Softwareleverancier BCT heeft de koppeling gerealiseerd tussen document management-systeem Corsa en het studentregistratiesysteem Tribe KRD van ROC Aventus. De middelbare beroepsschool kan nu alle ruim 12.000 studentdossiers beheren met Corsa.
ROC Aventus, met ruim tweehonderd mbo-opleidingen en 12.000 studenten een van de grote opleidingscentra in de stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen, koos al in 2009 voor Corsa. Na het digitaliseren van de factuur- en contractafhandeling is de onderwijsinstelling nu volop bezig met het digitaliseren van alle studentendossiers. Door de koppeling tussen Corsa en Tribe KRD (ook bekend als EduArte) is de informatie altijd up to date, want gegevens in de digitale documenten worden automatisch gesynchroniseerd met het registratiesysteem.
Opbouwen dossier
Het kernregistratiesysteem Tribe KRD werd speciaal ontwikkeld voor een aantal samenwerkende ROC's, waaronder ROC Aventus. Sinds anderhalf jaar is het systeem operationeel. ‘In het KRD registreren we alle gegevens van de studenten, zoals welke opleiding ze volgen, wanneer ze zijn ingeschreven en wanneer ze in aanmerking komen voor een diploma', zegt Roy Dusink, hoofd automatisering bij ROC Aventus. ‘Maar het is geen pakket waarmee je een dossier opbouwt.'
De studenteninformatie wordt dankzij de koppeling beschikbaar gesteld aan Tribe KRD. De gebruikers van de kernregistratie merken niet dat de informatie afkomstig is uit het document management-systeem. Corsa zorgt ervoor dat de informatie volgens de voorwaarden van het basisselectiedocument wordt vastgelegd en bewaakt ook de bewaringstermijnen. Dusink licht toe hoe de koppeling werkt: ‘De studentendossiers worden gescand en in het document management-systeem opgeslagen. Daar zijn ze met behulp van diverse zoekfuncties toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Tegelijkertijd wordt de informatie uit het document gesynchroniseerd met de data in het KRD. Vanuit het registratiesysteem zijn alle bijbehorende documenten en correspondentie te vinden, via een link kunnen medewerkers direct een specifiek document openen.'
Twee speciale werkplekken
Nu de koppeling volledig operationeel is, gaan de administratieafdelingen de komende maanden van start met het digitaliseren van alle studentdossiers. ‘Op dit moment worden de bekostigingsdocumenten van alle studenten die ingeschreven staan bij de sectoren Mobiel en Techniek van Aventus gescand', zegt Dusink. ‘Hiervoor hebben we twee speciale werkplekken ingericht, zodat dit snel en efficiënt verloopt.'
De volgende stap in het digitaliseringsproject van ROC Aventus wordt het automatiseren van de medewerkersdossiers. ‘Daarnaast zijn we nog bezig met een keuzetraject voor een studentbegeleidingssysteem', rondt Dusink af. ‘Hiermee automatiseren we de correspondentie met de student. Ook dit systeem zal weer gekoppeld worden aan Corsa, zodat alle informatie bij elkaar, en dus beter toegankelijk, wordt.'
