Een kwart eeuw geleden, in 1985, presenteerde. Filenet als eerste een elektronisch archiefsysteem met geïntegreerde procesbesturing: Filenet WorkFlo. Een naam die synoniem geworden is voor workflowsystemen. De afgelopen jaren hebben alle bekende ecm-leveranciers bpm-software geïntegreerd, of zijn bezig deze te integreren in hun productportfolio. Is het weer eens tijd om na te gaan wat bpm-software toevoegt aan ecm-pakketten?
De eerste workflowsystemen boden een mogelijkheid om werkstroomapplicaties te programmeren of te scripten. In een tijd dat de processen als dataflows in bedrijfsapplicaties werden gecodeerd, was een apart workflowsysteem een nieuw concept. Workflowsystemen maakten het mogelijk menselijke en automatische stappen en verschillende it-systemen samen te voegen in één proces. Deze workflowsystemen kunnen documenten naar de juiste personen te routeren, kunnen taken automatisch afhandelen en gegevens uitwisselen met andere systemen. Veel gebruikers van ecm-pakketten bouwen en bouwden op die manier 'document centric' processen: processen die er speciaal op gericht zijn om de verwerking van binnengekomen documenten, en het maken van nieuwe documenten, te sturen.
Nadat omstreeks 1990 business process reengineering (bpr) geïntroduceerd werd, ontstond er bij de workflowleveranciers een ontwikkeling om het mogelijk te maken sneller en gemakkelijker processen te modelleren, te bouwen en uit te voeren. Deze pakketten werden geïntroduceerd als business process management (bpm) om het radicale herontwerp van processen bij bpr zo goed mogelijk te ondersteunen. De software werd uitgebreid met de mogelijkheid grafisch de processen te tekenen en de uitvoering van de processen te analyseren en te simuleren. Hiermee werd het mogelijk, al was het soms moeizaam, om op basis van de procesanalyse procesverbeteringen te bedenken en door te rekenen. En naderhand ook sneller te implementeren in een productie-omgeving.
Nauw geïntegreerd
De bpm-pakketten van de ecm-suites zijn nauw geïntegreerd met dossier- en documentmanagement, records management en andere functies van het ecm-pakket. De afhandeling van documenten kan op deze wijze snel worden geautomatiseerd en bestuurd. De bpm-functies van een ecm-pakket zijn daarmee een krachtig instrument geworden om de voordelen van ecm uit te buiten. Door het gebruik van procesbesturing is het mogelijk plaats- en tijdonafhankelijk te werken, de distributie van documenten en dossiers gecontroleerd te laten plaatsvinden en tijdrovende document- en dossierhandelingen te automatiseren. De afhandeling van documenten kan op deze wijze snel worden geautomatiseerd en bestuurd. Er zijn systemen die goed zijn in het 'ad hoc' routeren van documenten, terwijl andere oplossingen juist sterk zijn in de bulkverwerking van documenten.
Business process reengineering heeft ook de verdere ontwikkeling van business process modelling als aparte discipline binnen de ict gestimuleerd. De behoefte ontstond om processen binnen administratieve omgevingen beter te modelleren en te besturen. Ook bestaat toenemend de behoefte snel nieuwe processen mogelijk te maken, zodat sneller nieuwe producten en diensten op de markt kunnen worden gezet. bpm heeft hierbij een procesgeoriënteerde visie, waarbij nieuwe producten en diensten alleen geïntroduceerd kunnen worden wanneer de ondersteunende processen ingericht zijn. En dat kan dan weer snel met speciale bpm-tools.
Deze trend heeft uiteindelijk geleid tot de ontwikkeling van bpm-pakketten die breed inzetbaar zijn voor alle soorten bedrijfsprocessen. Leveranciers als IBM, Pega en BeInformed leveren pakketten die claimen dat zij alle soorten bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen. Het is de traditionele ecm-leveranciers, zoals IBM FileNet, Documentum en OpenText, niet gelukt met hun workflowoplossingen deze bedrijfsbrede processen te ondersteunen. Hun oplossingen worden te veel gezien als een uitbreiding op de ecm-functies, die onvoldoende mogelijkheden hebben om bedrijfsbreed te worden ingezet.
In tegenstelling tot de systemen van de vorige generatie is de gehele analyse- en ontwikkelcyclus in een omgeving verenigd. Het ontwerp, de simulatie, het uitrollen en uitvoeren van de processen gebeurt binnen één omgeving. Maar ook de analyse van de uitvoering van het proces is geïntegreerd, zodat het de procesontwerper mogelijk wordt gemaakt snel processen te maken en te verbeteren. Dit wordt rapid process implementation genoemd. Rapid process implementation wordt gerealiseerd door het gedeelde model. Het processchema model dat wordt gemaakt tijdens de ontwerpfase is precies hetzelfde model dat wordt uitgevoerd in de procesengine. Het processchema dat wordt gemaakt tijdens de ontwerpfase is precies hetzelfde model dat wordt uitgevoerd in de procesengine. De nieuwe versies bpm-pakketten maken allemaal gebruikt van een gedeeld model.
