Fuseren heeft veel voeten in de aarde (3)

Een organisatie laat zich ondersteunen door allerlei applicaties. Deze verwerken de ingevoerde data tot informatie zodat medewerkers ondersteund worden in hun taak en dat een organisatie kan beschikken over sturingsinformatie. Het geheel aan applicaties en de onderlinge communicatie of informatie-uitwisseling noem ik het applicatielandschap. Dit landschap bepaalt de mate van beheerinspanning en beheerkosten.

Het applicatielandschap bepaalt ook in hoge mate welke onderliggende ict-infrastructuur nodig is en de daarbij behorende procedures en processen. Om die reden is het van belang dat de optimalisatie start met het applicatielandschap waardoor ook indirect de onderliggende ict-infrastructuur geoptimaliseerd wordt en leg je daarmee verder een gezonde basis voor de rest van het optimalisatie-programma.

Scope van de applicatie-optimalisatie

Applicatie-optimalisatie omvat het terugbrengen van het aantal functies die min of meer dubbel voorkomen in de verschillende applicaties. Ook het terugbrengen van het aantal instances van een applicatie of database valt onder applicatie-optimalisatie. En tot slot valt binnen dit bestek ook het terugbrengen van de interfaces tussen applicaties en het verminderen van api's.

De applicatie-optimalisatiemaatregelen

Eén van de mogelijkheden om het applicatielandschap te optimaliseren is door de bestaande applicaties te integreren met een ‘enterprise service bus' waarop diverse applicaties aanhaken om zodoende de onderlinge communicatie of informatie-uitwisseling te bevorderen. Zo'n oplossing biedt vele voordelen en voorkomt dat een organisatie steeds maar interfaces moet ontwikkelen om applicaties met elkaar te laten praten. Deze oplossing past goed in organisaties waar het applicatielandschap erg breed is en de primaire applicaties moeilijk met elkaar kunnen communiceren en niet (op korte termijn) vervangen kunnen worden.

Een andere oplossing die ik bepleit is het consolideren van applicaties. Met andere woorden, onderzoek of het huidige landschap aan applicaties vervangen kan worden door een erp-software oplossing bestaande uit een variatie aan modulen en workflows. Voorbeelden zijn SAP en Oracle.

Erp-oplossingen bieden veel voordelen. Alhoewel de investerings-kosten hoog zijn van een erp-oplossing maken de relatief lage operationele kosten dit ruimschoots weer goed omdat de beheerinspanning laag is (minder patchmanagement en softwareonderhoud, verbeterde service levels en beveiliging, verhoogde gebruik van serverresources, verhoogde standaardisatie en tot slot hogere betrouwbaarheid en beschikbaarheid). Ook is de kwaliteit van de informatievoorziening makkelijker te handhaven. Immers de data wordt centraal opgeslagen en toegankelijk gemaakt via één applicatie. Dit wordt nogeens versterkt wanneer je een bi-tool en/of rapportgeneratortool koppelt aan de erp-oplossing. De keerzijde van een dergelijke oplossing is dat de specifiek gemaakte functies vervallen en de organisatie krijgt daarvoor slechts ‘best-of-breed'-functies.

De impact op de organisatie van een dergelijke vervangingsoperatie is groot en het verdient aanbeveling dat een consolidatie van applicaties bijvoorbeeld samen te laten gaan met het moment waarop een of meerdere applicaties aan het einde zijn gekomen de lifecycle.

Het consolideren van applicaties houdt in dat eerst de informatiearchitecten in samenspraak met de functioneel-/applicatiebeheerders en de business bespreken en onderzoeken wat de huidige en toekomstige informatiebehoefte en het daarbij behorende datamodel voordat overgegaan wordt op een erp-oplossing.

Nadat de Informatiearchitect de informatiebehoefte in kaart heeft gebracht dient de Enterprisearchitect de optimale specificaties op te stellen. Het gaat dan om het opstellen van de non-functionele (onder andere performance, onderhoud, veiligheid, betrouwbaarheid) en de technische specifiaties (bandbreedtegebruik, dataopslag) waardoor later de infrastructuurspecialisten de infrastructuur optimaal op de erp-oplossing kunnen instellen.

Een andere vorm van consolidatie is het virtualiseren van applicaties. Dat wil zeggen één host draait meerdere gastsystemen die ieder een applicatie draaien. Daardoor kunnen op één hardwaresysteem meerdere applicaties draaien, ieder in hun eigen omgeving. Hierdoor nemen het aantal applicaties niet af, maar wel het aantal servers met hun eigen bedrijfssysteem, waardoor de operationele beheerlast afneemt. Virtualisatie kent verschillende vormen en elke vorm heeft zijn eigen voordelen. Het voert hier te ver om alle vormen te behandelen.

Standaardiseren applicaties

De doelstelling van het consolideren is om met zo min mogelijk applicaties maximale functionaliteit te bieden. Zoals gezegd brengt een sterk geconsolideerd applicatielandschap de beheerlast omlaag. Een andere maatregel die in het kielzog van applicatie-consolidatie ligt is standaardisatie.

Standaardisatie zorgt ervoor dat configuratie-instellingen en naamgeving van applicaties en objecten zoveel mogelijk hetzelfde zijn. Dit leidt tot verlaging van de beheerinspanning en maakt het automatiseren van de taken die samenhangen met het gebruik en beheer van applicaties makkelijker. Een vorm van standaardisatie is single signon. Single signon in combinatie met password provisioning levert een significante bijdrage tot verlaging van de support. In sommige gevallen kan 20 procent van alle calls op een helpdesk teruggebracht worden. Het verdient aanbeveling om gelijk na de exercitie van de applicatie-consolidatie te starten met het standaardiseren van de applicaties om vervolgens daarna verder te gaan met de andere vormen van optimalisatie zoals standaardisatie en concentratie van de hardware c.q. infrastructuur en centralisatie van de processen en organisatie.

Het optimaliseren van de applicaties is één onderdeel van een allesomvattend optimalisatieprogramma om de complexiteit te reduceren in de ict. Het volgende en tevens afsluitende artikel gaat meer in op het optimaliseren van de infrastructuur, processen en organisatie.