Deze blogserie bevat een introductie van samenwerken (deel 1), de voordelen van Sharepoint in deel 2, in deel 3 (dit deel) bespreken we de nadelen van Sharepoint en in deel 4 wordt ingezoomd op de mogelijkheden om de voorbereiding en inrichting van een tool als Sharepoint te optimaliseren.
Zolang de organisatie Sharepoint uitsluitend gebruikt waarvoor het gemaakt is, het uitwisselen van kennis en informatie via documenten die kunnen worden opgeslagen en beheerd in kleine groepen, is Sharepoint een prima product. En nogmaals nee, we hebben geen aandelen…
Sharepoint ondersteunt tevens de basisvereisten voor contentmanagement. Sharepoint wordt vaak ingezet met de intentie om ook documentmanagement of recordsmanagement (archivering) te introduceren. Basale functionaliteit hiervoor is aanwezig. Bij zwaardere of hogere eisen kom je als organisatie bedrogen uit. Voor documentmanagement en recordsmanagement gelden andere uitgangspunten. Sharepoint is wel een ecm-product, maar is wel een collaboration tool en géén ecm-suite. Het biedt geen totaaloplossing voor het enorme aanbod van opslaglocaties van informatie en documenten (denk aan e-mail, sharefiles, etc.).
Met deze informatie in het achterhoofd fronzen wij onze wenkbrauwen als we in ogenschouw nemen dat alle bedrijven op de top 500 van Fortune gebruikmaken van deze tool. Het beheer van de informatie in Sharepoint in een grotere context is een heel ander verhaal. De Shell’s en Ahold’s van deze wereld hebben zelf interne regels en moeten aan allerlei nationale en internationale voorschriften voldoen om hun kennis en informatie inzichtelijk te maken op het moment dat dit van hen gevraagd wordt. Beheer van informatie is dan geen bijzaak meer maar van levensbelang voor de organisatie. Bij overtreding van de afspraken zal de organisatie hoge kosten tegemoet kunnen zien als boete of grote reputatieschade kunnen oplopen.
Deel 3: de nadelen
Als een organisatie een collaboration tool zoekt, wat zouden dan de redenen kunnen zijn om géén Sharepoint te kiezen of niet alleen Sharepoint te kiezen?
1) Compliancy is niet voldoende geregeld in Sharepoint. Meer dan 60 procent van de organisaties die hebben deelgenomen aan een AIIM-onderzoek uit 2011 geven aan dat zij de informatie en documenten in de SP-sites ‘compliant' moeten maken. Het is niet 'out of the box' mogelijk in Sharepoint om de compliancy-regels zo te vertalen dat direct zichtbaar is of aan de regels wordt voldaan. Sharepoint biedt wel de mogelijkheid functionaliteit toe te voegen die ontwikkeld is voor een speciaal doel, koppelingen te maken met andere applicaties en dergelijke. Sommige organisaties zullen om aan de regels te voldoen dus tijd en geld moeten investeren.
2) Beveiligingsproblemen. Voor specifieke soorten informatie, met name gevoelige informatie, wil een organisatie waterdichte beveiliging hebben om te voorkomen dat onbevoegden toegang hebben, informatie kunnen inzien of wijzigen. Het intellectueel eigendom van de organisatie, klantinformatie, personeelsinformatie, juridische geschillen moeten onder alle omstandigheden uit handen blijven van de 'verkeerde' personen. Uit hetzelfde AIIM-onderzoek blijkt dat maar liefst in 61 procent van alle gevallen door medewerkers 'per ongeluk' misbruik gemaakt wordt van de afspraken. In Sharepoint kan dit misbruik bij gebruik van de 'out of the box'-applicatie niet goed voorkomen worden doordat het controlemechanisme op de afspraken niet aanwezig is.
3) Specifieke functionaliteit ontbreekt. Uit een onderzoek van AIIM uit 2010 blijkt dat tweederde van alle bedrijven waar Sharepoint draait behoefte heeft aan aanvulling op specifieke onderdelen. Op het moment dat de organisatie Sharepoint ook ter beschikking wil stellen in projecten waarin samengewerkt wordt met derde partijen, buiten de muren van de eigen organisatie, in het veld of onderweg, dan vereist dat extra functionaliteit die niet standaard is meegeleverd. In dat soort gevallen gaan bedrijven op zoek naar 'add ons' voor Sharepoint en wordt de oplossing vaak veel duurder, maar ook het beheer en soms het gebruik complexer.
