Sharepoint is in het segment van de collaboration tools de onbetwiste marktleider. Voor veel organisaties zal de keuze bestaan uit de afweging wel of niet gebruik te gaan maken van deze tool. Deze blogserie bevat een introductie van samenwerken (deel 1), de voordelen van het werken met Sharepoint (deel 2), de nadelen (deel 3) en de mogelijkheden om de voorbereiding en inrichting zo te doen dat er optimaal gebruik gemaakt wordt van Sharepoint (deel 4).
Deze blogserie heeft als thema het samenwerken binnen organisaties. De intentie van deze serie is besluitvormers in organisaties te ondersteunen bij het maken van een keuze voor een collaboration tool; een platform om op te kunnen samenwerken. De blogs zijn gebaseerd op onze eigen ervaringen (1) in de voorbereiding en invoering van dit soort tools. De technische implementatie draagt ons inziens niet bij aan dit doel en wordt om die reden dan ook achterwege gelaten.
Deel 1, introductie van samenwerken
Onder collaboration/samenwerken verstaan wij het delen van informatie binnen een afgeschermde omgeving en het kunnen werken aan dezelfde content om bij te dragen aan de uitvoering van een bepaald werkproces. Collaboration tools worden de laatste jaren neergezet binnen organisaties onder het motto 'en nu samenwerken'. Samenwerken is niet iets dat zich op deze manier laat afdwingen. Samenwerken heeft te maken met vertrouwen hebben in de kennis en kunde van de ander om goed om te gaan met het materiaal of de ideeën die worden gedeeld. Uit de ervaringen van de kennismanagement-hausse eind van de vorige eeuw weten we dat in theorie de logica van de delen heel helder is, maar de praktijk veel complexer en minder succesvol is. Een aantal organisaties heeft de houding van delen en samenwerken weten te incorporeren in de bedrijfscultuur, voor hen is het de gewoonste zaak van de wereld geworden. De meeste projecten op het gebeid van kennismanagement zijn echter na een aantal pogingen in organisaties een zachte dood gestorven.
Waar dat aan ligt? Er wordt te weinig op gestuurd, management geeft zelden het goede voorbeeld en de tools zijn zelden zo ingericht dat het samenwerken bevorderd wordt. Uit onderzoek van het Tijdschrift IT Management blijkt dat er in slechts 40 procent van de organisaties van respondenten met een beslissende of adviserende rol op dit gebied, beleid is geformuleerd op het gebied van samenwerken/kennisborging. Tegen deze achtergrond is het dan ook niet verwonderlijk dat organisaties in het begin delen en samenwerken aan documenten is ingericht op de stelling 'open tenzij', maar na een jaar blijkt toch het merendeel van de artikelen met rechten dichtgetimmerd. Vaak gebeurt dit zonder dat daar wezenlijk bezwaar in de organisatie tegen wordt aangetekend door het management.
Aanpassen managementstijl
Om beter gebruik te maken van de beschikbare informatie moet het samenwerken onderdeel worden van de bedrijfscultuur, wat in kan houden dat de managementstijl daarop aangepast moet worden om dit proces te bevorderen. Bij elke verandering binnen een organisatie staat het hele samenspel tussen de harde kanten (systeem, structuur en strategie) en de zachte kanten (medewerkers, skills, stijl en cultuur) van de organisatie onder spanning.
Om ons heen horen we steeds vaker mensen zeggen dat de organisatie waarvoor ze werken heeft gekozen voor een samenwerkingstool. Daar komen dan altijd vragen of opmerkingen achteraan in de vorm van 'of ik er iets mee kan, moet nog blijken' en 'we gaan samenwerken'. Het uitgangspunt is vrijwel altijd het kunnen bewerken, opslaan, archiveren en bewaren van documenten voor een bepaalde tijd. En wel zodanig dat alleen degene die het recht heeft om de informatie in de documenten te kunnen bewerken of inzien, hier de rechten voor heeft.
