BYOD of toch liever CYOD?

Al sinds maanden is byod een van de belangrijkste thema’s die zakelijk Nederland bezighouden. Hoe gaan we om met de trend dat steeds meer medewerkers hun eigen smartphones, tablets en andere apparaten willen gebruiken om te werken, zowel op kantoor als daarbuiten? Toestaan? Niet toestaan? Hoe beveilig je dit alles goed? Vragen genoeg en ook een hoop meningen en antwoorden.

Persoonlijk ben ik een voorstander van byod, mits je als organisatie maar wel de juiste maatregelen treft voor het beheer en de beveiliging. Een ding is zeker: de huidige trend naar het gebruik van steeds meer verschillende mobiele apparaten voor zakelijk gebruik is niet meer te stoppen. Maar er is nog wel een andere manier waarop organisaties hierop kunnen inspelen. Naast byod (bring your own device), zou een organisatie ook kunnen kiezen voor ‘cyod', ofwel: choose your own device. Daarbij hebben medewerkers de vrijheid om zelf te kiezen wat voor toestel ze willen gebruiken om mee te werken (iPad, Android tablet, et cetera), maar deze wordt vervolgens door het bedrijf verstrekt. In feite is het een uitbreiding van de aloude ‘laptop en telefoon van de zaak’ met meer keuze-opties.

Waar het om gaat is dat medewerkers steeds minder vaak die traditionele laptop willen gebruiken, zeker thuis of onderweg. Daarnaast komt het vaak voor dat mensen privé nieuwe en betere apparatuur hebben dan de soms jaren oude apparaten die het bedrijf beschikbaar stelt. Vooral als het gaat om het bekijken van informatie (e-mails lezen, rapporten doornemen, productinformatie opzoeken, et cetera), kan een tablet of smartphone veel handiger zijn dan een laptop. Gaat het om het creëren van informatie, het schrijven van allerlei rapporten en documenten, heeft juist iets met een echt toetsenbord de voorkeur.

Er zijn enkele belangrijke verschillen tussen byod en cyod. Byod wordt vaak gedreven door de medewerkers (soms ook de directie), die graag hun eigen mobiele apparatuur willen gebruiken. Vaak omdat ze die handiger of makkelijker vinden dan de laptop-van-de-zaak. In dit geval heb je het dus over apparaten die het eigendom zijn van de medewerkers zelf. Zij zijn dan ook verantwoordelijk voor de werking, de ondersteuning en het beheer. Soms worden ze daarbij ondersteund door communities van gelijkgezinde gebruikers binnen de eigen organisatie. Dit betekent dat ook de kosten voor de aanschaf en de nodige telecomabonnementen bij de medewerker liggen. Maar hij kan dan bijvoorbeeld wel weer aankloppen bij zijn werkgever voor een vergoeding of een bijdrage in de telecomkosten. Het apparaat is en blijft echter privé eigendom.

De werkgever heeft dus geen zeggenschap over bijvoorbeeld welke apps de medewerker erop installeert. Gelukkig zijn er wel oplossingen waarmee de organisatie bijvoorbeeld de bedrijfsinformatie op het toestel en de toegang tot het bedrijfsnetwerk vanaf een byod-apparaat kan beheren en beveiligen. Grote voordelen van byod voor de organisatie zijn dus het wegvallen aanschafkosten en het feit dat medewerkers hun privé apparaten vrijwel altijd bij zich zullen hebben (ook ’s avonds, op vakantie, et cetera). Dit komt de bereikbaarheid en productiviteit ten goede. Daarnaast kan de tevredenheid van medewerkers een belangrijk aspect zijn in de keuze voor byod.

Maar ook voor cyod valt het nodige te zeggen. Hierbij biedt de organisatie medewerkers de mogelijkheid om zelf te kiezen welk apparaat ze willen gebruiken. Dan kan er desnoods gekozen worden voor een zekere regulering, bijvoorbeeld alleen iPad of iPhone, of alleen smartphones. Dit betekent dat het voor een organisatie makkelijker is om te controleren of een toestel ook voldoet aan alle eisen op het gebied van functionaliteit en beveiliging. Het apparaat is en blijft eigendom van het bedrijf, dus kan de organisatie ook bepalen welke toepassingen een medewerker hierop wel en niet mag gebruiken (denk aan productiviteitskillers als ‘Angry Birds’ en ‘WordFeud’). Maar ook het beheer is dan de verantwoordelijkheid van de organisatie.

Dit brengt enerzijds meer kosten met zich mee, maar kan er anderzijds voor zorgen dat de apparaten werken en doen wat ze moeten doen. Natuurlijk komen de investeringskosten nu bij de organisatie te liggen, maar voor wat betreft de telecomkosten kan het juist voordeliger zijn om die centraal in te kopen, dan wanneer hier voor medewerkers telkens apart een vergoeding geregeld moet worden (bij byod). En waar een medewerker zijn byod-toestel bijna altijd bij zich zal hebben, is dat bij cyod-apparaten misschien niet zo. Het is en blijft een ‘werk’-apparaat, dat misschien niet mee wordt genomen op vakantie en dergelijke.

Wat moet je nu als organisatie? Geef je gebruikers de vrijheid van byod of kies je voor meer controle via cyod? Ik zou in ieder geval aanraden om dit bij de medewerkers te inventariseren. Als zij heel duidelijk de voorkeur geven aan byod, dan zal een cyod-project waarschijnlijk niet erg succesvol zijn. Sterker nog, mensen gaan zelf aan de slag om toch hun eigen apparaten te kunnen gebruiken. welke apparaten en platforms het beste aansluiten op de behoeften van de organisatie, zowel qua gewenste business functionaliteit als qua beheer en beveiliging. Android? Apple? Windows Phone? En ook welk type apparaten: smartphones? Tablets? Beide?

Welke keuze er ook gemaakt wordt – eigen apparatuur of van de zaak – een goede beveiliging is essentieel. Of het nu gaat om het vaste netwerk of het draadloze netwerk met alle soorten apparaten die daarop worden gebruikt, er moet zowel technisch als organisatorisch goed worden nagedacht over de beveiligingsaspecten. Er zijn mogelijkheden genoeg om die beveiliging optimaal in te richten. Wie dit nalaat, vraagt om moeilijkheden.