Adviesbureau Forrester heeft een van de twee percelen gewonnen bij IASA2011, de rijksbrede aanbesteding voor strategische adviesdiensten op ict-vlak. Het betreft het leveren van standaardinformatie en rapporten. Concurrent Gartner vocht de voorlopige gunning in kort geding bij de rechtbank in Den Haag aan, maar verloor. Het adviesbureau had een fout gemaakt in zijn offerte en wilde in de gelegenheid gesteld worden die te herstellen.
IASA2011 staat voor Interdepartementale Aanbesteding van Strategische Adviesdiensten op het gebied van ict. Deze diensten, die worden afgenomen door de chief information officers (cio's) en stafleden, werden tot nu toe door de individuele departementen verworven. Een aantal departementen en zelfstandige bestuursorganisaties (zbo's) besloot een gezamenlijke aanbesteding te starten, in navolging van rijksbrede inkoopprojecten als OT2010 (telecom) en Easi2010 (hardware en ict-diensten).
Begin juli startte in het kader van IASA2011 de aanbesteding van standaard informatie- en adviesrapporten. Uiteindelijk deden twee adviesbureaus mee: Forrester Research en Gartner. De opdracht is gegund aan Forrester. Het betreft een raamovereenkomst met een looptijd van twee jaar en een optie tot verlenging van tweemaal een jaar. De omvang van de opdracht ligt tussen de twee ton en de twee miljoen euro voor een vijftigtal gebruikerslicenties.
Kort geding
Gartner verloor de aanbesteding omdat het een veel duurdere offerte had ingediend dan Forrester. Volgens Gartner was er sprake van een fout en had het adviesbureau in zijn offerte jaartarieven opgegeven in plaats van de gevraagde maandtarieven. Gartner spande in december een kort geding aan om een herbeoordeling af te dwingen. De Haagse rechtbank oordeelde echter dat het bieden van een herstelmogelijkheid in strijd is met het gelijkheidsbeginsel bij een aanbestedingsprocedure omdat dit zou neerkomen op een inhoudelijk nieuwe aanbieding van Gartner. Dat het adviesbureau abusievelijk het bedrag per jaar in plaats van het door de staat verzochte bedrag per maand heeft ingevuld komt bovendien voor rekening en risico van Gartner zelf. Dat de staat hierover niet aan de bel trok valt de staat niet te verwijten, aldus de rechtbank.
Drie onderdelen
Binnen het Rijk maken cio's en hun stafleden gebruik van standaardinformatie- en adviesrapporten om strategische besluitvorming voor te bereiden. Dit betreft bijvoorbeeld trends in de ict-markt, marktaandelen van commerciële organisaties, productstrategieën, nieuwe producten en nieuwe leveranciers. Daarnaast is ook behoefte aan strategisch ict- (maatwerk)advies, analyses en benchmarks. Het gezamenlijke inkooptraject IASA2011 bestaat uit drie onderdelen. Naast het perceel voor standaardinformatie en adviesrapporten is er een perceel voor maatwerkadvies. Bij dit perceel wordt een raamcontract afgesloten met acht inschrijvers. Naar verwachting zullen beide percelen begin 2012 worden afgerond.
Het derde onderdeel gaat over de inrichting van een online marktplaats voor de verwerving van strategische ict-adviseurs. IASA2011 richt zich met deze marktplaats vooral op het midden- en kleinbedrijf, in het bijzonder zzp'ers. Een woordvoerder van IASA2011 verwacht dat de marktplaats in februari of maart open gaat.
De deelnemende overheidsinstanties verwachten door de gezamenlijke IASA2011-aanbesteding op de kosten te kunnen besparen en door de bundeling van inkoopkracht betere leverings- en financiële voorwaarden af te dwingen. Daarnaast stimuleert een gezamenlijk optreden de onderlinge samenwerking en ontstaat er een rijksbrede overeenstemming over wat er van leveranciers wordt verwacht.
