Woonconcept wil binnen de dienstverlening de klant nog meer centraal stellen en implementeert daarom een klantcontactcenter zodat klanten voortaan vanuit verschillende communicatiekanalen ondersteund kunnen worden. Woonconcept vroeg Proact om te helpen een toekomstbestendige storage-omgeving in te richten.
Woonconcept is een middelgrote woningcorporatie die zo’n 12.500 verhuurbare eenheden in beheer heeft. De primaire taak van Woonconcept is het verschaffen van veilige, betaalbare en duurzame huisvesting voor diegenen die daar zelf niet in kunnen voorzien. De corporatie werkt vanuit vier verschillende locaties; Steenwijk, Hoogeveen, Meppel en Assen. In deze plaatsen heeft Woonconcept op dit moment ook woonwinkels waar huurders terecht kunnen met hun vragen. Deze woonwinkels zijn tien jaar geleden in gebruik genomen, maar zullen de komende jaren worden gesloten omdat zij niet meer voldoen aan de eisen van deze tijd.
Woonconcept wil binnen de dienstverlening de klant nog meer centraal stellen en implementeert daarom een klantcontactcenter zodat klanten voortaan vanuit verschillende communicatiekanalen ondersteund kunnen worden. In plaats van fysieke kantoren kunnen huurders straks 24 uur per dag, zeven dagen per week terecht bij Woonconcept, via de website of e-mail en binnen kantoortijden via het klantcontactcenter.
Opslag verbeteren
De coöperatie was niet tevreden met de storage-oplossing die zij in gebruik hadden. René Munster, hoofd Informatisering & Automatisering bij Woonconcept licht het toe: 'In 2008 hebben wij het erp-systeem Empire van DSA Vision in gebruik genomen en we constateerden dat de omvang van onze database hierna flink is toegenomen. Er werden nieuwe databases aangemaakt en de storage-oplossing die we destijds in gebruik hadden kon deze datagroei simpelweg niet aan. We liepen tegen de grens aan qua capaciteit en de performance was niet goed. Daarnaast was de backup van gegevens verouderd en minder gebruiksvriendelijk. We moesten dus op zoek naar een andere oplossing.'
Naast de kosten was een belangrijke eis die Woonconcept stelde aan de nieuwe storage-oplossing dat de capaciteit eenvoudig uit te breiden moest zijn. Verder moest de performance stabieler zijn dan de oplossing die op dat moment in gebruik was en de backup eenvoudig te regelen zijn.
Eind 2009 heeft Woonconcept aan meerdere leveranciers gevraagd een voorstel te doen voor een passende oplossing en samen met Proact een aantal oplossingen geëvalueerd op basis van NetApp. 'Op basis van onze wensen en eisen, kwamen we samen met Proact tot de conclusie dat NetApp voor ons de beste oplossing was. We waren vooral positief over de mogelijkheden die de Snapshot-technologie ons kon bieden bij het backuppen van gegevens. We werkten met dag-, week-, maand- en jaartapes voor backup en die frequentie wilden we graag behouden om een goede retentie te kunnen garanderen. Met de oplossing van NetApp wordt dit een stuk eenvoudiger.'
Oplossing
Bij de inrichting van de storage-omgeving van Woonconcept is er gekozen voor een NetApp FAS2040 als primaire storage en een FAS2020 op de uitwijklocatie in Meppel als backup. 'Proact heeft begin 2010 een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie', aldus Munster. 'Dit traject is eigenlijk heel vlot verlopen. We hebben de data stap voor stap overgezet op het san. Dit betekende uiteraard wel dat we in het begin nog wat data op tape moesten opslaan, maar dat hadden we ook ingecalculeerd. Al snel was alle data van het oude systeem overgezet op NetApp.'