WSS en MOSS
Eén van de meest gebruikte samenwerkingstool is Sharepoint, de tool die Microsoft sinds het begin van deze eeuw in twee smaken levert: Sharepoint Foundation (voorheen Windows Sharepoint Services (WSS); de gratis versie) en Sharepoint (voorheen Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS); de betaalde versie). Sharepoint is wereldwijd de meest gebruikte collaboration tool en in Nederland ook onbetwist marktleider in dit segment.
Maar is het daarmee dan ook een goed product? Dat valt nog te bezien. Om daar een goed beeld van te krijgen, zetten we de voor-en nadelen op een rijtje. Ook dan mag dit een gegeven zijn, het succes voor de gebruikers wordt bepaald door de randvoorwaarden waaronder deze tools in de organisatie ingezet worden. Met de juiste voorbereiding en inrichting van de tool kan een hoop ellende en teleurstelling worden voorkomen.
Wat ook de conclusie van het lezen na de serie is over het wel of niet aanschaffen, de keuze die gemaakt wordt kan in elk geval op goede gronden worden gedaan en niet alleen maar omdat de organisatie 'een Microsoft-farm is' of we het 'toch al gratis in huis' hebben. De gebruiker van de tool verdient beter.
Volgende week deel 2: De voordelen van Sharepoint.
Deze bijdrage kwam tot staand in samenwerking met Lisette de Haas, consultant bij Incentro.
Jammer dat er bij ‘collaboration’ alleen gekeken wordt naar het delen van/samenwerken met documenten.
Uiteraard afhankelijk van de industrie waarin je zit kan (en zal) er op veel meer vlakken samengewerkt worden.
Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat een deel van de activiteiten in het buitenland laat ontwikkelen in een samenwerkingsverband. In dat wil je heel wat meer onderdelen delen dan alleen documenten.
Door onder andere ook je defect-tracking systeem, broncode-archief, testdatabase, planning, agile dashboard enzovoort te delen kun je pas echt optimaal samenwerken.
Microsoft heeft hier als oplossing Team Foundation Server voor ontwikkeld (welke overigens weer samenwerkt met Sharepoint).
Maar ook producten als collabnet sourceforge en IBM’s Rational Team Concert zijn hier heel goed toe in staat.
Met name deze laatste biedt, samen met de andere producten uit het IBM portfolio, een leuke oplossing voor CLM (collaborative lifecycle management).
(Nee, ik ben niet van IBM, maar wel enthousiast gebruiker van hun producten)
Ik sluit me bij PaVaKe aan, in dit artikel is de scope van collaboration tool zeer beperkt gedefinieerd.
De keuze van je collaboration suite is afhankelijk van de aard van je business en je behoefte! Ben je een software ontwikkelaar die samen werkt met ontwikkelaars in een team buiten je bedrijf (binnenland en buitenland) dan heb je zeker andere suite ( met o.a. instant messaging, agenda`s, contact management, file sharing, document management, web conferencing, portals, workspaces, en social media tools zoals forums) nodig dan een bedrijf dat ict-infra projecten doet.
Het lijkt me professioneler als er eerst naar de behoefte gekeken wordt en pas daarna opzoek gaan naar een product.
Share Point is een mooi product dat geschikt kan zijn voor sommige bedrijven maar hij heeft ook (afhankelijk van je behoefte) genoeg beperkingen. Wat er vaak vergeten/onderschat wordt is de benodigde kennis en ervaring voor het implementeren, onderhouden en ontwikkelen van Share Point binnen je organisatie! Als je dit vergeet dan ben je heel lang afhankelijk van je externe leverancier, iets wat je niet in de begroting van je project of je business case meegenomen hebt.
Ik kan helaas niet de link vinden tussen samenwerken, managementstijl en collebration tools(kan aan mij liggen, ben toe aan weekend)
Om beter gebruik te maken van de beschikbare informatie kun je ook de betreffende werkprocessen afhankelijk maken of opnemen in de functionaliteiten van je collaboration tool. Dit heeft naar mijn mening niks te maken met managementstijl.
