In een vakantieperiode moet rekening worden gehouden met collega’s die ook op vakantie willen. Dit is tegelijkertijd een goede graadmeter voor de flexibiliteit van je project. Hoe groot was de puinhoop toen jij terugkwam? Was er veel overdracht voor nodig?
In het extreme geval ga je op vakantie zonder dit aan je collega’s te melden. Natuurlijk zullen zij dit niet waarderen, maar of je er echt problemen van gaat ondervinden en een puinhoop aantreft als je terugkomt van vakantie hangt samen met de methode van werken. Je kunt ook om vijf voor twaalf een drie pagina tellende e-mail sturen, maar of dit effectief is, valt te bezien. De methode van werken is te koppelen aan het ontwikkelproces en juist dat is de laatste jaren flink veranderd.
Traditioneel of niet
De traditionele methode van werken stamt af van de watervalmethode. Traditioneel wordt het werk in taken opgesplitst en dan door een projectmanager verdeeld (eventueel in overleg met senioren). De verdeling is erop gericht dat de projectmedewerkers hun werk kunnen doen zonder teveel andere mensen te hoeven storen. Er is een soort werkpakket dat al klaarligt en uitgevoerd moet worden door een enkel persoon. Vaak wordt de verdeling gemaakt op basis van het specialisme. Overdracht van een taak is niet standaard geregeld en taken kunnen soms bestaan uit weken werk. Als de taak niet kan wachten dan moet er vlak voor de vakantie overdracht worden geregeld.
Scrum- projecten hebben een gedeelde backlog van kortlopende taken. De taken zijn doorgaans door meerdere projectmedewerkers op te pakken. Dit komt mede doordat de projectmedewerkers sneller hebben gewisseld in werkzaamheden en daardoor meer kennis van de onderdelen van het project hebben. Ook is er nog geen persoon ‘toegewezen' wat leidt tot een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Verder zijn kortlopende taken eenvoudiger uit te leggen dan langdurige taken. De principes die gehanteerd worden in het project zijn sterk sturend in de werkwijze en bekend bij alle projectmedewerkers. Er is kortom een gemeenschappelijk werkwijze en eerdere overdracht geweest. Hierdoor hoeft er niet zoveel overdracht plaats te vinden vlak voor vakantie. De lopende taken kunnen afgerond worden, omdat die toch kort lopen, en vervolgens kan de projectmedewerker met een gerust hart op vakantie.
Vooral de duur van de taken en het moment van toewijzing zijn factoren die flinke invloed hebben op de vakantieoverdracht.
Veel documentatie
Voor de vakantieoverdracht zou het een voordeel moeten zijn om veel documentatie te hebben, want dat is eenvoudiger over te dragen; althans dat wordt gezegd. In traditionele projecten wordt er veel gedocumenteerd. In Scrum-projecten wordt alleen noodzakelijke documentatie gemaakt. Als we dit gegeven koppelen aan de duur van een taak dan wordt echter duidelijk dat veel documentatie niet heilig is. Bij een lange ontwikkeltaak, waarvoor al veel requirements op papier staan, wordt gedacht dat er weinig overdracht nodig is. Het opgeschreven hebben van de requirements betekent echter niet altijd dat die goed zijn opgeschreven of volledig helder zijn. Het is eenrichtingsverkeer vanuit de auteur van het requirementsdocument. Iemand anders heeft mogelijk een andere interpretatie of mist de juiste context.
In Scrum-projecten wordt meer face-to-face doorgesproken. Er is bi-directionele communicatie en de mogelijkheid tot vragen stellen en bijsturen. Dit is een zeer efficiënte manier van informatieoverdracht omdat alleen de benodigde informatie gedeeld hoeft te worden.
Er wordt tijdens de overdracht vaak geen rekening gehouden met het feit dat een document eerst echt begrepen dient te worden. Zo niet, dan ontstaan er problemen tijdens de vakantie. Een doorspreeksessie na het lezen van een document kan al een handige tussenoplossing zijn voor de traditionele projecten.
Ingewikkelde projecten of specialistisch werk
Het commentaar op de Scrum-werkwijze kan zijn dat ingewikkelde projecten niet zonder overdracht of strenge taakverdeling kunnen, maar ieder ingewikkeld project is op te delen, zoals ook al in traditionele projecten wordt gedaan. Het is een goed gebruik om altijd meerdere personen te hebben die elkaars back-up zijn voor bepaald specialistisch werk. Het is meer een kwestie van wanneer doe je de overdracht. In een Scrum-project wordt die eigenlijk continu in kleine plukjes gedaan. In een traditioneel project net voor het nodig is of zelfs als het al te laat is vanaf het vakantieadres.
Vakantieoverdracht is het handigst met leden van hetzelfde projectteam. Als die er niet zijn omdat het een eenmansproject is of omdat die ook op vakantie zijn, dan blijkt Scrum niet de oplossing te zijn voor vakantieoverdracht. Doordat de werkwijze en context niet bekend zijn is er evengoed veel overdracht nodig en zal dit vergelijkbaar zijn met een watervalproject.
De juiste inrichting
Oplossingen als bereikbaar zijn en inloggen vanaf het vakantieadres zijn natuurlijk helemaal geen oplossing, maar eerder symptoombestrijding. Geef de projectmedewerkers echt vrij! Als er in jouw project veel tijd is gestopt in overdracht vlak voor de vakantie of een grote puinhoop is ontstaan tijdens de vakantie dan kun je je nog eens afvragen of het project niet te traditioneel is ingericht. Het inrichten volgens Scrum verhoogt de flexibiliteit. Werk met kortdurende taken en zorg ervoor dat medewerkers rouleren met het werk en je hebt de volgende keer echt vakantie.
