Bedrijfsinformatie delen via Dropbox is als door Frankrijk rijden met een flitspaal indicator op de voorruit: super handig maar je zal maar worden aangehouden. Dit geldt voor alle online clouddiensten, waarvan je niet precies weet waar je informatie blijft en hoe veilig deze is opgeslagen. Neem je iPad dus niet klakkeloos mee ‘into the cloud’.
iPads zijn populair bij consumenten zoals u en ik, en niet voor niets. Het apparaat staat altijd direct paraat en met veel gemak surf en email je op elke willekeurige plek. Eigenlijk dien ik niet het woord iPad te gebruiken, maar de term tablet, aangezien Apple’s iPad niet de enige op de markt is, ook al is dit verreweg de meest verkochte. Maar net zoals Luxaflex en TomTom is de iPad tot een algemeen herkenbare term verheven, hetgeen het wat mij betreft verdient heeft. Laat ik het woord tablet dus maar niet gebruiken, al was het maar om te voorkomen dat iemand denkt dat dit artikel over een vliegende Ppracetamol gaat.
Net zoals het WordPerfect verging, zorgt de populariteit thuis er al snel voor dat het ook op de werkvloer gebruikt wordt. Veel kantoorwerk bestaat qua tijdsbesteding voor het grootste deel uit e-mailen en informatie opzoeken op het web. Zaken die met een iPad net zo makkelijk dan wel makkelijker dan op de laptop of vaste pc gedaan kunnen worden. Vergis u niet, er doen zich steeds meer situatie voor waarbij er gegrinnikt wordt als iemand tijdens een vergadering een kladblok en pen tevoorschijn haalt. Je zou het bijna retro noemen.
Delen
Naast de zakelijke email en het maken van notities in apps zoals het briljante Evernote, is de iPad uitermate geschikt om informatie met elkaar te delen. Ik schat dat 80 procent van de informatie, die men als Word of pdf-bestand ontvangt, enkel bekeken wordt en dus niet bewerkt of aangevuld.
E-mail is een uniforme manier van communiceren, en juist daarom worden vaak bestanden via de mail als bijlage met elkaar gedeeld. Een groot nadeel hiervan is dat mailboxen uit hun jas groeien en er veel duplicaten van deze gedeelde documenten rondzwerven.
Het delen van informatie is de sleutel tot succes. Let wel, het delen van de juiste informatie. Is dat Word bestand dat ik vorige week als bijlage ontvangen heb wel de laatste versie? Naar wie heb ik dat verstuurd en heeft diegene het ontvangen? Geen wonder dat het delen van gehele mappen met bestanden populair is. Neem nu Dropbox of het iets zakelijkere Box.net; je hebt een map op je pc en gooit deze vol met bestanden die je ook nog eens eenvoudig kunt bewerken. De automatische synchronisatie zorgt ervoor dat ze ergens op het internet komen te staan. Daarna geef je een willekeurig iemand rechten op die online-map en voilà, het delen van bestanden was nog nooit zo makkelijk én iedereen heeft tijdens de volgende meeting altijd de laatste versie op zijn of haar iPad.
Flitspaal
Prachtig, maar let met name op de woorden ‘ergens' en ‘willekeurig'. Wie beheert deze online map en waar staat die harde schijf? Wist u dat een juridisch document uit Nederland zich niet echt op zijn gemak voelt op een harde schijf in de Verenigde Staten? En mag dit interne document wel met die externe persoon gedeeld worden? Zijn de bestanden enkel door mij te bewerken en worden deze versleuteld versleuteld?
Bedrijfsinformatie delen via Dropbox is als door Frankrijk rijden met een flitspaal indicator op de voorruit: super handig maar je zal maar worden aangehouden. Ik noem nu Dropbox, maar bovenstaande geldt ook voor bijvoorbeeld Box.net of Google Drive; alle online cloud diensten, waarvan je niet precies weet waar je informatie blijft en hoe veilig deze is opgeslagen.
Neem je iPad dus niet klakkeloos mee ‘into the cloud'.
Life cycle
Gelukkig zijn er producten op de markt die het gemak van Dropbox combineren met een veilige opslag én een uitgebreide rechtenstructuur kennen. Veilig omdat je als organisatie de keuze hebt om je bestanden enkel binnen de firewall op te slaan of in ieder geval op een server buiten de deur waarop het Nederlandse of Europese recht van toepassing is .
