Overheid en ict, het is niet altijd een gelukkig huwelijk. In mei is de aftrap van weer een parlementaire commissie die ditmaal het ict-falen bij de overheid onder de loep moet nemen.
Het globale plaatje: de overheid wil iets automatiseren, en dat wat begint als een zoektocht naar een leuk functioneel gezinsautootje groeit uit tot vraag naar een limousine met ongekende hoeveelheden toeters en bellen, de wagen moet plots ter land, ter zee en in de lucht kunnen functioneren, en het pakket met eisen en wensen wordt ter aanbesteding aan de markt aangeboden. Likkebaardend denkend aan de vele miljoenen die er te verdienen vallen, duikelen de consultancybureaus over elkaar heen om de klus in de wacht te slepen.
Daarbij moet uiteraard gezorgd worden voor een zo laag mogelijke prijs, want bij aanbesteden is de prijs altijd een van de onderscheidende criteria. Die zo laag mogelijke prijs is toch nog even flink slikken voor de overheidsdienaren, die uiteraard door een wat al te roze bril naar de mogelijkheden gekeken hebben. Maar goed, het moet dan maar. Met al die toeters en bellen kunnen we tenslotte álles, maar dan ook álles, doen wat we de komende vijfentwintig jaar denken te moeten doen. Vervolgens gaat de winnaar aan de slag.
De ellende
En dan begint de ellende. Uiteraard is het om te beginnen onmogelijk het systeem wat beschreven wordt in het pakket eisen en wensen tegen de afgesproken prijs te bouwen. Maar spoedig wordt het erger: bij opleveren van de eerste delen van het systeem blijkt dat het helemaal niet mogelijk is het werk ermee te doen wat gedaan moet worden.
Dan begint het gevecht. ‘Dit doet niet wat wij willen', roepen de overheidsdienaren, ‘het moet niet dít, maar juist dát doen.' ‘Maar dát staat niet in de eisen en wensen', roepen de bouwers. De exegese van de eisen en wensen begint, ieder lettertje en iedere komma wordt gewogen. De belangen van opdrachtgever en opdrachtnemer, die idealiter parallel zouden moeten lopen, staan recht tegenover elkaar.
De opdrachtnemer zit al met een systeem wat tegen een veel te lage prijs gebouwd moet worden. Daar mag geen millimeter extra bovenop komen. En de opdrachtgever heeft het contract voor het prijzige systeem al getekend, dus dat moet wel werken. Wanneer niet 100 procent glashelder in de kleine lettertjes van het contract staat dat het zo moet als de opdrachtgever wenst, trekt die aan het kortste eind.
Er zal iets bijgebouwd moeten worden. Aanvullingen op de eisen en wensen. En dat kost geld. Want nu wil de aannemer, die toch al nauwelijks winst kan maken op het staande contract, wel geld verdienen. En dus wordt het systeem duurder en duurder, en complexer en complexer. Waardoor een fiasco nooit een goedkoop fiasco wordt, maar altijd een duur fiasco.
Overschatting
Wat gaat er nu mis in dit proces? Een paar dingen. Ten eerste gaat het hele proces van aanbesteden uit van de schromelijke overschatting dat mensen in staat zijn van tevoren op papier op te schrijven wat een groot en complex systeem zou moeten kunnen doen. Dat kunnen mensen niet, zelfs de besten niet. Systemen bouwen, zeker nieuwe systemen die dingen moeten doen die niet eerder gedaan zijn, gaat met vallen en opstaan. Gaandeweg leren, aanpassen, verfijnen, dat is de enige manier.
Zelfs met dingen die we vaak doen, zoals kantoren en huizen bouwen, is het al moeilijk genoeg voor ervaren architecten en aannemers om op prijs en afspraak te werken. Dingen die niet eerder gebouwd zijn (de Noord-Zuid lijn, de Chunnel, de Betuwelijn) lukken zelden of nooit tegen een vaste prijs op een vaste tijd. En ict-systemen zijn nagenoeg altijd nieuwe systemen, die nooit eerder gebouwd zijn, en die dingen moeten kunnen die niet eerder gedaan zijn.
De maandelijkse totaallijst maken, dat kunnen we wel tegen een vaste prijs. Eerlijk gezegd: wat vroeger de automatiseerder deed, doet de gebruiker nu zelf wel in Excel. Maar een nieuw systeem moet tegenwoordig kunnen werken met social media, of geolocatie, of big data: nooit eerder gedaan. Ict is (bijna) altijd nieuw.
