelijk te maken hoe hun ideale it-afdeling er uit ziet. Een eerste stap daarin is het in kaart brengen van de huidige situatie. Een aantal belangrijke vragen die hierbij beantwoord moeten worden zijn: 
– Hoe groot is de it-afdeling?
– Welke kennis en competenties heb ik in huis en zijn dat wel de juiste?
– Op welke functies is er veel verloop? Welke oorzaak ligt hieraan ten grondslag?
– Wat zijn de kosten van een wervingstraject?

Met het antwoord op deze vragen is het mogelijk om een juiste beslissing te maken over het werken met een vaste kern it’ers, met of zonder doorgroeimogelijkheden, of met een vaste kern in combinatie met een flexibele schil. Als er verloop is binnen de organisatie is het essentieel om hiervan de reden te kennen. Zo kan het zijn dat er onvoldoende doorgroeimogelijkheden zijn of dat de functie zelf niet uitdagend of belangrijk genoeg is. Hier kan dan verandering in gebracht worden of het kan een reden zijn om voor deze functie(s) te kiezen voor de flexibele schil. Dit geldt ook voor de wervingskosten. Misschien dat werving voor bepaalde functies heel kostbaar is, omdat het standaard moeilijk is om de juiste mensen te vinden of omdat er veel verloop plaatsvindt, waardoor je blijft werven. Ook dit kan doorslaggevend zijn bij de keuze voor vast of flexibel.

Nadat de huidige situatie inzichtelijk is gemaakt, is het zaak om een blauwdruk te maken van de toekomst. Wat zijn de doelstellingen van de it-organisatie voor de komende drie tot vijf jaar? En hoe zorg je ervoor dat je altijd beschikt over de juiste mensen, kennis en competenties?

Vertroetelen en loslaten

Als je kiest voor een flexibele schil, dan zijn er een aantal dingen belangrijk. Stel jezelf de volgende vragen:
1. Wat heb ik nodig binnen de organisatie dat nog niet binnen mijn vaste kern zit? Zowel op het gebied van hard als soft skills.
2. Hoe ga ik om met de borging van kennis?
3. Hoe groot mag de flexibele schil zijn?

Het kan zijn dat je vooral specialistische, technische kennis mist die je eenvoudig kunt aanvullen met kennis van een externe op basis van een detavastconstructie, inzet van zzp’ers of detachering. Of misschien is er wel genoeg kennis in huis, maar niet de aangewezen persoon om die kennis ook te vertalen naar de business. In dat geval kan een focus op soft skills uitkomst bieden.

Bij het werken met een flexibele schil speelt ook kennisoverdracht een belangrijke rol. Wil je dat de kennis uiteindelijk intern beschikbaar wordt gemaakt of zal je voor deze functie altijd met externen gaan werken en is het dan handig om steeds met dezelfde persoon te werken? Dit zijn vragen die je voor jezelf moet beantwoorden, maar ook in samenwerking met een eventuele externe dienstverlener. Wellicht dat zij de mogelijkheid bieden om de kennis bij hen te borgen. Of is het een oplossing om de externe een extra taak te geven: kennisoverdracht. Door dit als onderdeel van de opdracht te definiëren, is dit ook gelijk geregeld.

Om de ideale it-afdeling samen te stellen, moeten er een hoop vragen beantwoord worden over het heden en de toekomst. Door jou als it-manager, maar ook in samenspraak met de werknemers en eventuele externe dienstverleners. Wie heeft er ambitie, waar liggen groeimogelijkheden en wat wil de business. Als je weet wat de organisatie heeft en mist, weet je ook wie je met het oog op de toekomst moet vertroetelen of juist loslaten.

Dit artikel verscheen eerder in de IT People van neomax.