Als je het over managementstijl en samenwerking hebt dan praten we over leiderschap 2.0 Dit is een ander discussie dan het gebruiken van collaboration tools:
https://www.computable.nl/artikel/opinie/management/4025171/2379250/tijd-voor-service-pack-1-voor-managers.html
Ik kijk uit naar de volgende delen van deze serie.
Het idee achter de serie is leuk, en het artikel is ook toegankelijk, maar ik mis een aantal dingen.
Naast het noemen van Sharepoint zie ik eigenlijk niets staan over: Sharepoint. Alleen dat het de onbetwist martkleider is (twee keer).
Ik heb door de tijd heen meerdere keren getracht het tot me te nemen omdat er geen geld mee verdiend kan worden, maar elke keer ben ik vreselijk afgeknapt op het product. De laatste keer dat ik een poging ondernam was met de komst van Office365.
Twee dingen die ik fundamenteel slecht vind aan Sharepoint zijn:
1) Het richt zich heel erg op functionaliteit, maar is gebruiksonvriendelijk, niet sexy, onoverzichtelijk en richt zich te weinig op het menselijke aspect.
2) Probeer eens samen te werken met mensen buiten de organisatie. Het is heel erg afgeschermt en leeft binnen zijn eigen eco-systeem. (en als je dan de titel van dit artikel erbij neemt…)
Nu loopt mijn kennis wellicht achter, maar in demo’s van anderen ben ik nog steeds verre van overtuigd…
Dit eerste deel is een introductie op samenwerken in organisatie met een standaard product als Sharepoint. Samenwerken is natuurlijk meer dan alleen het delen van documenten, maar binnen dit soort tools wel veelal het doel waarvoor deze worden gebruikt. Als master of knowledge management zou ik het graag anders zien, maar de praktijk laat zien dat dit groeiproces meestal moeilijk van de grond komt.
Natuurlijk is er meer op de markt te koop dan alleen dit product, er zijn tientallen producten waaronder de IBM suite of it-specifieke tools. Waar ik naar toe wil is het feit dat er binnen grote organisaties vaak met duizenden tegelijk mensen aangemoedigd worden om Sharepoint te gebruiken omdat de it-afdeling dit makkelijk en goedkoop kan doorvoeren.
De business is zich vaak helemaal niet bewust van de hetgeen ze mogen verwachten van een dergelijk tool, in het beste geval is er eerst een behoefte analyse geweest maar de praktijk is helaas weerbarstiger, de gebruiker wordt onder het motto ‘mond open en slikken maar’ opgezadeld met een product. Na verloop van tijd loopt dit meestal uit op een teleurstelling omdat de tool toch niet kan wat ervan gedacht was of omdat de kennis toch niet voldoende gedeeld kan worden. Allemaal hobbels waarover we in de volgende delen van deze blogserie terugkomen.
De serie helpt ‘de business’ bij het verkrijgen van overzicht, om op basis daarvan een afweging te kunnen maken voor of tegen Sharepoint; een soort mini-compendium voor de business om de discussie met de it-afdeling mee aan te gaan om SAMEN de afweging te maken. Als bonus pakt de business een aantal tips en trucs mee om bij de voorbereiding en inrichting van welke collaboration tool dan ook toe te passen zodat binnen de mogelijkheden van de applicatie/suite het optimale bereikt wordt.
Collaboration met alleen Sharepoint is misschien wat mager. Sharepoint is een ‘fancy overlay’ van een fileshare (kan je ook heel goed in samenwerken) met een draak van een Interface uit ‘1983’. Nadat het volgens mij eerst een Bleeder in de portfolio van Microsoft is geweest neemt het na een aantal versie updates, niet wereldschokkend, een prominentere plaats in de strategie. Dat zie je aan Office 2010.
Echter pas vanaf de 2013 suite met Office 2013, Lync 2013, en sharepoint 2013 gaat het pas aan de verwachtingen (althans die van mij) die vanaf dag één bestaan voldoen. En na de marktintroductie hoop ik dat ik aangenaam wordt verrast door de integratie.
