Op de smartphone je lesrooster checken, via de laptop een document delen of op de tablet je lesmateriaal bestuderen. Studenten hebben steeds hogere verwachtingen van ict in het onderwijs en willen overal in verbinding staan met school. Het Deltion College is als één van de eerste MBO-scholen over op Microsoft Lync 2010: het nieuwste 'snufje' in communicatieplatforms. KPN Consulting begeleidde de overstap.
ROC Deltion College in Zwolle biedt mbo-opleidingen, vakinhoudelijke avondcursussen en stages en is er voor iedereen. Van jonge tot oudere studenten, van particuliere tot zakelijke cursisten én als werkgever voor docenten. De school telt ruim 16.000 studenten en 1.200 medewerkers. Alle opleidingen zijn samengevoegd in drie sectoren: Techniek & Vormgeving, Gezondheidszorg, Welzijn & Sport en Economie & Dienstverlening. De school werkt actief aan de ontwikkeling van studenten en medewerkers en is vooruitstrevend in ict. Niet voor niets staan de ict-opleidingen van Deltion hoog aangeschreven.
Volgens Ramon de Boer, hoofd operations van het Deltion College, is ict toekomstbepalend voor het ROC. 'Dankzij ict kunnen wij voortdurend inspelen op de behoeften van onze studenten en docenten. De nieuwste generatie verlangt steeds meer van ict. Privé kiezen ze vaak voor de nieuwste smartphones en tablets. Ze willen altijd en overal bereikbaar zijn, bijvoorbeeld via Facebook, Hyves, LinkedIn en Twitter. De nieuwste technologieën omarmen ze vaak als eerste. Wij moeten daar als school in meegaan. En wel zo snel mogelijk! Want in het ict-landschap loop je zo een achterstand op als je de ontwikkelingen niet bijhoudt.'
De Boer: 'We merkten dat onze ict, vooral de telefonie, niet meer paste bij de dynamiek van onze school. De receptie kon bijvoorbeeld niet zien wanneer een docent telefonisch bereikbaar was. Buiten het Deltion College waren medewerkers alleen bereikbaar via een mobiele telefoon. We voelden sterk de behoefte om de bereikbaarheid en interactie tussen medewerkers onderling en met studenten te kunnen verbeteren. Dat wilden we doen door presence functionaliteit en het kunnen bellen via de computer aan de huidige omgeving toe te voegen en de mogelijkheid te bieden om informatie te delen, onafhankelijk van waar je bent. KPN Consulting adviseerde ons bij de keuze voor een nieuw communicatieplatform én hielp ons bij de implementatie: vanaf het eerste technische ontwerp tot de plaatsing van de hardware.'
Migratieslag
In eerste instantie koos Deltion voor het communicatieplatform Office Communication Server 2007 van Microsoft. Maar gezien de voorgenomen implementatie in de herfstvakantie van 2010, namen het Deltion College en KPN Consulting de beslissing om meteen over te stappen op opvolger Lync 2010 die in oktober van dat jaar uitkwam. Dit scheelde de school één complete migratieslag. De consultant van KPN maakte een plan van aanpak voor de implementatie en hield daarbij nadrukkelijk rekening met Deltion’s wens om de bestaande voice-oplossingen van Cisco in het nieuwe platform te integreren. 'We wilden iedereen namelijk de mogelijkheid bieden om ook op de oude vertrouwde manier te blijven bellen,' legt De Boer uit.
Na het offertetraject en het plan van aanpak, gingen Deltion en KPN Consulting al snel aan de slag met een proof of concept. Daarbij werden key-users ingeschakeld onder wie een aantal medewerkers van de afdeling Informatie & Automatisering. Robert Vos, manager van deze afdeling: 'We hebben de applicatie uitvoerig getest en besproken wat we er allemaal mee moeten kunnen. Met onze bevindingen hebben we de applicatie gefinetuned. Daarna volgde een pilot waarin vijftig medewerkers met Lync 2010 konden experimenteren. Dat heeft ons nuttige inzichten gegeven. Zo moet je bijvoorbeeld aandacht besteden aan een nummerplan en voor de functionaliteit van presence je agenda goed bijwerken. Daarnaast zijn we tot de conclusie gekomen dat niet iedereen overweg kan met bijvoorbeeld dezelfde headsets of usb-telefoons. Variatie hierin bevordert de acceptatie.'
