Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) rondt met het aantrekken van KPN als de enige werkplek- en netwerkbeheerder de grootschalige vernieuwing van de ict-infrastructuur af. In het aanbestedingstraject koos het UWV voor het eerst de concurrentiegerichte dialoog. Een aanpak die volgens de uitvoeringsorganisatie voor herhaling vatbaar is: het bestek wordt er beter en realistischer door.
De mono-uitvoeringsorganisatie startte in het najaar 2010 een complexe aanbesteding voor kantoorautomatisering, werkplek- en netwerkdiensten (KWN) die eind juni eindigde met een gunning aan KPN Corporate Market. Complex, omdat UWV in de huidige, oude situatie met verschillende omgevingen en een aantal beheerpartners werkt, onder andere omdat het voormalige CWI (Centrum voor Werk en Inkomen) in 2009 werd ingevoegd bij het UWV. De uitvoeringsorganisatie heeft voor de kantoorautomatisering te maken met KPN Corporate Market (voorheen Getronics) en Atos (CWI). Het netwerkbeheer ligt nog in handen van KPN Corporate Market en Tele2.
Vernieuwing
De complete vernieuwing van de dienstverlening rond de twintigduizend werkplekken en het netwerk is het sluitstuk van de nieuwe it-infrastructuur bij het UWV. 'Daarmee ronden we ook de integratie van het CWI in het UWV af', zegt chief information officer Frans Haverkamp. 'KPN wordt de enige beheerder. We hebben nog wel een transitietraject van 1,5 jaar uitgetrokken waarin de bestaande diensten van Atos en Tele2 worden overgezet naar KPN. Op 31 maart 2013 is KPN de enige leverancier van alle diensten in ons KWN-domein. De transitie is eind 2013 geheel afgerond.' Hij verwacht dat KPN in dit verband ook de rol van Scholten Awater als hardwareleverancier op zich kan nemen.
Het contract met KPN heeft een looptijd van vijf jaar en zeven maanden, met een verlengingsoptie van maximaal zes jaar. De precieze waarde geeft het UWV niet vrij; Haverkamp spreekt wel van een bedrag dat substantieel groter dan is 100 miljoen euro.
De UWV-dialogen
Met het terugbrengen van het aantal leveranciers wil de uitvoeringsorganisatie de complexiteit van de dienstverlening verminderen, de aansturing verbeteren en de kosten reduceren. Om deze ambities in goede banen te leiden koos het UWV ervoor om de niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure via de concurrentiegerichte dialoog te laten lopen. Een manier die nog niet vaak door overheidsinstanties is toegepast, vertelt projectleider Mike van Wonderen van het UWV. 'Voor zover ik weet alleen door het IND en Rijkswaterstaat.'
Hij legt uit dat het UWV bij deze aanbesteding eerst een aantal ict-leveranciers heeft uitgenodigd om te praten over haalbare doelstellingen. Naar aanleiding daarvan is een geschiktheidstoets opgesteld. 'We zijn met zeven leveranciers begonnen; na deze toets vielen er twee af. Vervolgens hebben we een raamwerk opgesteld waarin we aangaven aan wat voor dienstverlening wij dachten. De diensten stonden voorop, niet de technologische specificaties.'
Er vielen vervolgens nog twee partijen af die met het raamwerk minder goed uit de voeten konden. Met de drie overgebleven partijen – Capgemini, HP en KPN – werden vervolgens dialoogrondes gevoerd. Daarin bespraken de partijen afzonderlijk met het UWV de huidige ict-ontwikkelingen in relatie met wat voor de uitvoeringsorganisatie de beste aanpak zou kunnen zijn om intern goede beheerdiensten te kunnen aanbieden. Deze rondes leidden uiteindelijk tot een definitief programma van eisen, waarop de drie partijen hun aanbieding konden bepalen en insturen.
Winkel moet open blijven
Volgens Van Wonderen is het aan de hand van deze methode, waarbij er intensief overleg plaatsvindt tussen opdrachtgever en potentiële opdrachtnemers, mogelijk een bestek aan te scherpen. Om uiteindelijk een betere afstemming tussen vraag en aanbod tot stand te brengen. 'Het zijn wel tijdsintensieve trajecten. Ik schat in dat we per leverancier zo'n twintig sessies hebben gehouden. Uiteindelijk kwamen we tot een definitief bestek. De drie leveranciers stuurden op basis hiervan hun aanbieding in. Die hebben we vervolgens in een aantal workshops besproken en met elkaar vergeleken.'
De projectleider stelt vast dat de door het UWV gekozen route een andere is dan de gangbare weg van 'rfi – rfp – initial offering – contract'. Het is geen doorsnee aanbesteding. 'Onze ervaring is dat door de opzet de betrokkenheid van zowel opdrachtgever als aanbieder bij de aanbesteding groot blijft. Het is geen klinisch en juridisch doortimmerd traject geworden.' De uitvoeringsorganisatie schakelde een aantal adviesbureaus in om het traject te begeleiden: eerst Quint en in een later stadium Equaterra/KPMG.
Een belangrijk uitgangspunt van de KWN-aanbesteding is dat het UWV de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de informatiehuishouding wil opvoeren. 'UWV bevindt zich in een kwetsbare fase, omdat de dienstverlening aan burgers vrijwel volledig wordt gedigitaliseerd', zegt cio Haverkamp. 'Er worden veel hogere eisen aan onze ict-omgeving gesteld; we gaan ook over van een 9 tot 5 naar een 24×7-dienstverlening. Dat doen we stapsgewijs. We moeten samen met KPN en andere partners twintigduizend werkplekken omvormen terwijl de winkel open blijft voor cliënten. Dat is een ingewikkelde en boeiende operatie met als grote uitdaging: nul uren uitval voor de eindgebruiker.'
Niet uitknijpen
In het kader van de bezuinigingen speelde kostenverlaging een centrale rol in de KWN-aanbesteding. De business case in het bestek ging uit van een verlaging van de tco (total cost of ownership) met 40 procent. Scherp ingezet, erkent Mike van Wonderen, maar, in de ogen van het UWV-tenderteam, realistisch gezien de dalende tarieven van de afgelopen jaren en het feit dat een leverancier met de schaal van het UWV (twintigduizend werkplekken) voldoende volume krijgt om een renderend aanbod te doen.
'We beseften ons terdege dat het voor een leverancier wel een interessante opdracht moest blijven', vult Haverkamp aan. 'Anders krijg je spanning op de relatie en gaat de leverancier aan 'upselling' doen: alles wat maar op meerwerk lijkt, direct factureren. Onze tco-doelstelling hebben we ook in de concurrentiegerichte dialoog op tafel gelegd. Uit die gesprekken is een financieel verantwoorde uitvraag naar voren gekomen. We wilden geen uitgeknepen leverancier aan het startschot.'
