Vanaf april 2010 werd er in Europa gefaseerd gestart met de invoering van het huidige Excise Movement and Control System (EMCS), om het vervoer en de opslag van accijnsgoederen tussen lidstaten beter te kunnen controleren. De belangrijkste verandering hierbij was de overgang van papieren naar elektronische aangiften. Van Uden Logistics koos na een selectietraject voor Kewill voor de afwikkeling van EMCS.
Van Uden Logistics is een full service logistieke dienstverlener die in Nederland een vooraanstaande marktpositie heeft verworven in de food en beverage sector. De logistieke dienstverlener heeft ruim 150.000 vierkante meter opslagruimte op vijf locaties in Nederland. De operationele activiteiten zijn afgestemd op opslag, handling, transport en distributie van food en beverage producten. Op twee locaties worden ook non-food producten verwerkt. De organisatie heeft meer dan vierhonderd medewerkers in vaste dienst en dagelijks ruim honderdvijftig wagens op de weg in de Benelux, waarvan tien 'langere en zwaardere vrachtautocombinaties (LZV’s)'. Er worden jaarlijks ruim 1,4 miljoen pallets en rolcontainers in het warehousing- en distributienetwerk verwerkt.
Van Uden Logistics is de grootste divisie van de Van Uden Group en is uitgegroeid tot een leidende aanbieder van logistieke oplossingen. Sinds januari 2011 worden de activiteiten samen met zusterdivisie Van Uden Forwarding uitgevoerd, waardoor ook import en export aan het portfolio is toegevoegd. Deze bundeling van krachten was een logische stap en creëert een multimodaal, breed en geïntegreerd dienstenaanbod. Van Uden Logistics kan zo organisaties op het complete logistiek gebied ontzorgen.
Jaarlijks worden er tienduizenden zendingen verwerkt binnen het Excise Movement Control System (EMCS), waarbij de verdeling tussen ontvangsten en orders ongeveer gelijk is verdeeld. De uitgaande orders worden naar meer dan honderdvijftig landen uitgeleverd. De waarde van die zendingen, gedeeltelijk veraccijnst, is aanzienlijk. De focus ligt dan ook op risicobeheersing via controles en automatisering.
Aanloop
Vanaf 1 april 2010 werd er in Europa gefaseerd gestart met de invoering van het huidige EMCS, om het vervoer en de opslag van accijnsgoederen tussen lidstaten beter te kunnen controleren. De belangrijkste verandering hierbij was de overgang van papieren naar elektronische aangiften. Vanaf 1 januari 2011 konden marktpartijen uitsluitend nog elektronisch aangifte doen. Voor een aantal landen, waaronder bijvoorbeeld Oostenrijk, werkte Van Uden Logistics vanaf de start in het persoonlijk domein van de Belastingdienst. Als een van de laatste landen in Europa is Nederland met de invoering van EMCS gestart. Jörg Bruijn, Excise Services manager bij Van Uden Logistics, zegt hierover: 'We zijn dan wel als laatste land begonnen, maar de implementatie is goed verlopen en we hebben weinig obstakels ervaren. Eind 2009 zijn we gestart met een intern onderzoek naar de impact van EMCS op de logistieke processen binnen onze organisatie. EMCS bleek dusdanig specifiek en cruciaal voor ons, dat we de implementatie projectmatig hebben aangepakt.'
Van Uden Logistics koos na een selectietraject voor Kewill voor de afwikkeling van EMCS. 'Van Uden Logistics verwerkt grote volumes alcoholhoudende goederen met een aanzienlijke accijnswaarde, waardoor de accijnsgerelateerde activiteiten een belangrijk onderdeel van de organisatie vormen', vervolgt Bruijn. 'Na een intensieve samenwerking met Kewill hebben we gezamenlijk de noodzakelijke interface opgebouwd. Tijdens het testen liepen we tegen wat obstakels aan. Deze zaken hebben we samen met Kewill en de Belastingdienst besproken om tot een juiste oplossing te komen. Toen we definitief live gingen verliep dat zonder problemen.'
Uitbesteding
Sommige (grote) partijen hebben geen standaard pakket, maar verwerken hun accijnsaangiftes binnen het persoonlijk domein van de Belastingdienst en doen alles handmatig. Bij Van Uden Logistics hebben ze bewust gekozen om dit uit te besteden. Bruijn: 'Ik ben blij dat wij niet alles handmatig doen. Wij stonden voor de keuze voor maatwerkontwikkeling binnen ons Warehouse Management Systeem of het standaardpakket van Kewill. Door te kiezen voor een standaardoplossing kunnen we gebruik maken van de specifieke kennis van Kewill over wet- en regelgeving en de wijzigingen die de Belastingdienst via de Message Implementation Guidelines doorgeeft.'
