Bedrijfsinformatie delen via Dropbox is als door Frankrijk rijden met een flitspaal indicator op de voorruit: super handig maar je zal maar worden aangehouden. Dit geldt voor alle online clouddiensten, waarvan je niet precies weet waar je informatie blijft en hoe veilig deze is opgeslagen. Neem je iPad dus niet klakkeloos mee ‘into the cloud’.
iPads zijn populair bij consumenten zoals u en ik, en niet voor niets. Het apparaat staat altijd direct paraat en met veel gemak surf en email je op elke willekeurige plek. Eigenlijk dien ik niet het woord iPad te gebruiken, maar de term tablet, aangezien Apple’s iPad niet de enige op de markt is, ook al is dit verreweg de meest verkochte. Maar net zoals Luxaflex en TomTom is de iPad tot een algemeen herkenbare term verheven, hetgeen het wat mij betreft verdient heeft. Laat ik het woord tablet dus maar niet gebruiken, al was het maar om te voorkomen dat iemand denkt dat dit artikel over een vliegende Ppracetamol gaat.
Net zoals het WordPerfect verging, zorgt de populariteit thuis er al snel voor dat het ook op de werkvloer gebruikt wordt. Veel kantoorwerk bestaat qua tijdsbesteding voor het grootste deel uit e-mailen en informatie opzoeken op het web. Zaken die met een iPad net zo makkelijk dan wel makkelijker dan op de laptop of vaste pc gedaan kunnen worden. Vergis u niet, er doen zich steeds meer situatie voor waarbij er gegrinnikt wordt als iemand tijdens een vergadering een kladblok en pen tevoorschijn haalt. Je zou het bijna retro noemen.
Delen
Naast de zakelijke email en het maken van notities in apps zoals het briljante Evernote, is de iPad uitermate geschikt om informatie met elkaar te delen. Ik schat dat 80 procent van de informatie, die men als Word of pdf-bestand ontvangt, enkel bekeken wordt en dus niet bewerkt of aangevuld.
E-mail is een uniforme manier van communiceren, en juist daarom worden vaak bestanden via de mail als bijlage met elkaar gedeeld. Een groot nadeel hiervan is dat mailboxen uit hun jas groeien en er veel duplicaten van deze gedeelde documenten rondzwerven.
Het delen van informatie is de sleutel tot succes. Let wel, het delen van de juiste informatie. Is dat Word bestand dat ik vorige week als bijlage ontvangen heb wel de laatste versie? Naar wie heb ik dat verstuurd en heeft diegene het ontvangen? Geen wonder dat het delen van gehele mappen met bestanden populair is. Neem nu Dropbox of het iets zakelijkere Box.net; je hebt een map op je pc en gooit deze vol met bestanden die je ook nog eens eenvoudig kunt bewerken. De automatische synchronisatie zorgt ervoor dat ze ergens op het internet komen te staan. Daarna geef je een willekeurig iemand rechten op die online-map en voilà, het delen van bestanden was nog nooit zo makkelijk én iedereen heeft tijdens de volgende meeting altijd de laatste versie op zijn of haar iPad.
Flitspaal
Prachtig, maar let met name op de woorden ‘ergens' en ‘willekeurig'. Wie beheert deze online map en waar staat die harde schijf? Wist u dat een juridisch document uit Nederland zich niet echt op zijn gemak voelt op een harde schijf in de Verenigde Staten? En mag dit interne document wel met die externe persoon gedeeld worden? Zijn de bestanden enkel door mij te bewerken en worden deze versleuteld versleuteld?
Bedrijfsinformatie delen via Dropbox is als door Frankrijk rijden met een flitspaal indicator op de voorruit: super handig maar je zal maar worden aangehouden. Ik noem nu Dropbox, maar bovenstaande geldt ook voor bijvoorbeeld Box.net of Google Drive; alle online cloud diensten, waarvan je niet precies weet waar je informatie blijft en hoe veilig deze is opgeslagen.
Neem je iPad dus niet klakkeloos mee ‘into the cloud'.
Life cycle
Gelukkig zijn er producten op de markt die het gemak van Dropbox combineren met een veilige opslag én een uitgebreide rechtenstructuur kennen. Veilig omdat je als organisatie de keuze hebt om je bestanden enkel binnen de firewall op te slaan of in ieder geval op een server buiten de deur waarop het Nederlandse of Europese recht van toepassing is .
Gegevens blijven dus op de eigen harde schijven staan of ergens in Nederland. Bestanden of hele mappen kunnen via linkjes naar genodigden gestuurd worden, en vervuilen de mailboxen dus niet met gedateerde informatie. En het mooie hiervan is dat er na het klikken op de link aan de (nieuwe) gebruiker gevraagd wordt om zich middels zijn email adres en een wachtwoord te registreren binnen het systeem. Hiermee is direct duidelijk wie het bestand ontvangen heeft en wanneer.