Je kan dan eindelijk integraal samenwerken met alle tools in een multimedia omgeving. Nu dit nog toegankelijker maken voor de iOS- en Android-producten (eigen Microsoft-apps) en het begint hopelijk wat te worden. Eigenlijk doorloopt sharepoint het hele traject van overgenomen producten, na tien jaar beging het tekenen van volwassenheid te tonen.
Samenwerken met documenten is de ‘laagste vorm’ van samenwerking, uiteindelijk gaat het natuurlijk om multi -domein, -media, -organisatie ‘federatief’ samenwerken in de breedste zin.
@Anja
Het zou mij helpen als je duidelijk kunt maken wat je onder ‘de business’ verstaat.
Een research afdeling van Organon, een R&D-afdeling die wafer steppers ontwikkelt, een ministerie van Justitie of een grote internationale bank. Allemaal kan ik ze als een business bestempelen, maar de behoeften kunnen onderling aanzienlijk verschillen.
Beste Anja,
Ik kan je even niet volgen, dat kan te maken hebben met het feit dat ik op dit gebied geen ontwikkeling meegemaakt heb of het gebrek aan een status zoals master of knowledge mnagement!
Aan de ene kant geef je aan dat je met deze serie de business (wie en wat is de business volgens jou?) wil helpen bij het kiezen van een collaboration-oplossing en aan andere kant richt je dit en de aankomende artikelen (uit deze serie) op voor- en nadelen van Sharepoint!
Als je deze artikelen baseert op hoe een organisatie haar besluittraject zou moeten opzetten, welke elementen/onderwerpen belangrijk zijn om in dit traject op te nemen, hoe ze dit traject kunnen doorlopen om uiteindelijk tot een collaboration-oplossing die bij de organisatie past te kunnen komen dan kunnen ze zelf in hun zoektocht er achter komen of Sharepoint voor hen een goede oplossing is of niet! Dit is heel anders dan Sharepoint centraal stellen en de zaken erom heen(voor en nadelen, benodigdheden etc) bespreken.
M.a.w. je visie zou je los moeten trekken van het product.
De besluitnemers (dat noem ik geen business) hebben meer aan een advies rondom het opbouwen van een degelijk traject dan de beschrijving van voor en nadelen van een product, denk ik!
@Anja: Marktleider twee keer noemen in een blog is wat overdreven. Ik snap wel dat de 1e alinea volgens het pyramide schrijf model een soort samenvatting moet zijn van het geheel, echter zo lijkt het wel alsof je Microsoft aandelen hebt. Verder een prima blog, en ik kijk uit naar het vervolg.
> Jou (laatste alinea van je) reactie had misschien opgenomen moeten worden in het artikel zelf waardoor het direct wat duidelijker was geweest.
@Pevake: TFS is inderdaad ook een broncodemanagementtool van Microsoft. Nintex is een leuke Workflowtool, Quest heeft webpparts. IBM heeft Search web parts. EMC heeft Documentum integraties.
Je snapt wat ik wil zeggen? Er zijn honderden, zo niet duizenden leverancies (al dan niet voor de volle 100% eigendom van Microsoft) die add-ons (en complete geintegreerde oplossingen) hebben voor SharePoint. Echter je kan niet in elke blog over SharePoint praten over alles wat in de markt aanwezig is aan tools. Hooguit dat het goed (of niet) aansluit o p web standaarden en dat het (al dan niet goed) uitbreidbaar is.
@Reza: Helemaal ben ik het eens met de zin: “Het lijkt me professioneler als er eerst naar de behoefte gekeken wordt en pas daarna opzoek gaan naar een product.”