Gegevens blijven dus op de eigen harde schijven staan of ergens in Nederland. Bestanden of hele mappen kunnen via linkjes naar genodigden gestuurd worden, en vervuilen de mailboxen dus niet met gedateerde informatie. En het mooie hiervan is dat er na het klikken op de link aan de (nieuwe) gebruiker gevraagd wordt om zich middels zijn email adres en een wachtwoord te registreren binnen het systeem. Hiermee is direct duidelijk wie het bestand ontvangen heeft en wanneer.
Nog mooier wordt het als men gebruik maakt van een houdbaarheidsdatum. Zo worden bestanden of hele mappen niet meer bereikbaar als deze verlopen zijn. Dit vermindert het risico op het lekken van informatie én het gebruik ervan als dit niet meer relevant is. De gehele life-cycle van een bestand is hiermee in te regelen en het geeft de beheerder van het systeem of enkel die map de mogelijkheid het verloop van geboorte tot end-of-life te volgen.
Eco-systeem
Ook zijn er restricties te leggen op domein gebruik en maximale groottes (GB's), zodat er geen misbruik van gemaakt kan worden of zelfs hele VM's of ISO's met elkaar gedeeld worden.
Uiteraard wil je niet de zorgvuldig gevulde netwerk mappen (shares) of je Sharepoint omgeving links laten liggen. Koppelingen zijn mogelijk en uiteraard ook het omarmen van ActiveDirectory, zodat je snel op weg bent.
Het gebruik is niet beperkt tot de pc. Sterker nog, juist mobiele toestellen zijn uitermate geschikt om juist het delen en lezen van informatie mogelijk te maken. iPad, iPhone, Android en Blackberry worden ondersteunt en dus is 'bring your own' geen probleem.
Papierloos
Het secretariaat zet de juiste vergaderdocumenten klaar in de mt-map, waarna ieder mt-lid automatisch een notificatie krijgt dat er nieuwe bestanden zijn. Zelfs één minuut voor de vergadering begint kan hierin de laatste informatie worden toegevoegd. De leden gaan zitten, zetten de iPad aan en openen allemaal hetzelfde laatste bestand.
Daarbij kan men aantekeningen maken op persoonlijke basis, welke ook weer in het systeem terug te vinden zijn. Het secretariaat kan gemachtigd worden deze in te zien, waarna deze van ieder de notities zelf kunnen inzien en samenvoegen in de notulen. Van deze notulen krijgt ieder weer een bericht als deze beschikbaar zijn. Papierloos vergaderen of noem het het nieuwe werken: pen en papier hebben hun langste tijd gehad zou je zeggen.
Conclusie
Deze oplossingen kenmerken zich door het gemak van Dropbox te combineren met de eisen die professionele organisaties stellen, zoals veiligheid en beheersbaarheid. Gebruik Dropbox dus om de vakantiefotos door te sturen, maar niet voor bedrijfsgevoelige gegevens waar men er geen grip meer op heeft. Werknemers gebruiken steeds vaker Dropbox vanwege de eenvoud, maar denken niet na over de mogelijke gevolgen. Net als de kleine lettertjes in het autolease contract dezelfde werknemer vertelt ‘als een goed huisvader voor de auto te zorgen', dient men dit ook te doen voor het delen van informatie.
Ik tref dit fenomeen steeds vaker aan en zie ook de gevolgen ervan. Om hoofdpijn van te krijgen. Misschien is die paracetamol toch zo gek nog niet.
@ Maarten
Voor oplossingen die in het artikel genoemd worden vraagt men doorgaans om een leverancier, als levenacier zoekt men toch de beste oplossing voor zijn klant.
Dat er bij “fouten” door een community gereageerd wordt is bij FOSS oplossingen meestal eerder het geval als bijv. bij proprietary oplossingen zoals dropbox.
@ Cyril
Een oplossing die via internet loopt is natuurlijk crossplattform, en sluit natuurlijk aan bij BYOD. Dat is de zin van dit soort oplossingen.
Foss is al heel lang volwassen, iedereeen kent Joomla/Drupal/Typo3 daar twijfelt niemand. Kijk eens naar egroupware dat kan ook betaald gebruikt worden, de community-edition is echter al vele malen beter als dropbox.
