Enexis beheert het energienetwerk in zeven provincies in Noord-, Oost-, en Zuid-Nederland. Het bedrijf is verantwoordelijk voor de aansluiting van ongeveer 2,6 miljoen huishoudens, bedrijven en overheden. Enexis heeft aanzienlijke besparingen gerealiseerd door de implementatie van een robuuste CMDB en het maken van een unieke rapportage-interface met behulp van de it-servicemanagementoplossing assyst van Axios Systems.
De uitdaging
Enexis had geen it-afdeling in de zuivere zin van het woord, zijn gehele infrastructuur was uitbesteed. In plaats daarvan is er een Afdeling Informatiemanagement met 130 medewerkers die werkt als een coördinatiecentrum tussen de verschillende business units en de outsourcers. De afdeling zorgt ervoor dat de business units tevreden zijn over de geleverde diensten en dat de kosten hiervoor marktconform zijn.
Een van de grootste uitdagingen in 2008 en 2009 was om alle it-systemen van het voormalige Essent te splitsen in twee bedrijven; en dat allemaal binnen achttien maanden. Een andere uitdaging was om controle te krijgen over de kosten en deze over de twee bedrijven te verdelen: de interne kosten om de infrastructuur te ondersteunen én de externe kosten van de outsourcers. IBM fungeert als host voor het grootste deel van de technische infrastructuur. Het technisch beheer van de it-infrastructuur wordt in 2010 overgedragen aan Getronics. Er zijn ook kleinere leveranciers voor technisch applicatiemanagement, programmeerwerk, etc. Het was dan ook met name een uitdaging precies vast te stellen welke onderdelen werden bediend, door wie en wanneer en aan welke van de twee bedrijven deze daadwerkelijk toebehoorden.
De oplossing
Om de infrastructuur in kaart te kunnen brengen en te begrijpen die is verspreid over de verschillende datacentra, moest Enexis het volledige inzicht krijgen over hun it-omgeving: hard- en software, de onderlinge afhankelijkheid tussen de CI's en deze koppelen aan de diensten die aan de markt worden geleverd. Om de controle te krijgen die was vereist voor de splitsing van de systemen werd besloten de Configuration Management Database (CMDB) te gebruiken die door de it-servicemanagementoplossing assyst van Axios Systems werd geleverd.
Frans Musters, informatiemanager bij Enexis, maakt al vanaf 2002 gebruik van assyst. Het aantal systemen en applicaties zijn in de loop der jaren gegroeid. Bij Enexis zijn momenteel circa vijfhonderd applicaties in gebruik. Frans Musters verklaart: 'Van deze applicaties werden er 33 gedeeld met ons voormalige hoofdkantoor van Essent. Dan is er nog SAP HR, ons inkoopsysteem, business warehouse applicatie, enz. die onderling allemaal interfaces hebben. We moesten al deze systemen volledig splitsen en de ondersteuningskosten toewijzen aan één van de twee bedrijven. Dat was inderdaad een enorm project!'
De eerste stap was om de controle te verkrijgen over het bestaande applicatieportfolio. Toen er een enkele informatiebron werd gemaakt, voldeed deze als backbone om de systemen te kunnen splitsen. Voor iedere applicatie is het nu mogelijk informatie aan te vragen van de versies die worden gebruikt en ook aanvullende gegevens, zoals de installatiedatum, informatie over licenties, gebruikers en de interfaces die er zijn met andere applicaties.
Een andere belangrijke stap was om te verzekeren dat de informatie over hardware, ontvangen van de outsourcer die deze onderhield, overeenkwam met die van Enexis. Dit was van essentieel belang om de servicekosten te kunnen splitsen.
'Nu verzamelen we gegevens van alle informatiebronnen en integreren deze in een verenigde, dagelijks bijgewerkte database', vertelt Musters. 'Een voorbeeld: de informatie over gebruikers wordt dagelijks uit SAP HR geïmporteerd en gaat naar assyst. Bovendien ontvangen we dagelijkse rapporten over het werkplekbeheer van IBM, onze outsourcer. De combinatie van deze twee verzekert dat de manager een overzicht ontvangt van de pc's die op zijn afdeling worden gebruikt en ondersteund.'
