Mobiele ERP is Apple-friendly en Google-fast

Mobiliteit is waarschijnlijk de grootste verandering in de erp-wereld op dit moment. De tijd dat een medewerker, op een vast moment van de dag op één computer de inkooporders zat in te kloppen is voorbij. Nu wil iedereen in de organisatie toegang krijgen tot het erp-systeem op elk moment, en als het kan ook nog 'Apple-friendly en Google-fast'.

Dit betekent dat er compleet nieuwe eisen worden gesteld aan erp-systemen; met een online portal alleen kom je er niet. Wat is er nog meer nodig voor een volwassen, schaalbare en flexibele mobiele vorm van erp?

Het is pas ruim twee jaar geleden dat Steve Jobs de iPad voor het eerst liet zien aan de buitenwereld. De reacties op deze productintroductie waren erg verdeeld: een deel van het publiek was sceptisch tot op het bot en een vast leger Apple-aanhangers prees de innovatieve en gewaagde nieuwe telg in de familie. Inmiddels is de iPad niet meer weg te denken uit het dagelijkse straatbeeld en moeten de sceptici uit 2010 terugkomen op hun uitspraken dat ‘die oversized iPhone niets toevoegt’. De invloed van de producten van Apple is steeds vaker concreet merkbaar in het dagelijks leven. Ook in de zakelijke wereld zijn tablets en andere mobiele devices niet meer weg te denken op de werkvloer en in de board rooms.

Toegankelijkheid voor iedereen

Ook erp-omgevingen hebben de afgelopen twee jaar een grote verandering doorgemaakt, niet in de laatste plaats vanwege de oprukkende mobiele apparaten op de werkvloer. Tot voor kort was het algemene beeld dat gebruikers van erp-systemen op een vaste plek werkten. Vanuit kantoor waren zij verantwoordelijk voor hun specifieke taak in een soms organisatiebreed proces. Zo zat de senior inkoper van negen tot twaalf inkooporders in te kloppen in SAP, en belde hij na de lunch leveranciers na die hun beloofde levertijd niet na waren gekomen. De financieel directeur zat in zijn vertrouwde blauwe SAP-scherm om te zoeken naar mogelijke kostenbesparingen in de barre tijd net na de crisis, en keurde op vaste tijdstippen aan het einde van de dag investeringsaanvragen van zijn medewerkers af.

Het fenomeen van een geïsoleerde gebruiker die zich concentreert op slechts één bepaalde activiteit binnen een proces is niet echt meer van deze tijd. Daarom is het steeds belangrijker geworden dat erp-systemen toegankelijk zijn voor een brede groep gebruikers; toegankelijkheid zorgt voor draagvlak bij gebruikers, en draagvlak draagt weer sterk bij aan de gewenste efficiency.

Toegankelijkheid wordt in het huidige Apple-tijdperk alleen maar belangrijker. De ‘Facebook-generatie' die de senior inkopers en financieel directeuren moet gaan opvolgen, laat zich niet binden aan een vaste werkplek. De nieuwe lichting informatiewerkers zal hoogst verbaasd reageren als hen wordt verteld dat zij hun financiële rapportages op een vaste werkplek, met een vaste pc, op een vast tijdstip met een handmatige query kunnen raadplegen. Laat staan dat men er dertig minuten of zelfs veel langer op moeten wachten! Alles moet Apple-friendly en Google-fast zijn.

Een online portal is niet genoeg

Hoe kunnen we zorgen dat de nieuwe generatie niet wordt afgeschrikt door de logge en moeilijk toegankelijke erp-systemen die de huidige maatstaf vormen? Door de huidige koers voort te zetten en processen te centraliseren in bijvoorbeeld een portal? Dat kan een eerste stap zijn, maar dat gaat niet ver genoeg. Een nieuwe medewerker neemt zijn eigen tablet mee naar kantoor of naar de klant en wil op dat device liefst realtime toegang hebben tot gegevens, processen en rapporten. We kunnen niet anders dan concluderen dat onze on premise erp-omgeving naar de grote boze buitenwereld moet worden ontsloten en toegankelijk moeten zijn voor een keur aan verschillende apparaten.

De ict-organisatie van een bedrijf moet voorbereid zijn op die vraag van de business. Zaken als security, authenticatie en toegankelijkheid moeten in een vroeg stadium vastgelegd worden. It moet de business in staat stellen om hun innovatieve ideeën samen uit te voeren, in plaats van hoge drempels op te stellen waaraan de business zich dient te conformeren. Een lange-termijn-visie op het ontsluiten van erp-data en -processen naar niet-vaste werkplekken is onontbeerlijk en stelt it in staat om zichzelf daadwerkelijk als toegevoegde waarde te positioneren in projecten van de business, in plaats van een beperkende factor.

It als flexibele enabler

Bedrijven zullen de jonge en toekomstige groepen werknemers steeds meer de mogelijkheid moeten geven om op hun eigen manier efficiënt met bedrijfsdata en -processen om te gaan, op hun eigen moderne device. Door de voorbereidingen gedegen, pragmatisch en proactief uit te voeren kunnen it-organisaties zich als flexibele enabler voor hun business partners positioneren en toch zorgen dat de veranderende wereld om ons heen geen afbreuk doet aan de voorwaarden die zij zelf stellen.