'Ik ben blij dat Kewill dit voor ons oppakt en we zien nu al de voordelen die het ons oplevert. In 2012 bijvoorbeeld zijn er weer een aantal wijzigingen doorgevoerd in EMCS en die krijgen we nu min of meer gebruiksklaar aangereikt. Zij geven aan wat de berichten zijn en doen aanpassingen in de interface. Kewill ontzorgt Van Uden Logistics en dat scheelt ons heel veel uren." In die zin doet Kewill dus voor Van Uden Logistics wat Van Uden voor haar opdrachtgevers doet.
Controle en vergunningen
Gezien de hoogte van de accijnswaarde waarmee de vrachtwagens met alcoholhoudende dranken rijden, heeft Van Uden Logistics als extra controle het printen van de vrachtbrief afhankelijk gemaakt van de door de Belastingdienst gegenereerd Administratieve Referentie Code (ARC). 'De chauffeurs mogen zonder vrachtbrief niet vertrekken, dus wordt er gecontroleerd waar het stagneert', aldus Bruijn. 'Op die manier gaat er nooit iets de weg op zonder dat al het ‘papierwerk' helemaal akkoord is. Je moet de ARC verplicht bij je hebben. Dit was voor ons een mogelijkheid om intern alles nog beter te organiseren. Vroeger moesten de accijnsgeleidedocumenten (AGD's) altijd worden toegevoegd aan een bepaalde rit. Je draaide de vrachtbrieven en kreeg de AGD's er apart bij, die je vervolgens weer moest samenvoegen. Door alleen een ARC op de vrachtbrief te printen vereenvoudigen we het proces.'
Van Uden Logistics heeft drie vergunningen, één algemene vergunning voor alle Nederlandse klanten en twee aparte vergunningen voor twee buitenlandse partijen. Per vergunning is er een paar keer per jaar een controle van de Belastingdienst. Van Uden Logistics heeft een open en eerlijke relatie met de Belastingdienst, wat voor een prettige samenwerking zorgt. Bruijn zegt hierover: 'Tijdens een controle vertel ik wat wij doen, laat ik de systemen zien en ik geef aan hoe we monitoren en processen optimaliseren. In ons elektronisch voorraadverloop (GPA) worden zo'n 1honderdvijftiguizend regels per maand gecreëerd in een bestand dat we maandelijks opbouwen voor de Belastingdienst. Op die manier kunnen zij ons eenvoudig controleren.'
Black box-principe
Wat betreft de database heeft Van Uden Logistics een bewuste keuze gemaakt voor de hantering van een ‘black box-principe'. Dit houdt in dat zij de data op één plek bijhouden en bewerken. 'Wij willen verantwoordelijk zijn voor alles wat er in die black box zit en hebben ervoor gekozen om alle data op één plek te verzamelen', vervolgt Bruijn. 'Op deze manier krijg je nooit een discussie of er iets is aangepast en wie dat heeft aangepast in het systeem.'
Hoe gaat dat precies in zijn werk? Er komt een extract uit het systeem van Van Uden Logistics, dat gaat de black box in en vervolgens wordt er aangegeven wat er wordt geaccepteerd en waar er eventueel nog wat moet worden aangevuld. 'Ik krijg van de uitzonderingen een e-mail en kijk hoofdzakelijk naar die gevallen. We houden een dossier bij in ons eigen systeem en gebruiken Kewill als transactioneel systeem richting de Belastingdienst en voor archivering.'
Bruijn zegt tot slot: 'De aanschaf en implementatie van een systeem is een investering in tijd en geld en dus een overweging die we zorgvuldig hebben gemaakt. Het is niet zo dat je een systeem implementeert en simpelweg op een knop drukt. Je moet dingen nakijken en er kunnen dingen fout gaan, bijvoorbeeld e-AD's die te lang open blijven staan. We besparen tijd: we hebben uitgerekend dat we met de handmatige aangifteprocedure in het persoonlijk domein van de Belastingdienst zeven fulltime medewerkers extra nodig zouden hebben om dezelfde hoeveelheid werk te kunnen verzetten. Natuurlijk hebben we moeten investeren in de interface en in de aanpassingen van onze eigen systemen. Echter, die investering weegt niet op tegen de manuren die we er in zouden moeten steken als we alles handmatig moeten doen.'