Zo werden enkele jaren geleden bij een grote Nederlandse administratieve organisatie de processen nog gemodelleerd in een aparte ontwerpomgeving, nu worden dezelfde processen rechtstreeks gemodelleerd in de bpm-omgeving zelf.
Soa-gebaseerd
Moderne bpm-systemen zijn soa-gebaseerd. Binnen een soa-architectuur kunnen ecm-systemen worden opgenomen. Documenten en andere content kunnen ook beschikbaar worden gesteld aan het netwerk met behulp van webservices. Op deze wijze worden documenten en andere ongestructureerde gegevens 'just another datatype': het maakt niet uit of het bpm-systeem een databaserecord of een document opvraagt. Typische documentgerichte handelingen, zoals "check-out/check-in" en records management vinden automatisch plaats, waar de procesontwerper maar beperkt rekening mee hoeft te houden.
Door de ontwikkelingen in de databasetechnologie zijn er steeds minder redenen om ongestructureerde gegevens anders te behandelen dan gestructureerde gegevens. Ieder groot databasesysteem kan ongestructureerde gegevens verwerken. Moderne documentanalyse- en classificatietechnieken maken het steeds beter mogelijk structuur aan te brengen in de ongestructureerde gegevens, zoals documenten. En dit is hard nodig, want door de opkomst van de sociale media wordt de vloed aan ongestructureerde gegevens alleen maar groter.
De technologie van ecm-systemen wordt steeds gemeengoed. De technische voorzieningen, die meerdere jaren gelden nodig waren om grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens betrouwbaar op te slaan, zijn standaard geworden in de grote databasemanagementsystemen. Het is geen wonder dat alle grote ecm-leveranciers er nu voor zorgen dat ze een goed BPM-aanbod hebben. Bpm-systemen vormen de drijfveer voor procesverbeteringen, niet meer de traditionele ecm-technologieën. Opentext heeft Metastorm en Global360 overgenomen, Lexmark koopt Pallas Athena, Kofax heeft Singularity gekocht. Enkele jaren geleden kocht IBM al FileNet, ook vanwege de bpm-software die nu de basis vormt van hun Advanced Case Management.
Door de integratie van volwaardige bpm-oplossingen in hun ecm-suites kunnen de ecm-leveranciers zich beter positioneren en hun ecm-producten weer een stimulans geven. Want tegenwoordig is ecm niet meer de aanleiding om workflow of bpm te geen toepassen, maar bpm vormt de aanleiding ecm (breder) in te zetten. Ongestructureerde gegevens vormen een van de gegevensbronnen in processen. En zonder elektronische documenten kunnen veel processen gewoon niet verbeterd worden.
Ik onderschrijf de statement dat het proces de aanleiding geeft om ECM in te zetten. Organisaties richten zich vandaag de dag meestal niet alleen meer op ECM, maar pakken de totale informatiehuishouding op. Ook wel Enterprise Information Management genoemd.
Het proces is de basis voor het aanmaken, gebruiken en beheren van informatie. De vorm van de informatie (gestructureerd of ongestructureerd) is hier minder van belang.
Vanuit het proces bepaal je risico’s, prioriteiten, benodigde systeemondersteuning etc. Kortom wat is de business case voor een organisatie. In de praktijk komt het nog steeds (te vaak) voor dat eerst het pakket wordt gekozen en daarna het probleem wordt gezocht.
Of BPM een onderdeel van een ECM pakket zou moeten zijn is nog wel een aardig vraagstuk. SOA biedt mogelijkheden om verschillende systemen met hun kernfunctionaliteit aan elkaar te koppelen. Misschien is focus op deze kernfunctionaliteit wel belangrijker dan uitstapjes naar andere vakgebieden? En nog belangrijker focus op de business cases die je als leverancier van een software pakket kan oplossen.
Net zoals Shirley schrijft ben ik het ermee eens dat bedrijfsprocessen de aanleiding kunnen zijn om ECM in te zetten. En het kan inderdaad zijn dat als er aan een BPM traject gewerkt wordt er een aanleiding is om het beheren van ongestructureerde informatie op orde te brengen en daarbij ECM software te gebruiken.
Daarnaast denk ik ook dat een BPM systeem implementatie moeite kan hebben om alle beoogde proces verbeteringen te behalen als er geen goede ondersteuning is om ongestructureerde informatie op te slaan en efficiënt op te halen. Oftewel volgens mij kun je het ene niet doen zonder het andere (tenzij dat al op orde is)
Naast BPM er zijn ook allerlei andere aanleidingen om (of delen van) een ECM pakket in te zetten die niet perse vanuit een BPM traject hoeven te komen. Hierbij een aantal voorbeelden die niet vanuit een BPM hoek zullen komen:
– Het verbeteren van de samenwerking in teamverband, zeker als er op meerdere locaties gewerkt wordt
– Het beheren van je officiële records, in lijn met de relevante wet- en regelgeving
– Het beheren van je websites
– Het beheren van je documenten die benodigd zijn vanuit bedrijfsapplicaties zoals een CRM of ERP pakket
– Het (statisch en/of dynamisch) bedrijfsarchief altijd beschikbaar te hebben ongeacht de locatie van je medewerkers