Bij veel organisaties zijn meerdere ecm-systemen in gebruik. Deze worden gebruikt in specifieke bedrijfstoepassingen: Deze systemen zijn meestal nauw verweven met de verticale applicaties. Door te standaardiseren op één ecm-platform, kan de it-bedrijfsvoering voor ecm beter worden ingericht. Maar het migreren naar één platform kan duur en tijdrovend zijn. Zijn er geen andere oplossingen mogelijk om hetzelfde te bereiken?
Veel organisaties kennen ook een waaier aan ecm-systemen of ecm-achtige systemen. (Met een beetje goede wil is zelfs een fileserver te zien als een onvolledige ecm-repository.) Al deze systemen moeten apart worden beheerd, kennen hun eigen opslagsystemen en voldoen vaak ook niet aan de vereisten voor beschikbaarheid die worden gesteld aan essentiële bedrijfsinformatie. Vanuit het perspectief van information strategy, compliance en beheer(kosten) is het wenselijk versnipperde ecm-landschappen op te schonen. Door te standaardiseren op één platform, kan de it-bedrijfsvoering voor ecm efficiënter, goedkoper en beter worden ingericht, met een hogere beschikbaarheid en betrouwbaarheid. Natuurlijk tegen lagere beheerkosten.
Om ecm-systemen te centraliseren en te uniformeren dient de decentrale content gemigreerd en geconverteerd te worden. Hierbij wordt de content verplaatst van oude systemen naar het nieuwe systeem. Gezien de grote hoeveel data, het kan hier gaan om meerdere miljoenen objecten, is dit meestal een langdurig traject. Vaak gaat dit gepaard met een conversie van de metagegevens naar een nieuw datamodel. Soms ook met een conversie van de inhoud naar een duurzamere bestandsindeling.
Maar ook de bedrijfsapplicaties die gebruik maken moeten worden gemigreerd van het oude naar het nieuwe ecm-systeem. Omdat de applicaties meestal nauw verweven zijn met het ecm-systeem, is het migreren van de gebruikersfunctionaliteit behoorlijk kostbaar en ingrijpend. Het alternatief is een nieuwbouwtraject van het ecm-systeem, waarbij ook de functionele invulling opnieuw wordt bezien. Dit wordt al moeilijker wanneer het ecm-systeem integraal onderdeel vormt van een verticale bedrijfsapplicatie, bijvoorbeeld een erp-systeem.
Al met al is de migratie van een ecm-systeem, net zoals ieder andere systeemmigratie, meestal niet eenvoudig. De migratie van (grote hoeveelheden) content maakt alles zelfs complexer. De beschikbaarheid van specialistische conversietools maakt de uitvoering van de contentmigratie misschien wel gemakkelijker. De tools maken de organisatie van de migratie niet eenvoudiger.
Wat is content integration?
Content integration kan gezien worden als een speciale vorm van data integration, een misschien iets bekendere term uit de hoek van 'Enterprise Information Integration' (EII). Content integration maakt het mogelijk meerdere ecm-systemen te benaderen vanuit één centraal ecm-systeem. Dit systeem is dan het 'leidende' ecm-systeem, die met behulp van de integration-software de documenten van de gekoppelde system ontsluit. In eerste instantie gebeurt dit om bijvoorbeeld bedrijfsbrede zoekopdrachten mogelijk te maken als onderdeel van Enterprise Search. Er wordt dan gezocht op de metadata en, indien mogelijk, de documentinhoud van alle ecm-systemen. Het zoekresultaat wordt zo aan de gebruiker gepresenteerd dat deze geen kennis hoeft te hebben van de onderliggende systemen. Er wordt een zogenaamde "virtual view" over alle beschikbare documenten en dossiers gegeven.
