Zaanstad is de grootste gemeente in de Zaanstreek en ligt in de provincie Noord-Holland. In 2011 telt de gemeente 147.141 inwoners. De gemeente is in 1974 ontstaan door samenvoeging van de gemeenten Assendelft, Krommenie, Wormerveer, Westzaan, Zaandijk, Koog aan de Zaan en Zaandam. De gemeente Zaanstad is eind 2011 verhuisd naar een nieuw stadhuis, dit nieuwe stadhuis verwijst met zowel zijn interieur als exterieur naar de Zaanse cultuur en geschiedenis. De vormgeving en inrichting zijn gericht op flexibiliteit, samenwerking en openheid. Het interieur is ontworpen met het nieuwe flexwerken als uitgangspunt. Ook de centrale huisvesting midden in het centrum van Zaanstad draagt hieraan bij.
De uitdaging
De gemeente Zaanstad heeft samen met haar intrek in een nieuw stadhuis besloten over te gaan op een 'mobiel tenzij beleid'. Dit houdt in dat de gemeente niet langer gebruik zal maken van vaste telefoons, maar hiervoor in de plaats met mobiele telefoons zal gaat werken. Op deze manier kan in het nieuwe stadhuis het flexibele werken geïntroduceerd worden. Dit betekent in de praktijk dat er voor de medewerkers geen vaste werkplekken meer zijn en er zullen ook minder werkplekken beschikbaar zijn ten opzichte van het aantal medewerkers.
Hier tegenover staat dat zij wel de mogelijkheid hebben om thuis te werken. Om dit nieuwe flexibele werken te realiseren maakt de gemeente email en agenda beschikbaar op mobiele apparatuur. Bij de gemeente Zaanstad werken rond de 1500 mensen, welke allen een smartphone hebben ontvangen. Van deze groep hebben zo’n vijfhonderd nog nooit eerder een smartphone gebruikt en zijn bijvoorbeeld niet bekend met het fenomeen touchscreen. Dit biedt een extra uitdaging voor de gemeente.
De oplossing
De gemeente Zaanstad heeft ervoor gekozen om in samenwerking met ict-dienstverlener Innervate, hardware leverancier Scholten Awater en enterprise mobility specialist mITE deze nieuwe manier van werken te realiseren binnen de organisatie. Om de best passende smartphone voor de medewerkers van de gemeente te selecteren is gestart met een pilot: een aantal medewerkers heeft een tiental smartphones getest op functionaliteit en gebruiksgemak.
Uit de tien geteste smartphones is uiteindelijk een top drie ontstaan, dit betrof een combinatie van Android- en iOS-smartphones.
De gemeente was in het begin terughoudend richting een mobile device management (mdm)-oplossing, omdat zij nog niet overtuigd waren van de bruikbaarheid en toepasbaarheid van een dergelijke oplossing. mITE heeft dankzij haar jarenlange ervaring in het faciliteren van mobiel werken de gemeente kunnen overtuigen om een mdm-pilot te starten welke mooi aansloot bij de testpilot omtrent de diverse smartphones. Gedurende deze pilot heeft mITE de gemeente bijgestaan en waar nodig ondersteund en geadviseerd.
Na de mdm-pilotfase besloot de gemeente Zaanstad verder te gaan met de mobile device management (mdm)-oplossing van MobileIron om zo de smartphones te beheren. MobileIron is een belangrijke speler op het gebied van mdm-applicaties ten behoeve van beveiliging, toestelmanagement en applicatiebeheer.
De volgende stap was het trainen en uitleveren van de smartphones. Samen met hardwareleverancier Scholten Awater heeft mITE het uitrolplan gemaakt om binnen drie weken ruim 1200 toestellen uit te delen. Tijdens speciale sessies kwamen de medewerkers van gemeente Zaanstad hun nieuwe toestel ophalen. Naast dat de toestellen werden geregistreerd en uitgerust met de MobileIron MDM, kregen de medewerkers ook training op het gebied van het gebruik van een smartphone. Deze trainingen bleken een cruciaal onderdeel voor het slagen van het project, aangezien de meeste medewerkers voor de eerste keer kennis maakten met een smartphone.
De smartphones maken gebruik van private gsm en VoIPin het stadhuis; naast de mobiele toestellen blijven er nog slechts 120 vaste toestellen in gebruik en deze zijn met name beschikbaar in vergaderruimtes, het callcenter en voor het secretariaat. In de nabije toekomst zullen ook de tablets hun intrede maken binnen de gemeente. Dankzij het brede en functionele platform van MobileIron kunnen ook alle nieuwe mobiele toestellen, inclusief de tablets, goed beheerd worden.
De voordelen
De nieuwe situatie levert direct een aantal belangrijke voordelen op voor de gemeente Zaanstad:
– Inzichtelijk. Asset management biedt compleet inzicht, niet alleen m.b.t. het aantal smartphones in gebruik binnen de gemeente maar ook informatie over de geïnstalleerde software of applicaties, of informatie over vervangingsdata van toestellen.
– Flexibiliteit. In de nieuwe situatie is het mogelijk om meerdere mobiele platformen te ondersteunen waardoor er diverse toestellen ingezet kunnen worden. Hierdoor krijgen de medewerkers een passend toestel. Er bestaat ook de mogelijkheid van "Bring Your Own Device": werknemers kunnen hun eigen toestel meenemen.
– Policies. Binnen de gemeente Zaanstad wordt uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid, echter met behulp van de MDM oplossing heeft de organisatie een goed beeld van de activiteiten van de medewerkers en kan misbruik eenvoudig opgespoord en aangepakt worden.
– Security. De beveiliging is verder aangescherpt; het is nu slechts voor geautoriseerde medewerkers mogelijk om toegang te krijgen tot bedrijfssystemen.
– Future proof. De MDM oplossing biedt een passende en future-proof oplossing. Via MDM wordt ook een certificaat op het toestel gezet om middels 802.1x veilig toegang te krijgen via Wi-Fi. Dit is ontworpen door een consultant van Innervate en samen met mITE geïmplementeerd binnen het MDM platform.
– Applicaties. Distributie, beheer, controle en beveiliging van mobiele applicaties is binnen de MDM oplossing compleet beheersbaar; de gemeente verwacht in de toekomst meer met deze functionaliteit te doen.
– Snelle implementatie. Binnen enkele dagen was de MDM oplossing volledig operationeel binnen Gemeente Zaanstad.
Voor 2012 verwacht de gemeente de mogelijkheden voor het vanuit huis bellen te verbeteren en meer in te zetten op het ontwikkelen van applicaties voor burgers en medewerkers.
Jan Willem van Brummelen, hoofd afdeling Informatie Beheer & Techniek, gemeente Zaanstad: 'Ons nieuwe gemeentehuis is ontworpen met het nieuwe flexwerken als uitgangspunt. Deze nieuwe manier van werken brengt veel voordelen maar ook belangrijke uitdagingen met zich mee; met name op het gebied van het beheer en de beveiliging van mobiele toestellen. Dankzij de kennis en ervaring van mITE kunnen onze medewerkers succesvol en veilig mobiel werken, nu en in de toekomst.'