Wat denk je bijvoorbeeld van het nederlandse bedrijf O3-workspace, dat voegt zich naadloos in, in de workflow van de gebruiker.
Als iemand de mogelijkheden van Dropbox ziet,dan kun je hem ook overtuigen betere oplossingen te kiezen.
@Cyril
Verlies van een paar MP3-bestanden is niet waar ik aan refereer hoewel deze soms ook beschermd kunnen zijn met DRM en daardoor niet afspeelbaar op elke apparaat. Waar ik op wijs, waar je niet op ingaat en ook de reacties niet rekening mee houden is de slechte uitwisselbaarheid van zowel metadata als rechten tussen platformen en systemen.
Metadata zorgt ervoor dat ongestructureerde data makkelijker doorzocht, gegroepeerd en beheerd kan worden. De beschrijvende informatie die vertelt wie, waar, wanneer, waarom het gemaakt is. De verborgen bits die we misschien niet missen als we het hebben over kleine hoeveelheden data maar essentieel worden bij grote volumes. Bedenk je maar eens hoeveel tijd het je gaat kosten om een telefoonnummer te zoeken wanneer namen niet alfabetische gesorteerd zijn en onderverdeeld naar plaats. Of hoe lang het duurt als een grote hoeveelheid niet geindexeerde bestanden doorzocht moeten worden. Je hebt het niet genoemd in je artikel maar prestatie, de tijd die het bijvoorbeeld kost om een document te vinden en te openen zeker ook mee speelt.
Een ander punt zijn de rechten, de bescherming van de informatie welke vaak verloren gaat als je een kopie maakt en deze ergens anders opslaat. Dat komt omdat vaak niet het object zelf beveiligd is maar alleen de toegang hiertoe via bijvoorbeeld wachtwoorden of een applicatie. Maar zodra de informatie zich buiten deze ‘controle sfeer’ bevindt zijn er geen restricties meer en kan iedereen het lezen, aanpassen of doorsturen. Misschien niet erg voor een paar vakantiekiekjes maar wel pijnlijk als het gevoelige informatie betreft zoals een CD met gegevens van zwartspaarders bijvoorbeeld.
P.S.
Ik zeg niet dat (F)OSS oplossingen per definitie afvallen maar om te stellen dat ondersteuning vanuit een community even goed is als betaald support is gewoon niet waar. De vrijblijvendheid zorgt ervoor dat oplossingen nog weleens op zich laten wachten. Misschien niet erg als ondervonden problemen klein zijn en weinig impact hebben op de bedrijfsvoering maar dodelijk als hele bedrijf niet meer bij de data kan.
@ Ewout Dekkinga
volgens mij heeft u (te) weinig ervaring met FOSS oplossingen. Ik werk daar hoofdzakelijk mee en oplossingen komen veel sneller uit de communities als uit de betaalde leveranciers waarmee ik werk.
Wie oplossingen kiest waarbij een bedrijf bij een storing “niet meer bij de data kan” heeft heel veel meer verkeerd gedaan.
@Jan: ik ben het met je eens dat Foss volwassen is. Het gaat me met name om de combi cloud en iPad, waarbij de risico’s anders liggen, aangezien het én hosted is én mobiel.
En dan is de iPad veelal ook nog eens privé eigendom van de gebruiker, waardoor je potentieel minder eisen kunt stellen.
Oplossingen die via internet lopen zijn niet per definitie crossplatform. Dit geldt enkel als dit een 100% HTML(5)-based oplossing is, maar in mijn ogen is dit veelal (nog) geen werkbare situatie voor zakelijke toepassingen die leunen op het feit altijd connected te moeten zijn.
Met crossplatform bedoel ik de vanuit één codebase ontwikkelde applicaties/apps die uiteraard wel via internet hun gegevens uitwisselen, maar een user-interface hebben die de guidelines van dat OS volgen.
Met O3-workspace bedoel je neem ik aan O3spaces? Voor zover ik kan zien bieden ze geen apps voor iOS en Android. Offline werken bestaat dus (nog)niet tot de mogelijkheden en dus is er ook geen risico dat er data op het mobiele toestel achterblijft. De vergelijking met Dropbox gaat hier dus niet op, omdat deze juist wel offline toegang tot bestanden biedt.
In je laatste zin kan ik me echter volledig vinden.