Het is toch absurd dat bij de aanbesteding geen mondelinge bespreking van de offerte plaatsvindt. Het is toch ook de interesse van de overheid dat men de concurrentie bevordert ipv. het door (welliswaar stomme) fouten uitsluit.
Ik ben het helemaal eens met IT Manager. Bij veel aanbestedingen wordt alleen de informatie op papier beoordeeld. Bovendien wordt reageren op aanbestedingen steeds arbeidsintensiever, waarbij zeer veel informatie in zeer korte tijd moet worden opgeleverd. Dit heeft als gevold dat alleen al door de aanbestedingsprocedure zelf, grote partijen met een aparte tenderdesk in het voordeel zijn. Bij kleinere partijen moet de aanbesteding namelijk vaak beantwoord worden naast de dagelijkse werkzaamheden. Bovendien vinden veel aanbestedingen plaats in de vakantie periode, wat nog meer werkdruk oplevert. Dit heeft nadelige invloed op de kwaliteit van de beantwoording. Ik adviseer aanbestedende partijen zich dit goed te realiseren, want volgens mij zijn ze uiteindelijk op zoek naar de beste partner voor de betreffende opdracht, en niet naar de partij met de grootste/beste tenderdesk.
Door minder vragen te stellen op papier en juist in contact te treden (via dialoog of presentatie) is een veel beter beeld te krijgen van de kwaliteiten van de leverancier, dan een papieren aanbesteding. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de extra kosten die gemaakt worden om die grote pakken papier op te schrijven en reviewen (aan inschrijver-kant) en te beoordelen (door aanbestedende partij).
En “amen” op de reactie van de IT BC. Hoeveel malen ik niet heb meegemaakt dat een monumentale lijst met vragen e.d. de volgende dag om 12:00 uur moest worden opgeleverd, zonder mogelijkheid om vage vragen te verifiëren, noch om de aanbesteder te wijzen op gaten in de vraagstelling, enz. enz. Altijd weer zweten en bijna altijd verliezen … Waarom moet zoiets altijd op het laatste nippertje en onder druk van stoom en kokend water? Waarom altijd met vage Excel spreadsheets of Word-documenten met eindeloze vragenlijsten, waarin dan nog niet-gangbare NL vertalingen van EN termen staan of afkortingen waarvan je maar moet raden wat men bedoelt enz. Waarom geen aanleverprocedure of gedefinieerde verificatieprocedure. Ik heb de afgelopem 9 jaar slechts eenmaal meegemaakt dat de mogelijkheid van retourvragen geboden werd (met uiteraard de bepaling dat de aanbesteder alle vragen en antwoorden deelde met alle inschrijvers).
Mijns inziens schiet in de vraagstelling en de eisen binnen aanbestedingen vaak aan het doel voorbij. Als ik dit bericht lees, vraag ik me af of er los van de prijs, die abusievelijk is afgegeven, überhaupt nog serieus naar de inhoud is gekeken en hierop is vergeleken.
Daarnaast geloof ik niet in het selecteren van 1 grote partij. Ook op het vlak van standaardinformatie- en adviesrapporten om strategische besluitvorming voor te bereiden, zijn er ongetwijfeld meerdere expertise partijen die voor tegen een concurrerende of lagere investeringen, betere inhoud leveren op specifieke percelen.
Ik hoop dat overheden en andere aanbestedende partijen ooit eens durven te investeren in een continue op maat vraagstelling en daar de leveranciers, liefst partners op selecteren. Een horizon van jaren, waarbij alles in beton gegoten wordt is niet meer van deze tijd, laat staan passend in de nabije toekomst.
Het is gewoon de regelgeving die een “level playing field” eist. Dat kan alleen door schriftelijke openbare communicatie. De democratie wil dit en de overheid volgt in deze de wetgeving.