@Henri: Ik denk dat je een paar ontwikkelingen inderdaad hebt gemist als het gaat over samenwerken buiten het eigen eco-systeem. Mede met komst van Office 365 en ook andere vormen van “koppelingen van eco-systemen” is het tegenwoordig (welliswaar lastig qua initiele setup, maar zeer bruikbaar voor eindgebruiker) mogelijk om nieuwe vormen van authenticatie, identificatie te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat (inderdaad zolang je op het Microsoft vlak of 1 van de ondersteunde koppelvlakken blijft) je informatie kan delen en samen aan informatie kan werken als het ware dat alles 1 eco systeem is. Zelfs het “zeer betrouwbare” facebook login kan gebruikt worden om in te loggen of SharePoint informatie delen. (Al vanaf SharePoint 2010 en ook in 2013)
Het al dan niet sexy en gebruikersvriendelijk zijn van de SharePoint applicatie is toch echt iets van smaak en inrichting. Ik heb meerdere malen gezien dat het sexy en gebruikersvriendelijk kan zijn. Daarnaast zie je ook steeds vaker dat grote bedrijven het zelfs als internet facing publishing site gebruiken. (zoals http://www.douweegbertsenmeer.nl)
Qua marktleider: zie mijn eerste reactie naar Anja.
@Willem: Jou reactie “Collaboration met alleen Sharepoint is misschien wat mager. Sharepoint is een “fancy overlay” van een fileshare (kan je ook heel goed in samenwerken) met een draak van een Interface uit “1983”.” vind ik erg kort door de bocht. Er zijn out of the box veel dingen die je met SharePoint wel voor elkaar kan krijgen wat je met een fileshare niet voor elkaar kan krijgen. De huidige SharePoint versie is zeker niet uit 1983 o.i.d., maar prima voor een paar jaar terug. De 2013 variant voldoet weer helemaal aan de huidige tijd.
@allen, ik hoop niet dat iemand zich persoonlijk aangesproken voelt. Ik weet van mezelf dat ik af en toe best kort door de bocht reageer. Echter negatieve smaak rondom SharePoint veroorzaakt door (volgens mij) voornamelijk oude en/of slechte implementaties van SharePoint mogen niet de hoofd reden volgen om SharePoint bij voorbaat af te schieten. Als IT-er die “altijd Control+Alt+Delete propogeert ;-)” heb ik veel goede implementaties voorbij zien komen die er sexy uitzagen, helemaal van deze tijd. Inclusief goede tools om SharePoint heel sexy in te zetten voor papierloosvergaderen op een tablet.
Natuurlijk zijn er ook slechte implementaties, maar als SharePoint “evangelist” probeer ik me voornamelijk in positieve sfeer te blijven.
@Reza: Voor de verandering ben ik het volledig met je eens!
@Michiel: Ik vind je reactie goed onderbouwd en prettig om te lezen, wellicht ben je al redelijk ervaren om kort door de bocht met positief te combineren.
Maar wat ik niet goed uit je verhaal kan opmerken en waar je wellicht wel een antwoord op kan geven is dit: Stel ik heb een bedrijf en gebruik Sharepoint intern. Kan ik anderen toegang tot mijn platform geven op basis van hun bijvoorbeeld hun Facebook account? Of moet ik een betaalde user aanmaken op mijn sharepoint en Facebook als erkende identificatie methode toestaan? Het lijkt er in mijn ogen op dat als je twee bedrijven hebt met Sharepoint en die willen samen dingen delen dat ze dus ook een counterpart account nodig hebben bij de ander en dat beide accounts betaald moeten worden?
Aanvulling op mijn @Michiel.
Force.com i.c.m. Salesforce kun je ook sexy maken. De nodige inspanning hiervoor staat helaas niet in verhouding met elkaar. Sexy is vaak heel duur en dan dus alleen maar weggelegd voor de vermogende bedrijven. Hoe zit dat met Sharepoint? Als je Bob de Bouwer hoor “Kunnen wij het maken? Nou en of” Kunnen ze het inderdaad, maar de manier waarop….
Zo hoor je vaak ‘met ons product kun je alles’, dat is strikt genomen wel eens waar, maar om er bepaalde dingen mee te doen moet je hemel en aarde bewegen…