In de loop van 2010 is de nieuwe storage-oplossing in gebruik genomen. Rond die tijd besloot Woonconcept ook om te migreren van Office 2003 naar Office 2007. 'We merkten hierbij al snel dat dit grote gevolgen had voor de hoeveelheid data', aldus Munster. 'Het gevolg was dat we aan het einde van dat jaar alweer aan de grens zaten van de opslagcapaciteit die we hadden ingekocht. Eind 2010 hebben we daarom besloten om met 5 Terabyte uit te breiden. In eerste instantie leek dit voldoende maar zo'n negen maanden later hadden we wederom de maximale capaciteit bereikt en was uitbreiding opnieuw noodzakelijk.'
De belangrijkste oorzaak van het capaciteitsprobleem was dat Woonconcept na de eerste uitbreiding aan de slag is gegaan met servervirtualisatie. 'Ondanks dat je hierbij gebruik maakt van deduplicatie, merkten wij toch dat de databehoefte toenam', vervolgt Munster. 'Medewerkers willen graag informatie bewaren en vaak wordt dezelfde data op verschillende plekken opgeslagen. Dit hadden we niet voorzien en daarom hebben we Proact ook gevraagd om een analyse uit te voeren op de data, zodat we meer inzicht kregen in waarom er zoveel extra capaciteit nodig was. Op basis van deze analyse hebben we nogmaals de capaciteit uitgebreid.'
Woonconcept is op basis van de analyse ook tot de conclusie gekomen dat er kritischer moest worden gekeken naar wat er wordt opgeslagen op het san. Er is besloten om naast het san ook te werken met een eenvoudige nas. 'We hebben onszelf de vraag gesteld: welke data vereist de hoge performance van een san en welke data kan gewoon gearchiveerd worden omdat het hooguit één keer per jaar wordt opgevraagd? Je hoeft immers geen Mercedes in te zetten als een Mini volstaat. Deze aanpak heeft ons geholpen om de datagroei onder controle te krijgen. Je hebt bijvoorbeeld de performance nodig als je de Exchange-omgeving wilt oproepen, maar niet wanneer data amper wordt gebruikt. We zijn de data dus gaan inventariseren en classificeren. Dat werkt perfect. We kunnen nu wel weer even vooruit.'
Voordelen
De nieuwe storage-omgeving van Woonconcept is beter te beheren dan de vorige omgeving. De beheerders zijn door Proact opgeleid en kunnen het beheer volledig zelf uitvoeren. Ook het terugzetten van data is eenvoudiger. Het merendeel van de tapes is vervangen door snapshots met een backup naar de uitwijklocatie. De backup-strategie is hetzelfde gebleven met dag-, week-, maand- en jaar-backups, alleen verloopt dit proces nu een stuk eenvoudiger. 'Het storage systeem op de uitwijklocatie is iets minder snel, maar dat is een bewuste keuze. Op het moment dat er moet worden teruggevallen op dit systeem, is de data gewoon beschikbaar. De beschikbaarheid van data is voor ons het belangrijkste doel. Dat mensen dan iets langer moeten wachten, vinden wij hierbij geen probleem', stelt Munster.
Ook de geplande centralisatie van de woonwinkels zal een behoorlijke impact hebben op de benodigde storagecapaciteit. Op dit moment wordt er binnen de woonwinkels ook lokaal data opgeslagen. Deze data zal in de toekomstige situatie centraal worden opgeslagen. Een robuuste storage-omgeving is daarom essentieel voor de woningcorporatie. Het erp-systeem zal met de introductie van het klantcontactcenter bovendien nog intensiever worden gebruikt. Wanneer deze database groeit, moet er ook meer data worden gebackupt. Daarnaast wil de organisatie 24/7 bereikbaar zijn voor huurders en dit vereist dat data altijd beschikbaar is. 'Met de oplossing die Proact heeft geïmplementeerd kunnen we de capaciteit eenvoudig uitbreiden en terugvallen op een solide uitwijkomgeving als dit nodig is en we zijn hierdoor klaar voor alle toekomstige ontwikkelingen', concludeert Munster.
