De coöperatieve gemeentevereniging Dimpact vindt dat haar aanbesteding voor een nieuwe front- en midofficesuite eerlijke kansen bood voor alle meedingers. Desalniettemin haakten gaandeweg vier van de zes inschrijvers af en bleef de huidige ict-leverancier Atos als winnaar over. De enige andere aanbieder Exxellence viel af op basis van een als onvoldoende bestempelde migratie-opzet. Het door Dimpact geclaimde 'gelijke speelveld' bleek toch minder glad dan gedacht.
'Dimpact daagt de markt uit' luidde de strekking van het persbericht waarin de coöperatie deze maand meldde dat zij Atos als winnaar had aangewezen van de aanbesteding voor een nieuwe front- en midofficesuite. Een dertigtal gemeenteleden moet in 2013, na een pilotacceptatie, met de software gaan werken. De uitdaging zat 'm volgens Dimpact er in dat aan de markt, tegen de achtergrond van de dreigende bezuinigingen bij gemeenten, een oplossing werd gevraagd met veel nieuwe functionaliteiten tegen een scherpe prijs. Het verloop van het traject stemt Dimpact tevreden. 'Met name het realiseren van een gelijk speelveld vonden we erg belangrijk. Dat heeft geresulteerd in het beste aanbod voor onze leden', aldus directeur René Bal.
Klachten
Niet iedereen is echter even enthousiast. Niet voor niets stapten vier van de zes aanbieders, Brein Informatisering, Inter Access, Logica en Pinkroccade, afgelopen najaar voortijdig uit de aanbesteding. Hun gedeelde klacht: er lag geen goede business case. De partijen vonden mede door de gevraagde forse voorinvestering in een proefproject dat al het risico bij de leverancier zou komen te liggen.
Daarbij speelde mee dat de scope van de aanbesteding werd verbreed met documentmanagement- en contentmanagementsoftware, zonder dat daarvoor een extra vergoeding werd opgenomen. Ook zouden de strakke juridische voorwaarden en de verplichte koppelingen met bestaande documentmanagementsystemen bij gemeenten een sta-in-de-weg vormen voor een goede uitwerking van de business case. In de dialoogrondes maakten de leveranciers hun bezwaren kenbaar aan Dimpact, maar daar is onvoldoende naar geluisterd, aldus ingewijden.
Genoeg tijd en informatie
In het persbericht hamert Dimpact vanuit een verdedigende houding er diverse malen op dat er samen met adviseur Wouter Keller (M&I/Argitek) veel zorg is besteed aan het waarborgen van een gelijk speelveld (een 'level playing field'). De kritiek dat Atos als huidige leverancier een voorsprong had die niet in te halen viel, wijst Dimpact af. Een woordvoerster van de vereniging stelt in een reactie dat 'het gelijke speelveld is gerealiseerd door alle denkbare informatie met voldoende voorbereidingstijd aan alle aanbieders te verschaffen.'
Zij stelt dat Dimpact juist opnieuw naar de markt is gegaan om onder druk van de concurrentie een zo goed mogelijk aanbod te verkrijgen uit die markt. 'Daarbij wilden wij van het gezamenlijk ontwikkelen, waar het bij het lopende contract met Atos om gaat, naar de inkoop van een standaardpakketoplossing.'
Geen pijnloze migratie
Toch roept in dit licht het argument waarmee Dimpact Exxellence, de overgebleven concurrent van Atos, diskwalificeerde, vraagtekens op. Volgens Dimpact toonde Exxellence niet aan dat het voor een 'pijnloze migratie' zou zorgen tijdens de invoering van nieuwe standaardsoftware voor front- en midoffice aan de lidgemeenten. Petra Heemskerk, advocaat-partner bij CMS Derks Star Busmann en gespecialiseerd in het aanbestedingsrecht, vindt dat Dimpact de migratie van de huidige Atos-software naar de nieuwe oplossing eenvoudig uit de gunning had kunnen houden. Dat had een eerlijker uitgangssituatie voor alle partijen opgeleverd.
De coöperatie had in Heemskerks ogen aan alle inschrijvers kunnen eisen dat zij verantwoordelijk zouden zijn voor een zo soepel mogelijke overgang. 'Dimpact heeft met de wijze waarop de aanbesteding is vormgegeven onvoldoende concurrentie georganiseerd. Dat is niet alleen in het nadeel van marktpartijen, maar ook in het nadeel van Dimpact zelf. De vereniging creëert immers een situatie waarin het voor Atos eenvoudig wordt een niet al te scherpe bieding in te dienen.'
Dimpact voert aan dat het om nieuwe leveranciers tegemoet te komen heeft aangeboden zelf een groot deel van de migratiewerkzaamheden uit te voeren onder aansturing en verantwoordelijkheid van de nieuwe leverancier.
Haalbaarheid
Branchevereniging ICT~Office laat weten het jammer te vinden dat Dimpact geen ict-haalbaarheidstoets heeft laten uitvoeren. Deze toets levert een advies op dat in een vroegtijdig stadium aangeeft wat de succesfactoren van het gewenste project zijn. 'Zeker bij een belangrijke aanbesteding zoals bij Dimpact kan zo'n precompetitieve toetsing de kwaliteit van het aanbestedingsproces verbeteren', benadrukt een zegsman.
'Wij zijn er ook voorstander van', vervolgt hij, 'dat aanbestedende diensten open zijn over de gevolgde procedure en het omgaan met feedback. Dat kan door achteraf een toelichting te geven over de gevolgde aanpak. Zoiets vergroot de geloofwaardigheid van een aanbesteding.' De woordvoerder merkt dat veel overheidsorganisaties hierin nog terughoudend zijn. Tot nu toe heeft ICT~Office vijftien haalbaarheidstoetsen uitgevoerd, maar geen enkele bij een gemeente. Samen met de organisaties VNG en King wil de branchevereniging hierin verandering brengen.
Publiek/privaat
Volgens advocaat Heemskerk zou het de overheid sieren indien zij meer de samenwerking met de markt zou zoeken in plaats van een wedstrijd zo krampachtig te organiseren dat de uitkomst op voorhand vast ligt. Zij heeft haar hoop gevestigd op de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen van de EU die afgelopen december in concept zijn verschenen. Die bieden bijvoorbeeld mogelijkheden voor het makkelijker maken van publiek/private samenwerkingsvormen zonder dat daarvoor frustrerende en kostbare aanbestedingstrajecten hoeven te worden opgezet. Maar het kan nog wel een paar jaar duren eer die richtlijnen wetgeving zijn geworden.