Ten tweede gaat aanbesteden ervan uit dat er objectieve keuzecriteria vast te stellen zijn om de beste aannemer te selecteren. Dat is maar deels zo. Systemen bouwen is mensenwerk, en de beste systemen worden gebouwd wanneer de communicatie tussen bouwers en gebruikers goed is. Wanneer bouwers meedenken met de gebruikers, en wanneer gebruikers meedenken met de automatiseerders. En juist menselijke communicatie is nauwelijks meetbaar, anders dan door te communiceren.
Samenwerken
Het beste recept voor een succesvol systeem: werk samen met een team waar eerder succesvol mee samengewerkt is. En dat kan bij aanbesteden niet, omdat de beste partner op papieren criteria wordt gekozen, met papieren antwoorden, en een technocratische rekensom waar ‘de beste' uit rolt.
Wat werkt het best in de ict: werk iteratief, met kleine releases, wijzig de specs wanneer nodig, kies een team dat goed samenwerkt, communiceer goed. Aanbesteden op basis van vaststaande specificaties staat daar haaks op.
Wat de parlementaire onderzoekscommissie niet na moet laten, is eens kritisch te kijken naar de veelal volslagen idiote aanbestedingsregels die via Europa en Den Haag aan de ict worden opgelegd. Gelukkig dringt ook in Europa het besef door dat er dingen moeten veranderen, en is de wetgeving rond aanbesteden in verandering. En wellicht biedt de huidige wetgeving ook wel wat ruimte om er intelligenter mee om te gaan dan nu gedaan wordt. Openbaar aanbesteden staat haaks op alle zinnige ict-praktijken. Als de politiek een ding moet doen, is het een einde maken aan het aanbestedingsdrama.
Marc de Graauw, freelance consultant
Binnen de bestaande wetgeving is al meer mogelijk dan waar de meeste aanbestedingen nu mee werken. Zo beginnen een aantal opdrachtgevers de principes van Best Value Procurement te hanteren.
– De eerste selectie vindt plaats op een aantal korte plannen (enkele A4’tjes per plan.
– Vervolgens vinden er interviews plaats.
– De partijen die dan nog in de race zijn gaan dan pas de concurrentie aan op prijs.
Ik heb daar in december een heel artikel over geschreven dat je terug kunt vinden op mijn blog: http://watkostit.blogspot.com/2011/12/aanbestedingen-waarde-niet-gewaardeerd.html
Het aanbestedingsdrama is geen uitbestedingsdrama. Het is het klassieke verhaal dat de brug niet word gemaakt tussen IT vs Non-IT, met dit artikel als resultaat. Daar kun je natuurlijk allerlei klassieke meningen op loslaten, maar daar los je dat probleem ook niet mee op.
Je hebt hier drie gemene delers die hieraan debet zijn.
1. IT vs Non-IT
De overheid is een apparaat vol met egootjes, maar dat zijn IT-ers pur sang ook. Het zijn twee werelden waarbij telkens de brug maar niet kan worden geslagen.
Wanneer het eerste resultaat wordt opgeleverd en iets anders blijkt dan be/gedacht, dan begaat men de klassieke fout voort te borduren op iets wat al niet deugt met alle gevolgen van dien. Voorbeelden: EPD, C2000, software debacles bij KLPD en Diginotar.
2. Commercie
De commercie weet hoe het verhaaltje te brengen en het grote spel te spelen. Zij moeten zich eens achter de oren krabben of zij menen wel zo goed bezig te zijn. Immers, je ben mede debet aan verslechterende aanzien van de IT als leverancier wanneer uitgeklede diensten of producten verkoopt wetende dat er later met nacalculatie en hele dure uren, het grot geld wordt verdiend. Immers, in de regel zal men niet al te vaak een project afschieten wanneer men een aanzienlijk eind is gevorderd nietwaar?
Persoonlijk heb ik daar mijn gedachten over en ik kan u vertellen dat die niet mals zijn. Als je namelijk, en ik chargeer niets, ’te stom’ voor woorden bent te willen begrijpen dat IT als materie heel goed voorspelbaar is mits je daar open voor wil staan, goed kunt voorspellen wat zal werken en wat niet, en dan toch zaken op deze wijze inhoud geeft, dan bewijs je de IT als naam en faam gewoon een zeer negatief aanzien.
Uiteraard op dit punt plots heel veel kritiekjes dat ik het niet zou begrijpen, leg ik graag even naast mij neer. Ik spreek graag uit eigen waarneming en ervaring.
3. Fragmentatie
Het grootste gevaar is fragmentatie van een dienst of een product. IT is relatief eenvoudig in containervorm te visualiseren. Domweg omdat IT een lineaire materie is. Wanneer je zaken eenvoudig houd, kom je vaak tot de sterkste oplossingen.