Gezien de omvang van Enexis leek het effectiever het gecentraliseerde management van apparatuur los te laten en in plaats daarvan de controle aan de lijnmanagers te geven. 'De lijnmanager had alleen de tools nodig om precies te weten welke items aan een bepaalde medewerker waren toegewezen, welke applicaties in gebruik waren bij hun medewerkers, wat de kosten daarvoor waren en hoe vaak deze werden gebruikt, etc.'
De rapportage die met gebruik van assyst werd ontwikkeld, levert al deze informatie en stelt de beslisser in staat een snelle scan uit te voeren van de applicaties die gedurende een bepaalde periode niet worden gebruikt. Daardoor is de manager vervolgens in staat dergelijke applicaties direct vanuit de rapportage 'Weg te klikken' en zo het gebruik ervan te annuleren. 'De manager ziet de gevolgen van deze beslissing direct terug in de kosten, hij zal een aantal dagen later een rapport over exploitatiekosten uitvoeren en zien dat deze zijn gedaald.'
De voordelen
Door een uitgebreide CMDB samen te stellen, kreeg Enexis een goed inzicht in alle applicaties en apparatuur die in gebruik waren. In combinatie met alle informatie die de assyst-CMDB omvat, heeft dit Enexis in staat gesteld een besparing te realiseren van ten minste één miljoen euro op jaarbasis.
Frans Musters maakt ter illustratie een vergelijking tussen twee regio's die precies dezelfde set verantwoordelijkheden hebben: 'Nu kun je twee afdelingsmanagers bij elkaar zetten om te bespreken waarom ze een verschillend aantal applicaties voor precies hetzelfde werk gebruiken. De managers worden door rapportages uit assyst aangezet tot nadenken over het gebruik van de software op hun afdelingen en de daaraan verwante kosten.'
assyst genereert ook rapporten via applicatie monitoring tools. Daarmee heeft het management een effectieve manier in handen om het gebruik van applicaties/licenties op hun afdelingen te volgen en zeker te stellen dat er niet voor applicaties wordt betaald die niet worden gebruikt.
Dankzij een beter beheer van apparatuur was Essent in staat het aantal pc's aanzienlijk te verminderen. Informatie over gebruikers wordt vanuit SAP HR naar assyst geïmporteerd waar het aan de apparatuur wordt gekoppeld.
Frans Musters verklaart: 'Een manager heeft de mogelijkheid een rapport uit te voeren met een overzicht van werkplekken die gedurende vier weken of langer niet werden gebruikt. Vervolgens kunnen ze analyseren of dit het gevolg is van ziekte of zwangerschapsverlof, of dat het een pc is die niet langer in gebruik is.'
Als dat laatste het geval is, zijn er specifieke workflows in assyst aangemaakt om de manager te autoriseren de werkplek met slechts één druk op een knop te annuleren. Vervolgens wordt de outsourcer geïnformeerd dat deze apparatuur niet langer support nodig heeft. De interface tussen assyst-CMDB en die van de outsourcer, IBM, werkt de informatie regelmatig bij en zorgt ervoor dat Enexis alleen voor de apparatuur betaalt die daadwerkelijk in gebruik is.
'Toen het CMDB-project werd geïnitieerd, ontdekten we dat er achthonderd pc's meer waren dan er medewerkers in het bedrijf waren', legt Frans Musters uit. 'Nu is dit aantal aanzienlijk gedaald, wat etekent dat we omvangrijke besparingen realiseren bij servicekosten, applicaties, support, etc.'
Herwonnen controle
Een andere kostenbesparing die veel moeilijker te kwantificeren is, werd bereikt door een beter management van de outsourcers. 'Bij de contractonderhandelingen moeten we bepalen hoeveel applicaties de outsourcer per jaar onderhoud. Indien de informatie over applicatie/licenties niet duidelijk is, zal de outsourcer proberen dit aantal zo hoog mogelijk in te stellen. Het is moeilijk te bepalen hoeveel geld we hebben verloren voordat we de volledige controle hadden over het aantal applicaties, pc's en gebruikers, maar nu hebben we een veel sterkere positie bij de contractonderhandelingen', legt Frans Musters uit.
Enexis is nu in staat rapporten uit te voeren op verschillende afdelingen, die aantonen hoeveel medewerkers er in totaal zijn en hoeveel pc's in gebruik zijn vergeleken met wat ze volgens de interne norm zouden moeten hebben; alles wordt in procenten gemeten.