4) In geïntegreerd informatiebeheer is 'out of the box' in de Sharepoint-omgeving niet voorzien. Het beheer van informatie is beperkt tot uitsluitend informatie die is opgeslagen in of op Microsoft-apparaten en -platforms. Dat werkt prima zolang de interne wereld en de externe wereld beperkt blijft tot mobieltjes, Microsoft-apparatuur en platforms. Het dagelijks proces staat samenwerken via Sharepoint dan in de weg.
5) Centraal rechtenbeheer wordt meestal afgedwongen door inrichting met behulp van groepen. Veel organisaties hebben in het verleden de inrichting van de sites en de onderliggende folderstructuur overgelaten aan iemand binnen de groep die met Sharepoint wilde werken. De rechten in de vorm van toegang tot de site en de folders zijn toegekend door een functioneel beheerder. De inzage van documenten, rechten om te bewerken of te verwijderen van documenten en het delen met specifieke andere deelnemers uit de groep kan de eigenaar van het document zelf bepalen (en dat gebeurt dus ook op grote schaal; als de eigenaar niet zelf rechten toekent gelden de rechten van de folder of documentbibliotheek). Zolang alle deelnemers in dienst blijven of binnen dezelfde groep blijven werken gaat dit goed. Vele documenten blijven na verloop van tijd onbeheerd achter en handmatig rechten aanpassen door de functioneel beheerder(s) is meestal onbegonnen werk.
6) Operationale efficiency verbetert niet. Door de structuur van de sites binnen Sharepoint ontstaan virtuele silo's met informatie. Alleen binnen die silo's zullen mensen de mogelijkheid hebben om kennis en informatie te delen. Tussen de silo's kan dat niet, hetgeen betekent dat een document (fysiek en niet virtueel) in meerdere silo's geplaatst moet worden als het voor meerdere groepen interessant is. Het idee van samenwerken in de organisatie is daarmee verkleind tot samenwerken in groepen binnen de organisatie.
Zelf afweging maken
Elke organisatie kan zelf de afweging maken op basis van deze plussen (deel 2) en minnen (deel 3). Nogmaals willen we nadrukkelijk stellen dat Sharepoint onder bepaalde omstandigheden heel geschikt is om te gebruiken. Toch is ook daarmee het hele verhaal nog niet verteld. Wat zijn dan die omstandigheden? Waardoor wordt het succes bepaald? In deel 4 meer over de voorbereiding, de inrichting en de keuzes die organisaties vooraf kunnen maken om ontevredenheid en teleurstelling te voorkomen.
Deze bijdrage kwam tot staand in samenwerking met Lisette de Haas, consultant bij Incentro.
Eerdere delen
Lees ook:
– deel 1, Collaboration tools: introductie van samenwerken
– deel 2, Collaboration tools: voordelen van Sharepoint
Beste lezers,
Naast dat er gevraagd werd om een reactie te geven, voel ik me ook geroepen dit te doen. Ik sluit me bij Anja aan en kan/wil geen technisch inhoudelijke discussies voeren. Jullie vallen onder andere over de term “collaboration tools”, hiermee scheppen we een verwachting. Logisch, het is de titel. In eerste instantie heette deze reeks “To SharePoint or not to SharePoint”, maar door Computable ingekort/veranderd. Misschien onze fout om hier niet achter aan te gaan.
Ik heb ruim 3 jaar werkervaring. Mijn opleiding stond in het teken van die bekende brug slaan tussen business en IT, de spilfunctie… geef het beestje een naam. Hier ging het inderdaad niet om de gekozen tool, maar om de behoefte van een organisatie. Praktijk wijst uit dat een organisatie niet altijd in staat is zelf een tool uit te kiezen (dochter neemt systeem over van moeder, directielid heeft bepaalde connecties, etc.). (Onze) ervaring wijst uit dat dit in veel gevallen SharePoint is. Ik heb ervaring bij klanten met de implementatie van SharePoint en Anja als opdrachtgever en projectleider.
