Voor fabrikanten is een erp-systeem een noodzakelijk hulpmiddel om uw bedrijf op een efficiëntere en rendabelere manier te runnen en te managen. Het maken van de juiste keuze is dan ook cruciaal voor uw bedrijf.
Veel van de tegenwoordig gebruikte erp-systemen zijn echter gebaseerd op business modellen uit de jaren 90, die voornamelijk ontworpen werden rond de administratie, bestellingen en inkoop. Nieuwe marktinvloeden, business modellen en technologieën, zoals de cloud, sociale netwerken en mobiele apparaten hebben een weerslag op onze huidige manier van leven en werken. De complexiteit neemt ook toe naarmate de fabrikanten onder druk worden gezet om zichzelf weer uit te vinden door de snellere invoering van nieuwe producten en processen voor nieuwe markten. Deze krachten belasten traditionele erp-systemen en dwingen tal van organisaties ertoe op zoek te gaan naar meer operationele systemen.
De juiste technologie kan complexiteit beteugelen, aanpassen aan verandering en innovatie ondersteunen. Deze voegt op haar beurt complexiteit toe, die dan door technologie kan worden vereenvoudigd – en de cirkel is rond. Bij een foute keuze wordt uw erp-systeem een deel van het probleem in plaats van een deel van de oplossing.
Uit recent onderzoek door IDC Manufacturing Insight (Pierfrancesco Manenti, 'In Pursuit of Operational Excellence: Accelerating Business Change Through Next-Generation ERP', januari 2012) blijkt dat volgens 34 procent van de fabrikanten 'inefficiënte of ontoereikende it-systemen' de grootste belemmering vormen voor het bereiken van “operational excellence”.
De juiste keuze vergt de inbreng van tal van afdelingen, en het is van cruciaal belang dat het management erachter staat. In het evaluatieproces dienen enkele punten te worden afgewogen:
Wat wilt u bereiken?
Uw erp-strategie moet aansluiten op uw algemene bedrijfsstrategie. Ga eerst na wat uw bedrijfsactiviteit beïnvloedt. Identificeer dan uw bedrijfsdoelstellingen om inzicht te krijgen in wat u moet verbeteren. Vraag u dan af welke initiatieven cruciaal zijn om die doelstellingen te bereiken en pas die toe op uw verwachtingen ten aanzien van een erp-systeem.
Wat verwacht u van uw ERP-software?
Volgens een studie van de Aberdeen Group (Kevin Prouty, 'ERP: Much Better Off With than Without', januari 2011) zijn functionaliteit en gebruiksgemak de twee belangrijkste keuzecriteria. Kies een erp-systeem op basis van uw manier van zakendoen. Hoe kan het systeem uw kritische bedrijfsprocessen stroomlijnen en versnellen naarmate uw bedrijf groeit? Het aanpassen of toevoegen van extra functionaliteiten kan duur uitvallen en een invloed hebben op toekomstige upgrades.
Kies ten behoeve van het gebruiksgemak gebruiksvriendelijkere dashboards (of 'mash-ups') – zoals Infor10 Workspace – voor een gemeenschappelijke navigatie en 'look & feel', en beknopte op rollen gebaseerde informatie uit het hele bedrijf. Het onderzoek van IDC in IDC Manufacturing Insights, januari 2012, geeft aan dat erp-systemen die dit bieden de besluitvormingsmechanismen verbeteren, de productiviteit verhogen en de complexiteit van het productieproces beteugelen.
Houd ook rekening met deze punten:
Integratie – Uw erp-systeem, dat door cio’s vaak als een grote uitdaging en kostenbron wordt ervaren, moet naadloos aansluiten bij uw andere bedrijfssystemen met het oog op een vlotte doorstroming van gegevens en permanent inzicht in uw bedrijfsvoering.
