Succesvol nearshoren: hoe doe je dat?

De klassieke dooddoener dat deze vraag niet zo makkelijk is te beantwoorden, gaat al geruime tijd niet meer op. Volwassen nearshore software-ontwikkelbedrijven hebben samen met hun opdrachtgevers namelijk zo veel ervaring opgebouwd dat ze succesvol kunnen samenwerken in iedere situatie die voldoet aan een beperkt aantal randvoorwaarden.

Na een korte opsomming van die randvoorwaarden wil ik laten zien zien dat het antwoord op onze vraag helemaal niet complex is. Vervolgens zal ik één aspect ervan wat nader beschouwen: de optimale verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden – zowel tussen nearshore-partner en opdrachtgever als binnen de nearshore-organisatie. Dat allerlei projecten half of volledig mislukken, toont niet alleen aan dat onze branche wordt geteisterd door goede bedoelingen en incompetentie. Ook graaizucht en cultuurverschillen eisen hun tol. Het zijn volstrekt normale verschijnselen in iedere markt en helaas ook in onze vrij jonge, wereldwijde markt van outsourced software-ontwikkeling. Een gewaarschuwd mens telt voor twee.

Randvoorwaaarden

Succesvol nearshoren is mogelijk zodra de situatie voldoet aan randvoorwaarden op drie gebieden. Allereerst dienen de processen in beide organisaties volwassen, inzichtelijk en transparant te zijn. De nearshore-aanbieder moet eenvoudig kunnen laten zien hoe zaken als projectmanagement, broncodebeheer, testcycli en versiebeheer zijn ingeregeld en hoe het geheel van ontwikkelprocessen per opdrachtgever wordt afgestemd op de behoeften van diens organisatie. HRM en kwaliteitsbeleid moeten helder en samenhangend in het geheel van ontwikkelprocessen zijn geïntegreerd.

Ten tweede dienen de beide organisaties een zekere volwassenheid hebben bereikt. Aspecten als professionele rapportagecycli, goed geïntegreerd kennismanagement, voldoende schaalgrootte en een effectieve indeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn onmisbaar in een goed uitgebalanceerde samenwerking. Daarnaast is een zekere ict-kennis aan de kant van de opdrachtgever onontbeerlijk.

Cruciaal is ten derde dat de bedrijfscultuur van de nearshore-partner aansluit bij die van de opdrachtgever. Het klantteam van een goede nearshore-aanbieder vindt de golflengte van de opdrachtgever op basis van een strikt kwaliteitsbeleid, de juiste skillsets en bovengemiddelde communicatieve vaardigheden. Onmisbaar zijn daarbij de wil én het vermogen om een relatie op te bouwen die beide partijen op de lange termijn meerwaarde oplevert – en niet te kiezen voor mogelijk gewin op de korte termijn.

Taakverdeling

Wie zijn oor te luisteren legt, ontdekt dat nearshore-projecten op ieder van deze drie terreinen in de problemen raken of volledig mislukken. Wie bij het selecteren van een nearshore-aanbieder echter geen genoegen neemt met mooie verhalen maar de feiten laat spreken, kan vrij eenvoudig beoordelen of aan de noodzakelijke randvoorwaarden wordt voldaan en of een succesvolle samenwerking haalbaar is. Hoe onderscheidt een volwassen nearshore-partner zich nu precies in die optimale afstemming van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden?

Match de processen

Allereerst beschikt de succesvolle nearshore-partner over de flexibiliteit om de opdrachtgever te laten meekijken zoals deze dat wenst. De setting alsmede het detailniveau en de frequenties van de rapportages moeten passen bij het ontwikkelproces van de betreffende organisatie. Daardoor kan de opdrachtgever het proces precies op het gewenste detailniveau en op de gewenste manier aansturen.

Tegelijk is het cruciaal dat de nearshore-partner de verantwoordelijkheid neemt voor de kwaliteit en de efficiency van het nearshore-ontwikkelproces. Enigszins afhankelijk van de gemaakte keuzes tussen modellen als fixed price/fixed date danwel time/material betekent dit enerzijds dat de opdrachtgever zich met regelmaat committeert aan formele tussenstappen en anderzijds dat hij desgewenst wordt afgeschermd van bijvoorbeeld diepgravende technische gedachtenwisselingen over achterliggende mogelijkheden – tenzij daar relevante keuzemogelijkheden uit ontstaan. Want in dat geval is de betreffende specialist gewoon beschikbaar en aanspreekbaar.

Werk projectmatig

Om – ten derde – kwaliteit, budget en planning te kunnen garanderen, verdient een projectmatige aanpak met een projectleider binnen het nearshore-team in vrijwel alle gevallen de voorkeur. Deze projectleider is een ervaren ontwikkelaar die behalve over de juiste technische kennis beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Hij zorgt voor de juiste (mix van) competenties en kennis binnen het team. Dankzij voldoende schaalgrootte kan hij snel op- en afschalen zodra dat nodig is.

De projectleider is verantwoordelijk voor het micromanagement en bepaalt wie wat wanneer op welke manier doet. De opdrachtgever blijft hierdoor tevens verschoond van problemen als ziekte en verloop, al is het essentieel dat hij de opgegeven cijfers terzake tijdens het selectieproces terdege verifieert door referenties te bezoeken. De projectleider is verantwoordelijk voor de output en de opdrachtgever heeft in hem één aanspreekpunt, zoals u bij de bouw van een huis ook liever praat met één aannemer dan met timmerlieden, metselaars, installateurs, tegelzetters en alle andere vaklieden afzonderlijk – hoe onmisbaar ieder van hen op zich ook is.

Incasseer meerwaarde

Samenvattend: binnen de genoemde noodzakelijke randvoorwaarden kan iedere volwassen nearshore-organisatie succesvol samenwerken met opdrachtgevers die het ontwikkelen van software geheel of gedeeltelijk willen uitbesteden. De nearshore-aanbieder die de taken en verantwoordelijkheden goed verdeelt en bovendien systematisch investeert in kwaliteit, expertise en de persoonlijke ontwikkeling van zijn medewerkers, beschikt mijns inziens over een solide basis voor succes. Zodat opdrachtgevers hun garanties op budget, planning en kwaliteit kunnen omzetten in klinkende meerwaarde.