Door mijn werkervaring, de jarenlange ervaring van Anja, het volgen van webinars via KM.com is het idee voor deze blogreeks ontstaan en vol enthousiasme hebben we dit geschreven. De reviewers waren het voor de publicatie met jullie eens dat dit geen reeks is om technische oplossingen te behandelen, maar dit is ook nooit ons doel geweest.
Deze reeks zou als handvat moeten dienen voor aandachtspunten van SharePoint. Natuurlijk dekt dit niet de gehele lading voor alle verschillende organisaties en is dit geen handleiding hoe SharePoint geconfigureerd moet worden. Ook dit is niet ons doel (en niet te doen).
De vragen die jullie stellen zijn terecht, als het de daadwerkelijke implementatie betreft. Zijn dat niet de vragen die een projectmanager (aangestuurd door ‘de manager’) moet stellen? Met een manager moet je niet inhoudelijk gaan discussiëren, daar ligt zijn/haar doel ook niet (dit ligt op een hoger niveau toch?).
Iedereen die hierop reageert heeft een ander referentiekader. Ik hoop dat jullie je bij het lezen van het vierde deel kunnen verplaatsen in iemand die al deze kennis en ervaringen niet heeft.
Lisette,
Als eerste welkom op de (harde) wereld van het bloggen en ik hoop dat je ondanks directe reacties het enthousiasme blijft houden om bijdragen te leveren. Je uitleg verklaard veel en als regelmatige bijdrager weet ik dat redactie nog weleens titels aanpast maar iets dat ook makkelijk te corrigeren is naar je publiek via een reactie zoals je hier nu ook doet.
Compliancy is niet voldoende geregeld in Sharepoint
Dit betekend dat de er een keuze voor een product is gemaakt niet op basis van de eisen en wensen
Beveiligingsproblemen
Dit kan worden afgevangen met Windows Right Management
Specifieke functionaliteit ontbreekt
Dit betekend dat de er een keuze voor een product is gemaakt niet op basis van de eisen en wensen
In geïntegreerd informatiebeheer is ‘out of the box’ in de Sharepoint-omgeving niet voorzien
Zie hier boven, met behulp van design is dit wel mogelijk
Centraal rechtenbeheer wordt meestal afgedwongen door inrichting met behulp van groepen
Dit is een implementatie fout waardoor dit dus kan voorkomen. De key van een goede SharePoint omgeving is een goede implementatie.
Operationale efficiency verbetert niet
Met behulp van Search kan er informatie gedeeld mits de rechtenstructuur voldoet.
@lisette/@anja
Dan denk ik toch dat jullie eens met de redactie om de tafel moeten. Als de redactie de titel verandert, met als effect dat je een aantal (zo blijkt nu, onterechte) opmerkingen krijgt op je artikel, dan klopt er iets niet in de manier van samenwerken met de redactie.
Beste Lisette,
Zoals Ewout, wil ik jou ook welkom heten op deze harde wereld. Het schrijven van een artikel vereist een bepaalde kennis en ervaring, iets wat door veel mensen onderschat wordt.
Als je terug kijkt naar de reacties die jullie eerder ontvangen hebben dan vraag ik me af waarom jullie dit onderwerp “ veranderen van de titel” niet eerder aangegeven hebben!? Waarom kregen jullie niet eerder door dat jullie je doel voorbij gingen, de verkeerde kant op? In plaats van dit corrigeren las ik over het niveau van opleiding (master of knowledge mnagement ) of publicaties op andere sites en senioriteit van de schrijfster om kracht bij dit artikel te zetten.
De oplossing was zeer simpeller, het wijzigen van de titel in wat het hoort te zijn! Door deze fout las iedereen dit stuk vanuit zijn paradigma iets wat totaal anders bleek te zijn dan jullie doel.
Veel succes verder
@redactie: misschien een domme vraag van mij, maar waarom krijgt een in mijn opinie de reactie van Henk 3 sterren? Ik vind de reactie niet duidelijk qua verhaal, niet duidelijk qua waarop precies de reactie over gaat. Daarnaast komt het bij mij over alsof hij hier een reactie enkel plaatst om reclame te maken. Als ik de voorwaarden zo lees in de voorwaarden sectie dan lijkt het me eerder verkapte reclame wat dus niet is toegestaan dan een 3 sterren reactie.