Scan Sys ontwikkelt en implementeert oplossingen om documentstromen te digitaliseren. Het softwarebedrijf uit Nootdorp werkt sinds januari 2012 met Exact Synergy Enterprise voor projectmanagement, CRM en workflows en Exact Globe Next voor de financiële processen.
Scan Sys neemt tussen de 120 en 150 projecten per jaar aan met een doorlooptijd van twee tot zes dagen. Daar is strak projectmanagement voor nodig. Met de software van Exact optimaliseert Scan Sys de kwaliteit van de bijbehorende processen. Dankzij de workflows binnen Exact Synergy Enterprise worden automatisch alle benodigde stappen doorlopen. Projecten lopen hierdoor soepeler en bovendien geeft de oplossing beter financieel inzicht. Scan Sys heeft voor 95 procent van zijn projecten een vaste prijs afgesproken. Maarten Terlingen, directeur van Scan Sys: 'Als wij langer over een project doen dan beloofd, zijn de kosten voor ons en niet voor de klant.'
Scan Sys heeft met Exact beter inzicht verkregen in de winstgevendheid, kosten en het verloop van projecten. Hierdoor is het gemakkelijker om de voortgang te monitoren. Terlingen: 'Iedereen werkt in hetzelfde programma. Daardoor kunnen zowel de projectmanager als de consultant bijvoorbeeld zien dat een developer bezig is met uitbreiding van de software. Er gaat dan gelijk een e-mail uit naar de projectmanager om te melden of de uitgebreide software beschikbaar is op de afgesproken deadline. Zo niet, dan kunnen we nu alvast bij de klant melden dat de levering wordt uitgesteld.'
Scan Sys profiteert ook van de integratie van de software, waardoor het niet langer nodig is gegevens dubbel in te voeren.
