Ik kom nogal al eens ergens. Ik heb in de afgelopen twintig jaar honderden bedrijven van binnen gezien waar ik op de één of andere manier met it bezig ben geweest. Meestal was dat in een projectmatige omgeving met enthousiaste en geïnspireerde mensen. Dat is erg leuk werken. Ik zie echter ook vaak werknemers in een organisatie die ' geen zin meer hebben'. Dit zijn vaak mensen die al langer bij een organisatie zitten.
Het is een bekend gegeven dat werknemers door vier fases heen gaan: het begint als enthousiaste woesteling en eindigt vaak als teleurgestelde knorrepot. Vaak is de reden voor verlies van passie voor het werk of de organisatie het mislukken van ideeën en plannetjes. Te vaak is iemand enthousiast begonnen aan een project of uitwerking van een idee, wat vervolgens op niets uitliep. 'Dat hoef je hier niet te proberen, dat werkt toch niet' is iets wat ik vaak gehoord heb. Toch worden er in bedrijven waar deze 'grumpy old men' zitten toch projecten gedaan die wél slagen. Hoe kan dat dan? Zit de oorzaak van het 'falen' in de organisatie of in de mens met ideeën? Ik ben van mening dat het in de regel aan de mensen met ideeën ligt en niet aan de omstandigheden. Het idee achter dit schrijven is hulp te bieden aan mensen met ideeën. Sommigen zien een nieuwe rol binnen hun organisatie, anderen willen een afdeling opzetten en een derde ziet een partnerschap met een ander bedrijf helemaal zitten.
Deze ideeën leiden, ondanks inspanning, soms niet tot concreet resultaat. Dit kan frustrerend zijn. Dit document geeft tips en trucs die je mogelijk helpen bij het verwezenlijken van je ideeën en het omgaan met de tegenslagen en onverwachte wendingen.
Dit schrijven is gebaseerd op een sessie die plaatsvond op 12 maart 2012, waarbij 8 collega's en ik ideeën hebben uitgewisseld om te komen tot een manier van werken die de succeskans kan verhogen en frustraties kan verminderen.
Uitgangspunten zijn:
– Het gaat om jou. We hebben niet gekeken wat er aan een organisatie moet veranderen. We hebben onderzocht wat je zelf kan doen om je ideeën gerealiseerd te krijgen.
– Veel onderdelen zijn werk gerelateerd, maar als je inspiratie haalt uit dit document voor je privé- of sociale leven of je relaties, dan is dat ook prima.
– Niets in dit document is gebaseerd op wetenschappelijke basis. Wetenschappelijke juistheden berusten op louter toeval. Alles is gebaseerd op onze eigen ervaringen en ideeën.
Van idee tot realisatie
Start
1. Om je ideeën levensvatbaar te maken help het opzetten van een project met een projectmanager en opdrachtgever.
2. Een duidelijke fasering helpt om je ideeën te concretiseren en tot een reële planning te komen.
3. Beschrijf duidelijk waarom je idee een goed idee is en wat het concreet voor bijdrages levert.
4. Schrijf je idee (voor jezelf) duidelijk en netjes op. Dit helpt je met je eigen beeldvorming, inspireert en maakt overdracht makkelijker.
5. Betrek op het juiste moment anderen bij je ideeën. Een klein denktankje als sparringpartner helpt je met het vormen van ideeën en houdt deze reëel en zinvol.
6. Onderzoek of er voldoende behoefte is aan jouw idee. Bij onvoldoende behoefte kun je deze behoefte misschien creëren, of je idee aanpassen.
7. Irrationele verwachtingen, vooral met betrekking tot tijdslijn frustreren vaak het realisatieproces. Als je zelf niet goed kan plannen, betrek er dan een ander bij die dat wél kan.
