De gemeente Nieuwgein ontwikkelt zich continu. De afgelopen veertig jaar zijn op verschillende locaties gemeentekantoren geopend. Nu de stad de volledige bezettingsgraad heeft bereikt, is het tijd om de manier van werken nader onder de loep te nemen. De verhuizing naar een nieuw gemeentekantoor was voor het systeem- en netwerkteam aanleiding om een moderne en flexibele werkomgeving voor iedere medewerker te creëren.
Nieuwegein is een van de jongste steden van Nederland. Niet lang geleden graasden er nog koeien en zorgden sluizen in de rivier de Lek voor druk scheepvaartverkeer. Nu is Nieuwegein een middelgrote stad met ongeveer 65.000 inwoners. Het project om deze stad te bouwen, startte in 1970 met een heldere visie: het moest een groene, schone en veilige stad worden. Nieuwegein is nieuw en modern. Deze dynamische en autonome stad is continu in ontwikkeling. Nieuwegein blijft innoveren en creëren om zijn inwoners de best mogelijke leefomgeving te bieden.
Doelstelling was om een einde te maken aan vaste werkplekken en medewerkers dan de mogelijkheid te bieden om overal te kunnen werken: op kantoor, thuis en onderweg. Op elke computer moeten ze toegang hebben tot hun persoonlijke omgeving.
Frederik Lefèvre, Senior System/Network Administrator bij de gemeente Nieuwegein, zocht naar partners om hem te helpen bij het realiseren van de visie van de gemeente en schakelde de expertise van Polycom in. 'We gingen iets geheel nieuws doen en waren op zoek naar ondersteuning', zegt Lefrèvre. 'Polycom wilde dit avontuur met ons aangaan en was vanaf de ontwerpfase betrokken bij het project. Het Polycom-team speelde een essentiële rol bij het tot leven brengen van onze visie.'
Partners
Om een nieuw communicatieplatform en werkomgeving te creëren, selecteerde Lefèvre drie partners: Polycom, Microsoft en Citrix. Polycom trad op als projectleider en was verantwoordelijk voor de opzet van een pilot. Nieuwegein besloot de Microsoft Lync Server 2010 te implementeren. Vervolgens werd de Citrix XenDesktop geïnstalleerd om de flexibele werkplekken op te zetten. In een pilotprogramma is de hd-spraaktechnologie van Polycom gecombineerd met de geavanceerde telefoniemogelijkheden met presence-functionaliteit van Lync. Vervolgens zijn de spraak- en videosamenwerkingsoplossingen getest. Dit resulteerde in de installatie van Polycom CX600 en Polycom CX500 ip-telefoons op alle desktops, en de Polycom CX3000 ip-conferentietelefoons en Polycom CX5000 Unified Conference Stations in de vergaderruimten. Deze toestellen bieden namelijk de meest intuïtieve samenwerkingservaring en de meest consistente uc-ervaring op de desktop. Daarnaast zet de gemeente de met Lync geïntegreerde Polycom SpectraLink 8840 draadloze handhelds in. Die bieden veilige spraakcommunicatie met de hoogst mogelijke kwaliteit.
Doestelling van het project was om medewerkers vrij te maken van hun vaste werkplek. Iedere medewerker kan nu vanaf elke desktopcomputer inloggen op zijn of haar persoonlijke omgeving en is bereikbaar op het eigen telefoonnummer. Slechts weinigen hebben een vaste werkplek in het nieuwe kantoor. Alle bureaus worden beschouwd als ‘hot desk'. Dit resulteert in een innovatieve, effectieve en persoonlijke samenwerkingservaring die voor alle medewerkers eenvoudig en toegankelijk is. Door gebruik te maken van thin clients en de geïntegreerde Citrix usb-omleiding, zijn extra Lync-functies beschikbaar op het Polycom CX-eindpunt. Vanaf het begin was duidelijk dat de Polycom-/Microsoft-/Citrix-oplossing de dagelijkse activiteiten en de manier waarop medewerkers onderling en met klanten en partners samenwerken, zou veranderen.
In de praktijk
Lefèvre realiseerde zich dat er bezorgdheid was onder de medewerkers. 'Om succesvol te zijn, is het van belang dat gebruikers de oplossing accepteren. Die moet eenvoudig te gebruiken zijn en de voordelen moeten direct zichtbaar zijn.' Toen medewerkers over de verrassing heen waren dat ze geen vaste werkplek meer zouden hebben, begon de echte evaluatie. De eerste reactie was dat medewerkers de audiokwaliteit van de nieuwe Polycom-toestellen fantastisch vonden. De HD-breedbandaudio was een echte upgrade.
Doordat de Polycom CX-telefoon geoptimaliseerd is voor Lync, biedt het een perfecte gebruikerservaring met presence-mogelijkheden en gepersonaliseerde content. Door de verbeterde conferencing-functies, waaronder een agenda en een groot kleurenbeeldscherm, is realtime samenwerking met één muisklik te realiseren. Zoals Lefèvre en zijn team al hadden voorspeld, verliep de acceptatie snel en soepel. Er was direct een productiviteitsverhoging. De eenvoudige en betrouwbare manieren voor instant messaging, bestandsoverdracht en spraak- en videosamenwerking bieden een nieuwe dimensie voor medewerkers. Dit zorgt voor een echt succes van de virtuele desktop.
Succesvol
Terugkijkend op het project, is Lefèvre trots op de bereikte resultaten. De flexibele werkomgeving en het platform voor samenwerking stellen de gemeente in staat om breder en efficiënter te opereren. Het bereik en de kwaliteit van de dienstverlening via verschillende media, kanalen en locaties zijn verbeterd. De Polycom-oplossing vergroot de respons en verbetert de gebruikerservaring. Lefèvre verwacht dan ook dat dit project een voorbeeld wordt voor andere organisaties, aangezien het model echte vrijheid biedt en de productiviteit stimuleert.