Ik kan mij niet voorstellen dat de BID comissie welke het bod van Gartner heeft uitgebracht heeft zitten slapen, maar in de uitwerking slordig heeft gehandeld.
Daarintegen de ontvangende partij kan je niets verwijten als deze vraagt om gespecificeerde lasten op maandbasis en je vult daar je jaarbedrag in, moet je niet gek opkijken als je BID opzij wordt gelegd.
Daarna worden over het algmeen de laatste 3 overgebleven BID’s besproken, waarna dan een definitieve keuze volgt.
De weg was van Gartner was jammer en vraagt toch om interne kracht en de gang naar de rechter hadden ze volgens mij beter kunnen vermijden.
Ik heb het gevoel dat de BID commissie voorkeur had voor Forrester!
De BID commissie zou snel moeten door hebben gehad dat er iets aan de hand was met de offerte van Gartner! Als je jaartarieven i.p.v. maandtarieven opgeeft dan valt dit gelijk op!
Er waren in dit geval 2 partijen die mee hebben gedaan aan deze aanbesteding. Hoe kun je alleen vanwege de hoge prijs (wat heel snel bij de BID commissie moest opgevallen zijn dat het een fout was) de ene partij afwijzen? Dan is er geen sprake van het beoordelen van de offerte gebaseerd op kwaliteit en andere aspecten maar ALLEEN de PRIJS!
Hadden ze niet gelijk Gartner 1 dag de tijd kunnen geven om haar cijfers te corrigeren? Zo niet hoe is dan de andere offerte beoordeeld?
Wat is het aangenaam om een wedstrijd gewonnen te hebben terwijl er geen tegenstander aan de andere kant van de lijn staat!
Voor de duidelijkheid, ik heb niks te maken met deze twee partijen!
Helemaal eens met IT BC en Huib Klink. En vervolgens vragen we ons af waarom er zoveel ICT trajecten fout lopen bij de overheid, zowel functioneel, financieel als oplevertechnisch.
Am teksten schrikken van de tijd die nog rest en vragen op het allerlaatst een rfi,rfp of ander megadocument op zonder welke inhoudelijke toetsing dan ook.
Zij hebben het probleem van hun bordje en een ander wordt ermee opgezadeld.
@Mark van Bezel,
Waarom er zoveel ICT trajecten fout lopen bij de overheid? Er zijn tal van redenen waar we een boek over kunnen schrijven. Ik heb ooit als reactie op een artikel (Onderzoek naar overheids-ICT in de maak
) op deze site gezegd:
1- Naar mijn mening begint het probleem bij ICT projecten van de overheid bij het aanbestedingstraject (fase 0). De regels en aanpak moeten grondig aangepast worden. Deze valse start zal de bron zijn van veel problemen later tijdens de uitvoering van het project.
2- Laten we de betreffende instelling deelgenoot maken van het verlies van een ICT traject! Als besloten wordt dat het verlies van een ICT traject gelijk vermindering betekenen van (ICT)budget voor de betreffende instelling voor volgend jaar dan zal de opdrachtgever zijn best doen om dit te voorkomen.
Deze bewustwording zal zeer positieve effecten hebben op het behalen van de doelstelling van het project voordat het project begint en ook tijdens de uitvoering
Ik denk dat gebaseerd hierop het aanbestedingstraject een andere wending krijgt!
Ik vermoed dat het bedrag per maand de eerste test was. En tegenwoordig moet je heel snel op veranderingen kunnen inspelen (niet zelden wordt bijv. een nieuwe wet met directe ingang van kracht). Dus ik zie wel waarom het vertrouwen in Gartner weg was als rapporterende partij. En dan is er weinig draagvlak om Gartner de kans te geven zo’n fout te herstellen. Een andere mogelijkheid is, dat het al een uitgemaakte zaak was en dat men met de ongebruikelijke vraag van bedrag per maand er op inspeelde om Gartner buitenspel te zetten.