8. Productgerelateerde ideeën vereisen vaak irrationele korte planning. Conceptuele ideeën zijn minder tijd kritisch.
9. Ideeën bundelen met gelijkgestemden kan de impact vergroten. Kanaliseren van ideeën uit een groep is dan belangrijk.
Ideeën vormgeven
10. Zorg voor haalbare doelen. Maak je project niet te groot. Werk in overzichtelijke, duidelijk gedefinieerde stapjes.
11. Ga er van uit dat de organisatie waarin je werkt onveranderlijk is. Je moet het zelf doen.
12. Durf feedback te organiseren. Liefst één op één. Vraag iemand regelmatig met je te sparren en doe iets met opbouwende kritiek van anderen.
13. Bij jezelf houden betekent dat het om jouw plannen en planning gaat. Als iets niet lukt, komt dat niet door een ander.
14. Gebruik je kennis en skills om nieuwe medewerkers te "vertellen hoe het kan lukken".
15. Strijd op meerdere vlakken. Als je het management eerst niet mee hebt, probeer dan bijvoorbeeld de projectleiders of sales te overtuigen.
16. Zie 'de strijd' als iets positiefs. Vechten om je doel te bereiken is leuk. Laat je niet gek maken door een tegenvaller of een irrationele planning.
17. Werk met kpi's om je doelen 'smart' en duidelijk te maken en resultaat te checken. Laat een observator je kpi's objectief checken.
18. Werkgerelateerde doelen kunnen anders zijn dan persoonlijke doelen. Het maken van dit onderscheid help je de juiste wegen te bewandelen. Persoonlijke doelen (welke training wil ik volgen) regel je via je chef, Werkgerelateerde doelen (bijvoorbeeld een nieuwe rol binnen de organisatie opzetten) checken bij bijvoorbeeld management.
19. De Werkgerelateerde doelen moet binnen de visie/missie van De organisatie vallen.
Ideeën marketen
21. Creëer draagvlak in de organisatie voor je ideeën.
22. Marketing is belangrijker dan inhoud. Als niemand weet hoe briljant je ideeën zijn hebben ze geen effect.
23. Verwacht niet dat iedereen je direct binnenhaalt als de grote verlosser. Je moet er voor werken.
24. Communiceer op het juiste niveau. Praat met sales over geld en met projectleiders over processen. Niet andersom. Dus misschien moet je twee keer kletsen. Een vurig technisch betoog afsteken voor het management team heeft geen zin.
Resultaten
25. Koppel regelmatig concrete resultaten en voortgang naar je opdrachtgever terug.
26. Quick wins niet als doel stellen, maar mochten er quick wins als bijproduct van je hoofddoel zijn, gebruik deze dan zeker om draagvlak te creëren.
27. Resultaten marketen en blijven marketen. Iedereen moet altijd weten wat voor geweldige resultaten je weer behaald hebt.
Communicatie
28. Val niet in de Mail CC: valkuil.
29. Altijd concreet vragen stellen in een mail, niet rekenen op compassie.
30. Gebruik pull informatie, i.p.v. push informatie. Maak en SharePoint site waar iedereen op kan kijken in plaats van te spammen.
31. Informatie staat op SharePoint, concrete vragen stel je per mail of telefoon.
32. Weet wie kan het beste een bepaalde vraag kan beantwoorden. Wees concreet naar deze persoon.
Tegenslag
33. Klagen is niet productieve communicatie en levert niets op.
34. Als je uit wil razen omdat het even tegen zit, maak dan een afspraak met een vertrouwd persoon, loop daar helemaal leeg en ga dan weer vrolijk aan het werk.
35. Niemand dwingt je om briljante ideeën te hebben en deze uit te voeren in je eigen tijd. Je mag ook gewoon 40 uur per week lekker werken en op tijd thuis zijn. Jouw keuze.
Eerlijkheid
36. Zeg wat je bedoelt, doe wat je zegt.
37. Bovenstaande lijkt makkelijker dan het is. Soms heb je stalen ballen en een bord voor je kop nodig om bijvoorbeeld een kortzichtige manager te blijven beïnvloeden en mee te krijgen.
Verantwoordelijkheid
38. Verantwoordelijkheid nemen kans soms beklemmend werken. Als er wat misgaat, voelt dat misschien als jou ‘schuld'. Als je je best doet hoef je jezelf niets te verwijten en probeer je het gewoon nog een keer.