Geschiktheid voor uw bedrijf – Fabrikanten in de automobielsector kennen andere processen dan fabrikanten van voedingsmiddelen. Een fabrikant van 'Engineer-To-Order-producten' heeft een systeem nodig met een sterke project- en cost management-functionaliteit. Het erp-systeem moet uw specifieke productiewijze ondersteunen.
Branchespecifiek – De eisen van een fabrikant van farmaceutische producten ten aanzien van verkoop, productie, toelevering en boekhouding verschillen sterk van die van een fabrikant van machines. Uw erp-systeem moet afgestemd zijn op deze verschillen en alle regelgevingsvereisten ondersteunen.
Implementatieopties – Moderne erp-systemen bieden vaak veel implementatieopties. Een on-premises model vereist een sterke it-afdeling die kan instaan voor upgrades en gegevensbeveiliging. Met een on-demand/software-as-a-service (SaaS) of cloud deployment-model bent u wellicht sneller geholpen tegen lagere opstartkosten.
Wat zal het u werkelijk kosten?
De echte kostprijs van een erp-systeem wordt bepaald door zowel de aanvankelijke aanschafprijs als de total cost of ownership (tco). Aberdeen Group definieerde dit in januari 2011 als een combinatie van de kosten voor inspanning, hulpmiddelen, implementatie, softwarelicenties, integratie en onderhoud en ondersteuning. Hoe lager de benodigde investering voor deze activiteiten, des te lager uw algemene tco.
Tot wie moet u zich richten?
Uw erp-systeem is een belangrijke investering, kies dus voor de juiste leverancier. Zoek naar financiële soliditeit, organisatorische stabiliteit, een reputatie van uitzonderlijke dienstverlening en klanttevredenheid.
De samenwerking moet gericht zijn op het behalen van bedrijfswaarde en resultaten uit de levering van diensten en ondersteuning om de waarde van uw systeem te maximaliseren. Bedenk hoe een leverancier uw project zal ondersteunen. Informeer u over de staat van dienst van de leverancier inzake implementatie en methodologie.
Kijk vervolgens verder dan de aanvankelijke verkoop en implementatie. Wat voor tools en hulpmiddelen reikt de leverancier aan met het oog op uw succes op de lange termijn?
Mondiale ondersteuning is een belangrijke factor voor internationale fabrikanten, controleer daarom of de leverancier kantoren heeft waar u ze nodig heeft en of hij 24×7 ondersteuning biedt.
Continue training na de implementatie zal de 'time-to-value' voor uw nieuwe systeem versnellen. Deze kan ter plaatse of online in de vorm van zelfstudiecursussen worden aangeboden.
Beschikt uw organisatie niet over voldoende it-hulpmiddelen om een erp-systeem te ondersteunen, vraag dan of de leverancier Application Management Services (AMS) van derden aanbiedt. Een AMS-partner kan uw it-hulpmiddelen aanvullen wanneer dat nodig is, of de exploitatie van uw complete it-infrastructuur op zich nemen.
De aanschaf van erp kan een deuk in uw budget betekenen. Sommige leveranciers bieden flexibele financieringsmogelijkheden aan om te helpen de kosten voor aankoop en implementatie te spreiden.
Uw erp-systeem zal u jarenlang diensten bewijzen en u moet kunnen profiteren van nieuwe technologieën wanneer die zich aandienen. Informeer u over de wijze waarop de leverancier tegen technologie en de betrokkenheid bij het ontwikkelen van oplossingen met het oog op toekomstige werkmethodes aankijkt. Bijvoorbeeld wat is de mobiele strategie van de leverancier, of hoe gaat hij om met de uitbreiding van applicaties uit sociale netwerksites naar de zakenwereld?
Bij de keuze van een erp-systeem gaat het niet alleen om de software. Denk op een andere manier. Vraag u af hoe u moet gaan werken, wat uw zakelijke doelen zijn, en hoe een leverancier u op weg kan helpen naar “operational excellence” en meer concurrentievermogen in uw sector.