De fragmentatie zit hem in het gegeven dat men, en dat geld voor beide partijen wanneer het overheid betreft, dat twee partijen, weinig tot geen affiniteit met IT hebben maar de ‘zaken regelen’, voila, zie de inhoud en teneur van het artikel.
Aanbesteden
Helaas, zo is de realiteit, hebben wij een aantal ‘domme dienders’ gehad in het verleden die de zakelijk soevereiniteit hebben overgeheveld naar Brussel. We hebben zo nog wel een paar van die ‘fantastische’ bewindvoerders gehad die kweelden dat Brussel zaken zou structureren en problemen zou oplossen.
Realiteit is volkomen anders gebleken. Wij werden vanuit Brussel opgezadeld met iets genaamd Capex en de verplichting grotere projecten Europees aan te besteden. Dat heeft een enorme fragmentatie met zich meegebracht.
Naar berekening betekend dit dat bij de overheid meer dan 80% van de middelgrote en grote IT projecten volkomen uit de klauwen loopt met alle financiële en organisatorische consequenties van dien.
Wilt u een antwoord in dit opzicht? Dan moet u Verhage ‘klip en klaar’ duidelijk maken dat vele miljarden aan schade t.l. van de belastingbetaler, klaarblijkelijk hem de ogen niet heeft geopend dat deze gang van zaken het aanzien van IT en het oogmerk van IT, namelijk besparingen bewerkstelligen, op deze manier onmogelijk maakt.
Ik beloof u in elk geval dat deze gang van zaken, in de nabije toekomst gewoon doorgang zal vinden. Business as usual. Dan weet u in ieder geval de reden waarom ik weiger voor een overheid te acteren. En dat heeft te maken met het begrip dat we hier werken met geld van de belastingbetaler en als die zo flagrant een ‘oor wordt aangenaaid’ dan haak ik af.
Als je geen idee hebt van IT, de wetmatigheden en de werking, blijf er dan met je handen vanaf. Het resultaat is in het artikel weergegeven. Next!
De meeste aanbestedingen die fout gaan kenmerken. zich door:.
niet goed weten wat er moet gebeuren
het niet goed, precies omschrijven wat er gedaan moet worden
het ‘indirect’ definieren van een product ipv een oplossing
zaken bevragen die nooit afgenomen worden
geen objectief vergelijkingsmechanisme inbouwen, maar een subjectief vergelijk
onvoldoende tijd, kennis en energie stoppen in het aanbestedingsproces,de inhoud dus
eEen goed aanbesteding zou moeten leiden tot het beoogde eindresultaat, weinig of geen meerwerk, em opties en op maat realiseren.
Helaas is het zo dat de aanbestedingen waar iets fout gaat meer en veel in de aandacht staan dan de aanbestedingen waar het wel goed gaat. In dat kader is een aanbesteding dan al gauw een drama,
@Frank: Goed artikel. Zoals ik ook al – kort – aangeef is er ook ruimte om binnen de Europese aanbestedingen beter te werk te gaan, jouw artikel is een goed voorbeeld van zo’n aanpak. En het zal ook wel moeten – die aanbestedingsplicht is er natuurlijk nog wel even.
Goed artikel, niet volledig en “put the blame on the EU”. Kommentaren zijn van mijn standpunt goed maar toch enkele opmerkingen.
1. Overheid : prospectie kost te veel en het systeem moest al lang geleverd worden;
2. Industrie : alles kan …. tot wanneer, na de gunning, het project (overheidsopdracht) komt voor de eerste keer bij de techneuten en PM.
3. Firmas die in team werken, hebben de grootste pijn, om niet schrik, schriftlelijke vragen over vereisten, aan de overheid te stellen … en terug de vraag stellen wanneer het antwoord niet past. Niet uit de oog te verliezen is dat normaal de overheid moet het antwoord anoniemiseren en publiceren (zie 1)
4.Prijs … indien geen deftige antwoord … risiko (in andere bijdragen hierboven beschreven) wordt hoger aldus de prijs ook; en, de kans om gunning wordt kleiner
Mijn besluit is : vragen stellen en in-team werken. Pas op bij de overheid heerst de “gelijkheid van de mogelijke aannemers, aldus zwijgen” traditie. In EU wordt dat de “Public Administration Zero Mistaken Syndrom” genoemd. Raadgeving, zie de DISA website.
Grondig mee eens Marc.
Wij zijn in de gelukkige omstandigheid die jij beschrijft in je soll situatie van samenwerking met de klant:
“Wat werkt het best in de ict: werk iteratief, met kleine releases, wijzig de specs wanneer nodig, kies een team dat goed samenwerkt, communiceer goed.”
De vraagt om dappere mensen die dit als eis willen stellen in tot nu toe onvermijdelijke aanbestedingen.
Goed geschreven,
Ruud