39. Er is vaak nog veel duidelijkheid te creëren over wie in de organisatie waar verantwoordelijk voor is. Leer daar mee om te gaan en ‘omheen' te gaan als dat nodig is.
Voortgang
40. Probeer je idee en draagvlak op een bepaald moment breder trekken, met behoud van een duidelijk ‘loket'. Jij blijft aanspreekpunt en verantwoordelijk.
41. Mensen belangrijk maken zorgt er voor dat mensen je graag willen helpen met bepaalde klussen.
42. Gebruik andermans talenten/creativiteit. Sommige mensen zullen je verbazen.
43. Resultaten, erkenning en complimenten motiveren. Zowel voor jezelf als naar anderen.
44. Vier je successen! Je hebt ze verdiend!
Het is een aardige lijst, maar zitten ondernemingen nu op realisatie van ideeën te wachten of wachten zij op de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen? Ideeën moeten dus een bijdrage leveren aan het bedrijf. Ik zou zelf niet teveel inzetten op een projectmanager e.d. Ik zou eerst eens kiezen voor de powerpoint aanpak, van contouren schetsen naar een veel helderder beeld van het doel wat je (voor het bedrijf) wilt verwezenlijken.
Vervolgens zal je dit idee moeten verkopen aan een of meerdere stakeholders die je vervolgens als opdrachtgever moet zien te winnen. Dan pas gaan plannen en het projectplan invullen en de projectmanager inzetten.
Ik zou willen adviseren om een idee zo snel als mogelijk tastbaar te maken. Wees creatief in het tastbaar maken. Maak bijv. een visualisatie. Een tekening, een schets, een storyboard. Ook dienstverleningen kun je uitbeelden en visualiseren. Schrijf een beeldend verhaal, een stripverhaal of je idee tastbaar met Serious Lego.
Heb je een idee voor een stuk software, probeer dan de kernaspecten van je idee uit te werken in een eerste versie van je product. Een aantal dagen programmeren moet voldoende zijn om de kernaspecten van je idee uit te werken in een stuk software.
Met dit tastbaar product in handen kun je nu de boer op. Vraag feedback. Aan collega’s, managers, directie, etc. Maar, vooral bij potentiële klanten en afnemers van je product. Ga vooral op zoek naar de waarde van je idee voor je klanten. Luister naar je klanten. Kijk en luister goed naar of dit idee het/een probleem voor hen oplost. Verbeter je eerste versie van je product n.a.v. de feedback die je krijgt. En ga dan weer terug naar je klanten en vraag om feedback. Hoe sneller je leert, hoe eerder je tot een product komt met échte waarde voor je klanten.
Een idee hebben is één ding, je idee uitwerken tot een succesvol product is een kwestie van doorzetten en je idee continu blijven aanpassen aan de feedback die je ontvangt.
@ Willem: bij punt 19 geef ik aan dat je plannen inderdaad de business moeten ondersteunen. verder zijn we het geloof ik helemaal eens. dank voor je reactive.
@ Berry: dat vind ik een goed punt. eea wel afhankelijk van de doelgroep. Ik heb wel eens gemerkt dat je een risico loopt niet serieus genomen te worden als je presentatie te “poppy” wordt. dank voor je bijdrage.
Remco,
Een harstikke handige opsomming maar vaak is de eerste stap het verkopen van je idee. En dit begint met het zetten van een punt achter iets wat beter kan, vervangen moet worden of juist heel erg nieuw en revolutionair is. En dus moet er niet alleen eerst draagvlak zijn maar ook budget. En steeds vaker wordt hiervoor gebruik gemaakt van ‘crowd funding’ via sociale media. De kracht van de community komt sowieso pas erg laat terug in deze opsomming.
Prima zo’n opsomming, natuurlijk zitten er bekende punten in, stel je voor dat dat niet zo zou zijn, met de uitwerking ervan heb je bijna een boek. Leuke inspiratiepunten dus.