Nog mooier wordt het als men gebruik maakt van een houdbaarheidsdatum. Zo worden bestanden of hele mappen niet meer bereikbaar als deze verlopen zijn. Dit vermindert het risico op het lekken van informatie én het gebruik ervan als dit niet meer relevant is. De gehele life-cycle van een bestand is hiermee in te regelen en het geeft de beheerder van het systeem of enkel die map de mogelijkheid het verloop van geboorte tot end-of-life te volgen.
Eco-systeem
Ook zijn er restricties te leggen op domein gebruik en maximale groottes (GB's), zodat er geen misbruik van gemaakt kan worden of zelfs hele VM's of ISO's met elkaar gedeeld worden.
Uiteraard wil je niet de zorgvuldig gevulde netwerk mappen (shares) of je Sharepoint omgeving links laten liggen. Koppelingen zijn mogelijk en uiteraard ook het omarmen van ActiveDirectory, zodat je snel op weg bent.
Het gebruik is niet beperkt tot de pc. Sterker nog, juist mobiele toestellen zijn uitermate geschikt om juist het delen en lezen van informatie mogelijk te maken. iPad, iPhone, Android en Blackberry worden ondersteunt en dus is 'bring your own' geen probleem.
Papierloos
Het secretariaat zet de juiste vergaderdocumenten klaar in de mt-map, waarna ieder mt-lid automatisch een notificatie krijgt dat er nieuwe bestanden zijn. Zelfs één minuut voor de vergadering begint kan hierin de laatste informatie worden toegevoegd. De leden gaan zitten, zetten de iPad aan en openen allemaal hetzelfde laatste bestand.
Daarbij kan men aantekeningen maken op persoonlijke basis, welke ook weer in het systeem terug te vinden zijn. Het secretariaat kan gemachtigd worden deze in te zien, waarna deze van ieder de notities zelf kunnen inzien en samenvoegen in de notulen. Van deze notulen krijgt ieder weer een bericht als deze beschikbaar zijn. Papierloos vergaderen of noem het het nieuwe werken: pen en papier hebben hun langste tijd gehad zou je zeggen.
Conclusie
Deze oplossingen kenmerken zich door het gemak van Dropbox te combineren met de eisen die professionele organisaties stellen, zoals veiligheid en beheersbaarheid. Gebruik Dropbox dus om de vakantiefotos door te sturen, maar niet voor bedrijfsgevoelige gegevens waar men er geen grip meer op heeft. Werknemers gebruiken steeds vaker Dropbox vanwege de eenvoud, maar denken niet na over de mogelijke gevolgen. Net als de kleine lettertjes in het autolease contract dezelfde werknemer vertelt ‘als een goed huisvader voor de auto te zorgen', dient men dit ook te doen voor het delen van informatie.
Ik tref dit fenomeen steeds vaker aan en zie ook de gevolgen ervan. Om hoofdpijn van te krijgen. Misschien is die paracetamol toch zo gek nog niet.
Een aardig artikel, beetje tegen dropbox gericht en dat is meteen ook het probleem. Dropbox en de alternatieven kan je vrij eenvoudig op je ipad installeren, of een bedrijf het nu wil of niet. En als zo’n applicatie erop staat dan ben je direct de controle kwijt. Je kunt dus beter zorgen dat je een erg goed alternatief hebt dat net zo goed werkt als dropbox, ipad gebruikers kiezen voor het gemak en zoals je zelf aangeeft is het lezen van informatie uit dropbox erg makkelijk en met name overal en op elk device toegankelijk.
Een groot voordeel van dropbox of de alternatieven is wel dat de info niet op de Ipad staat. Dat is bij menig organisatie wel anders. Informatie staat op notebooks, usb-sticks, disc of gewoon op papier. Of dat allemaal zo veilig is? Daar zou ik nu hoofdpijn van krijgen.
@ Cyril
even nagevraagd bij O3spaces, antwoord:
“O3Spaces is gewoon te gebruiken met Ipad en Android devices. Bestanden kunnen worden bekeken, gedownload etc. net als op een normale PC.”
@Jan van Leeuwen
Misschien dat mijn ervaringen met (F)OSS beperkt zijn maar de ervaringen die ik ermee opgedaan heb zijn GEEN onverdeeld genoegen. Zo had ik jaren geleden bijvoorbeeld al moeite met het vinden van drivers voor Token-ring waardoor ik genoodzaakt was een monolitische kernel te bouwen. En tot op heden is nieuwe of exotische hardware nog steeds matig ondersteund. Ook betreffende de communicatie zijn mijn ervaringen niet altijd positief omdat er een heel verschil zit tussen een vast aanspreekpunt en het plaatsen van een open vraag in een open community. Bij laatste krijg je misschien wel snel reactie maar nog lang niet altijd het juiste antwoord.