Smartphone
Na een succesvolle pilot van een half jaar ging ook de rest van de organisatie over. Sommige collega’s moeten nog even wennen aan de andere manier van communiceren, maar het wordt goed ontvangen. De Boer: 'Het grootste voordeel van Lync 2010 is dat je op elk apparaat, of dat nou je pc, je smartphone of je tablet is, kunt zien of collega’s vrij, bezet of afwezig zijn. Lync 2010 is gekoppeld aan Outlook en SharePoint 2010, zodat al je afspraken en meldingen op elkaar zijn afgestemd. Voor de receptionistes betekent het een flinke efficiencyslag: zij zien direct of iemand beschikbaar is en ze hoeven dus niet meer onnodig door te verbinden. Onze collega’s worden flexibeler in het beheer van hun eigen telefonie. Als collega’s les geven, kunnen ze hun voicemail in Outlook laten binnenkomen of hun nummer doorschakelen naar een collega of teamkamer, zonder dat daar een ict-medewerker aan te pas komt. En voor onze studenten betekent het dat ze veel makkelijker in contact kunnen komen met hun docenten. Natuurlijk zijn er ook leerpunten geweest voor de school. Zo hield de pilotgroep netjes zijn agenda bij, maar blijkt dat in de praktijk wat lastiger. Deltion College heeft nog geen koppeling tussen het rooster en de agenda van de medewerkers. Maar daar wordt hard aan gewerkt.'
Het Deltion College is blij met de eerste resultaten van Microsoft Lync. Het is goed geïntegreerd in de bestaande telefonie, zodat medewerkers nog steeds de keuze hebben om op de ‘oude manier’ te bellen. Daarnaast biedt Lync 2010 een zee aan nieuwe communicatiemogelijkheden. 'Lync 2010 is zoveel meer dan een belplatform', stelt Vos. 'Je kunt ermee bellen, chatten, conference calls of videoconferences houden of schermen en documenten delen op afstand.' Volgende stap is om de collega’s in al deze functionaliteiten te trainen en te ondersteunen. Want ook al zijn veel collega’s enthousiast, een nieuw systeem is altijd even wennen. Daarom organiseert de school gebruikerssessies. Vos: 'In die gebruikerssessies laten we zien wat je allemaal met Lync 2010 kunt. Het programma mag technisch dan nog zo mooi zijn, mensen gaan het pas echt omarmen als ze weten hoe het werkt en ze de meerwaarde ervaren.'
Strategie
'KPN Consulting heeft ons in het verleden ook al begeleid bij onze overstap van Novell naar Microsoft Exchange. Een complexe klus die ze toen in korte tijd goed hebben gedaan', zegt Vos. 'Daarom kozen we ook nu weer voor KPN Consulting. Naast een goede prijs, kwamen ze direct met een duidelijke strategie. Bovendien hebben ze ruime kennis in huis van Cisco-telefonie – voor ons een belangrijk gegeven.'
Mooie vendor lock-in door Microsoft. De hele ICT-omgeving bestaat nu uit met met nauwe met elkaar verbonden Microsoft-producten (open standaarden?) met bijbehorende jaarlijkse licentiekosten waar je nooit meer vanaf komt. Je zou verwachten dat in deze tijden van miljardenbezuinigingen wel iets creatiever geautomatiseerd zou kunnen worden i.p.v. van te vallen voor het bekende “wij lossen al uw problemen op met onze volledig geïntegreerde oplossing”.
Eigenlijk zegt het artikel dat Lync zo flexibel is dat Cisco callmanager ook nog nodig is. Dat is toch jammer, want nu zijn er dus twee telefonie platformen tegelijkertijd nodig in plaats van één.
Misschien is dit toch een neveneffect van het feit dat advies en verkoop in dezelfde hand hebben gelegen?
@marcel:
Microsoft heeft voor educatie een hele hele scherpe prijs, daar kan je alleen met gratis tegenop concurreren. Ik denk zelfs dat opensource, als er al iets is, duurder zal uitpakken.
Dat van die telefooncentrales begrijp ik niet, waarom?
Het lijkt op een redundantie aanpak, als het een uitvalt kan je altijd nog met Cisco bellen, maar wat mankeert er aan Mobiel bellen?