Content integration werd het eerst door IBM Filenet gepresenteerd als content federation. Momenteel ondersteunen ook andere leveranciers, zoals Alfresco en Open Text, content integration. Hun content integration gaat verder dan het zoeken en opvragen van content uit ecm-systemen. Ook wordt het mogelijk om de documenten te beheren. In de Verenigde Staten is dit vooral van belang om allerlei compliancy-regels op te leggen vanuit een centraal Records Management systeem. In Nederland is die behoefte nog minder dwingend. In hoeverre dit technisch allemaal mogelijk is hangt niet alleen af van het records managentsysteem, maar ook van de mogelijkheden van de onderliggende ecm-systemen. De opkomst van de cmis (content management interoperability standard) maakt deze integratie wel gemakkelijker. Helaas is het wel zo dat allerlei oudere archiefsystemen geen cmis-interface hebben of zullen krijgen. Terwijl juist bij die oude systemen moderne beheergereedschappen voor documenten en dossiers vaak ontbreken.
Dit is allemaal redelijk geavanceerd en niet iedereen is het erover eens dat dit allemaal zal gaan lukken. Er zijn veel hordes te overwinnen, zoals verschillende beveiligingsmodellen, toegang voor beheerders, onvolledige api's of onvolledige cmis-ondersteuning bij de verschillende ecm-systemen, ongelijkwaardige datamodellen en verschillen in taxonomie.
Content integration bij contentmigratie
Content integration wordt gezien als alternatief voor contentmigratie naar een uniform ecm-systeem. Wanneer het documentbeheer van al de bestaande ecm-systemen centraal geregeld kan worden, wat is dan de noodzaak om te uniformeren? Er hoeft niet geïnvesteerd te worden in kostbare en langdurige migratietrajecten. En vooral, de bestaande applicaties die gebruik maken van ecm hoeven ook niet gemigreerd te worden. Helaas is het nog niet zo dat op dit moment centraal beheer van documenten en dossiers gemakkelijk kan worden ingevuld. En uitgerekend die oude ecm- of archiefsystemen, die om welke reden dan ook onvoldoende beheerfunctionaliteit hebben, hebben niet de mogelijkheid centraal beheerd te worden. Bij integration blijft de grote variëteit aan ecm-systemen bestaan, waardoor besparingen op de directe beheerkosten moeilijker zijn te realiseren.
Maar wanneer organisaties hun contentopslag en -beheer willen uniformeren en centraliseren, kunnen de nu beschikbare hulpmiddelen wel worden ingezet om het migratietraject beter behapbaar te maken. Veel archiefmigraties worden met een 'big bang' in gebruik genomen. Niet alleen moet content worden gemigreerd, wat op zich al veel tijd in beslag kan nemen, ook alle applicaties die gebruik maken van de betreffende ecm-systemen dienen in één keer te worden omgezet. Dat maakt dergelijk migraties lastig te managen waarbij de ecm-functionaliteit voor lange tijd niet beschikbaar kan zijn.
Door gebruik te maken van content integration kan een geleidelijker migratie worden gerealiseerd. Deze kan bijvoorbeeld de volgende stappen kennen. Stappen 2 t/m 4 worden, per uit te faseren ecm-systeem, herhaald.
1. Inrichting en ingebruikname van het nieuwe ecm-systeem.
2. Federatie van de metagegevens naar het nieuwe ecm-systeem.
3. Geleidelijke uitfasering van de ecm-systemen, waarbij applicaties worden omgezet van het oude naar het nieuwe ecm-systeem.
4. Geleidelijke contentmigratie van het oude naar het nieuwe systeem; omdat het nieuwe systeem de fysieke locatie van het document bijhoudt, kan een document zonder verdere consequenties tussentijds verplaatst worden tussen repositories.
5. Afsluiten van het oude ecm-systeem.
Conclusie
Vanuit het perspectief van information strategy, compliance en beheer(kosten) is het wenselijk versnipperde ecm-landschappen op te schonen. Door te standaardiseren op één ecm-platform, kan de it-bedrijfsvoering voor ecm efficiënter, goedkoper en beter worden ingericht. Content integration maakt het mogelijk deze opschoning geleidelijker te laten plaatsvinden, zonder dat de gebruiker de toegang tot zijn documenten verliest. In tegenstelling tot traditionele 'big bang'-contentmigraties is een geleidelijke migratie beter te managen. Het gebruik van content integration maakt het ook mogelijk snel enterprise search in te richten en te beginnen met centraal documentbeheer. Ecm-systemen, die gebonden zijn aan verticale applicaties, kunnen op deze manier toch geïntegreerd worden tot een overkoepelend ecm-systeem.