En dat er een verkeerde keus gemaakt is als je als bedrijf of vereniging plotseling niet meer bij je data kunt is juist maar ook een deel van de discussie in dit artikel en de reacties. Hoewel niet 1-op-1 gelijk heb ik vorige jaar daar ook ervaring mee opgedaan toen de website, volledig afhankelijk van (F)OSS verloren ging door fouten bij provider. Fouten waarvan ik het vermoeden heb dat deze ontstaan waren door problemen met drivers voor RAID-controllers. En gisteren nog liep ik tegen het probleem aan dat firmware niet te downloaden was van een Dropbox alternatief omdat deze ‘uit de lucht gehaald’ was op grond van (vermeende) piraterij. Gelukkig oplosbaar omdat ik niet voor één link te vangen ben en de indexering van Internet heel goed is. En dus heb ik op basis van de MD5 Checksum toch de juiste software vanuit een alternatieve bron gedownload. Want opslag is tegenwoordig het probleem niet meer nu de webproviders van weleer ook Cloud Storage gaan leveren.
Maar zoals Cyril al zegt dwalen we af van het onderwerp;-)
@ Ewout Dekkinga,
“nieuwe of exotische hardware nog steeds matig ondersteund”
Dat is bij proprietary leveranciers niet anders. Voor Tokenring zou ik direkt met IBM kontakt opnemen, daar zitten veel FOSS specialisten.
“wel snel reactie maar nog lang niet altijd het juiste antwoord”
Dat is bij proprietary leveranciers niet anders.
“de website, volledig afhankelijk van (F)OSS verloren ging door fouten bij provider.”
Misschien overwegen om backups te maken?
“firmware niet te downloaden was van een Dropbox alternatief”
Dan de (proprietary?) leverancier direkt aanspreken, bij voorbeeld per email.
Bewaren we deze discussie beter voor een ander artikel.
@Jan: wederom niet geheel on topic, maar toch: O3spaces bedoelt dat hun product gewoon via de browser van iOS of Android te benaderen is (zie http://www.o3spaces.com/composer). Ik zie in ieder geval geen apps van hen in de Appstore/Play.
Dat is prima, maar dan is offline gebruik dus niet mogelijk.
@ Cyril
Uit de website van O3spaces
“Vanuit de Workplace Assistant kunt u workspaces openen en ‘offline’ aan documenten werken met controle over uw vergrendelde bestanden”
Voor verdere vragen a.u.b. aan O3spaces wenden.
Deze reactie is verwijderd.
Dit is niet de plek om reclame voor een bedrijf of product te maken.
Redactie Computable
Excuses, het was niet mijn bedoeling reclame te maken, alleen om te laten zien dat een discussie over welke oplossing het beste is zinloos is. Ik heb mijn reactie tekst aangepast:
Door de opgang van tablets en andere mobile devices zagen wij bij onze klanten (organisaties met een IBM Lotus omgeving) de vraag toe nemen naar het online delen van bedrijfsinformatie maar wel met behoud van beveiliging, inzichtelijkheid en beheersbaarheid van informatie zoals men dat gewend is. Wij hebben on premesis alternatieven voor Dropbox achtige producten ontwikkeld, welke voldoen aan deze eisen. In de reacties wordt gesuggereerd dat dit soort oplossingen omslachtiger zullen zijn. Dat hoeft helemaal niet het geval te zijn. Implementatie en beheer moeten eenvoudig zijn en voor gebruikers moet de oplossing qua gebruik herkenbaar zijn.
Het gaat er uiteindelijk niet om welke oplossing het beste is, het gaat erom dat je luistert naar je klant en met een oplossing komt die geschikt is voor die specifieke organisatie.
Ik persoonlijk zou een bedrijf niet adviseren Dropbox te gebruiken, als je deze regel in hun Terms of Service leest: We may stop, suspend, or modify the Services at any time without prior notice to you.
Op zich geen rare regel aangezien je het product gratis kunt gebruiken (tot 2 GB) maar meer als voor prive gebruik lijkt me niet verstandig.
Ook doet er vandaag weer een gerucht de ronde dat het gehacked zou zijn. Om in de termen van de flitspaal te blijven, veiligheidsriemen vast lijkt me dus zeer verstandig als je besluit bedrijfs kritische informatie te delen via een tool waarvan je geen invloed hebt op de data storage.
@K van den Berg: dank voor je reactie.
Omslachtiger behoeven de oplossingen niet te zijn, ten minste, niet voor de eindgebruiker. Deze is juist gebaat bij eenvoudig gebruik, anders zou het contra-productief werken.
De meeste effort bij het toepassen van professionele file-sharing oplossingen gaan zitten in het opzetten en beheren van de omgeving. Zeker als men een on-premise oplossing kiest, want dan trek je alles naar je toe. Op zich geen probleem, maar dan heb je wel alles onder controle.
Er zijn goede en professionele alternatieven voor Dropbox voorhanden, waarmee je als organisatie gelukkig niet weer het wiel zelf opnieuw hoeft uit te vinden.