Iedere oplossing heeft zijn voor- en nadelen. Ik wil enkel aangeven deze (zakelijk)) goed af te wegen.
@Cyril
“oplossingen die via internet lopen zijn niet per definitie crossplatform”
Alles wat met een webbrowser bediend wordt, is toch crossplattform?
Oplossingen als Compiere, Adempiere en Openbravo die gebaseerd zijn op java en tomcat, kunnen gehosted draaien. Die zijn zeker niet HTML5 gebaseerd. Weberp is zelf volkomen met PHP/HTML/MySQL opgebouwd en draait probleemloos als webapplicatie.
Applicaties die alleen bestanden delen op het web lijken me geen goed idee, maar ik ben dan ook een tegenstander van vendor-lockin.
Wanneer je “offline” toegang tot je bestanden hebt, staan ze op de eigen harde schijf, wellicht met een sync als er weer verbinding is. Dat betekent echter dat er momenten zijn waar geen synchronisatie is, dat is mijns inziens niet werkbaar.
@Jan: je noemt inderdaad twee verschillende termen: internet en browser. Internet is in mijn ogen de infrastructuur & communicatie-moethode, en niet een browser die daar gebruik van maakt (zoals ook een e-mail client). Vandaar dat ik aangeef dat deze ‘internet-oplossingen’ niet per definitie crossplatform zijn.
Mijn artikel gaat over de iPad/tablet, hetgeen een mobiel toestel is en dus niet de beschikking heeft over een harde schijf zoals op een PC.
Het punt dat ik wil maken is dat je mobiel niet alles met een webbrowser wilt doen, puur vanwege de beperkingen van het (kleinere) scherm en de touchscreen interface die simpelweg andere eisen stelt aan de grafische schil.
Ik denk dan ook dat de mobiele apps die de productiviteit écht kunnen verhogen, juist die apps zijn die ook offline kunnen werken én de platform guidelines volgen.
@ Jan
citaat: “als leverancier zoekt men toch de beste oplossing voor zijn klant”, …..
soms klopt dat wel, maar meestal niet, omdat een leverancier allen zoekt binnen zijn productportfolio en niet daar buiten, laat staan naar een effectieve combinatie van deeloplossingen.
@ Cyril
een iPad / Tablet heeft een ssd (solid state disk) vergelijkbaar met een harde schijf.
Webappliaties maken gebruik van een web-engine zoals webkit, ook voor kleinere beeldschermen.
Het stelt geen andere eisen aan een “grafische schil” maar aan de webdesigner/programmeur die zijn interface op verschillende schermgrotes moet aanpassen.
De vergissing die je maakt is de volgende, een “app” geschreven voor bijv. IOS die niet overweg kan met een bestandsformaat op internet is dan niet “crossplattform”. Internet zelf is als platform onafhankelijk, je vindt daar servers met Linux/Unixen, Windows en ook zulke als Solaris.
Een “app” die offline werkt, gebruikt de ssd (of de geheugenkaart) en is dan niet synchroon met de server.
Ik raad je aan om eens naar adempiere (ERP) te kijken dan krijg je een idee wat ik bedoel.
@Jan: het grote verschil met de opslag van mobiel toestel is dat de apps veelal niet automatisch syncen, zoals dat wel op de PC gebeurt. Daarbij maakt iOS het nog wat ‘erger’ door dat apps enkel hun eigen container mogen benaderen én niet op de achtegrond een sync kunnen uitvoeren. Quickoffice kan dus niet een document openen dat door Dropbox gedownload is. Dat initiatief kan enkel genomen worden door Dropbox. Een iOS eigenschap, maar daardoor vind ik het niet vergelijkbaar met een harde schijf.
Internet vind ik geen platform. Een OS is een platform, zoals Android en diegene die je al noemt. Met de definitie crossplatform doel ik op het kunnen draaien van een app op verschillende OS-en.
Betreffende Adempiere: dit is een webapp en stelt dus enkel eisen aan de (mobiele)browser. Geen verbinding = geen app. Bovendien krijg ik op een Android device een iPhone GUI te zien, en dat is niet volgens de Google guidelines. Geen ramp, maar naar mijn mening werkt dit niet bevordelijk voor de herkenbaarheid.
Maar we dwalen af 😉
Dank voor je kritische standpunt, dat waardeer ik.
Inderdaad we dwalen af.