In 2005 werd het plan afgeblazen, maar zes jaar later is het dan toch zover: Defensie gaat zijn ict uitbesteden. Volgens Adriaan Blankenstein, commandant van de bedrijfsgroep Informatievoorziening en Technologie (Ivent), is de krijgsmacht er aan toe om verantwoordelijkheden op ict-gebied te delen met de markt. Defensie kiest er bewust voor niet aan te haken bij de samenwerkingsverbanden van andere ministeries. Die lopen nog een paar stappen achter, stelt Blankenstein.
Het ministerie van Defensie besteedt de komende jaren in drie percelen een groot deel van zijn ict uit aan de markt: het mainframebeheer, ict-advies en applicaties, en ict-infrastructuur (telefonie, infrastructuur en werkpleklogistiek). Naar verwachting zullen in totaal ruim 1700 medewerkers van ict-divisie Ivent overstappen naar de te selecteren leveranciers. Wat resteert is een veel kleinere ict-divisie die zich bezighoudt met regievoering, militaire ict, zwaar beveiligde activiteiten en de niet-standaard operationele ondersteuning bij missies.
Goedlopend
Adriaan Blankenstein, commandant van de ict-bedrijfsgroep Ivent, zegt dat Defensie er aan toe is de markt in te schakelen om taken over te nemen. In 2005 kwam het voorstel nog te vroeg, maar sinds die tijd heeft Ivent zich ontwikkeld tot een ict-divisie die volgens marktconforme tarieven opereert. Is uitbesteding dan wel noodzakelijk als Ivent zo naar tevredenheid draait?
Blankenstein: 'Ik draai het om: alleen als iets goed loopt, kun je het uitbesteden! Het is niet zo dat Defensie tot uitbesteding over gaat omdat de ict niet meer in de handen te houden is. Integendeel. We werken zo kosteneffectief mogelijk. De ict-kosten per werkplek zijn bijvoorbeeld sindsdien gehalveerd door nieuwe technologie te gebruiken en het beheer te centraliseren. Alleen, de ict-prijs per eenheid moet verder omlaag. Ons budget wordt ingekrompen. Door de markt in te schakelen verwachten we het kostenniveau te kunnen verlagen, terwijl we de dienstverlening via innovatie verder kunnen verbeteren.'
Eigen weg
Onder aanvoering van Maarten Hillenaar, chief information officer bij het Rijk, lopen er in het kader van het programma De Compacte Rijksdienst allerlei ict-samenwerkingsinitiatieven bij de verschillende departementen. Zo moet de shared service organisatie voor ict (SSO-ICT) van het ministerie van Infrastructuur & Milieu uitgroeien tot het kantoorautomatiseringsbedrijf voor de kerndepartementen in Den Haag. Defensie gaat echter, in goed overleg met de ministeries van Financiën en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ict-portefeuille), zijn eigen weg en de krijgsmacht kiest voor uitbesteding aan de markt.
Volgens Blankenstein is het objectief vastgesteld dat Defensie een paar stappen verder is dan andere departementen. 'Dat SSO-ICT bijvoorbeeld niet verder is dan wat wij hebben ingericht op het vlak van werkplek- en infrastructuurbeheer. Wij zullen niet aanhaken bij een partij die achterloopt. Wij zijn er aan toe om verantwoordelijkheden op ict-gebied te delen met de markt. BZK is als ict-coördinerend departement nog volop bezig de ict te groeperen. Voor ons zijn er geen verrassingen meer. Daarbij is Defensie geen beleidsintenstief departement. We voelen ons meer thuis bij uitvoerende organisaties zoals de Belastingdienst en Rijkswaterstaat.'
Defensie zal ook niet meedoen met het rijksbrede plan om het aantal rekencentra samen te voegen en terug te brengen van ruim zestig naar vier of vijf. Daar geldt hetzelfde verhaal voor, stelt Blankenstein. 'Ivent is al verder met het moderniseren en consolideren van de eigen rekencentra. Er zijn drie grote rekencentra in Maasland, Woensdrecht en Den Helder. Die staan niet op instorten. Sterker nog: die dreigden uit hun voegen te barsten, maar dankzij servervirtualisatie is dat technische probleem opgelost. Er zijn minder servers nodig die zwaarder worden benut. Het energieverbruik is gedaald en het vloerverbruik is afgenomen.'
Kavels
Van de drie percelen die Defensie de komende tijd aanbesteedt, is mainframehosting een relatief klein perceel. Dit wordt naar verwachting begin 2012 aanbesteed. De twee andere percelen zijn vele malen groter: IV-Advies & -Applicaties (IV = Informatievoorziening) en ICT-Infrastructuur. De komende maanden vindt daarover de definitieve planvorming plaats onder leiding van Marc Gazenbeek, directeur Juridische Zaken van het ministerie. Het zijn alle drie percelen met, zoals Blankenstein het omschrijft, stabiele dienstverlening die zich leent om aan de markt over te laten. 'Maar het project loopt nog een aantal jaren. Het is niet zo dat we het binnen een paar maanden af hebben.'
Het perceel IV-Advies & -Applicaties bestaat uit het beheren van applicaties en de advisering over de inzet ervan. Het betreft activiteiten die dicht tegen de bedrijfsvoering aan zitten. Functioneel beheer en onderhoud vallen er onder. Er zijn zo'n duizend medewerkers (intern en extern) bij betrokken. Ook het materieel-logistieke megaproject Speer (Strategic process and enabled reengineering) valt eronder.
Het andere grote kavel, ICT-Infrastructuur, gaat over de harde techniek: datacentra, netwerken, werkstations, logistieke handelingen en het technisch beheer. Blankenstein stelt dat beide percelen veel met elkaar te maken hebben, maar dat om afhankelijkheid te voorkomen voor beide een aparte leverancier wordt gezocht. Een goede regievoering is daarbij vereist. 'Wij gaan uit van twee vormen van regie. Eén voor het sturen van de ict-vraag: dat doen we zelf. Die geven we nooit uit handen. Anders gaan leveranciers ons voorschrijven wat we moeten gaan doen. De ander voor de technische integratie tussen de percelen. Dat laten we waarschijnlijk aan een marktpartij over. Dat vergroot de meerwaarde van outsourcing. Al gaan we de markt natuurlijk niet met onze portemonnee laten inkopen.'
Niet te grabbel
De continuïteit van de dienstverlening mag natuurlijk niet te grabbel worden gegooid, benadrukt de Ivent-commandant. 'Dat is een harde eis van de directie. De ict-dienstverlening moet gegarandeerd blijven en mag niet ineens bij een leverancier heel anders zijn dan onder Ivent. Maar vergeet niet, de uitbestedingsplannen zijn voor ons een gewone bocht in de ontwikkeling van de ict bij Defensie. Wij gaan niet ineens een hoek om. Wij werken al jaren met marktpartijen samen: 58 procent van de dienstverlening en producten komt al via leveranciers binnen. We maken nu een volgende stap en willen nog meer gebruikmaken van de diensten van de markt. Dat willen we niet meer doen via inhuur of aanschaf van hardware en software, maar op basis van resultaatcontracten.'
Defensie neemt bij de verdere invulling van de plannen ook de ervaringen van collega-krijgsmachten uit andere landen mee, in het bijzonder Duitsland en Groot-Brittannië. Het gaat daarbij om verschillende constructies, vertelt projectleider outsourcing Marc Gazenbeek. In Duitsland is de ict in een joint venture ondergebracht met IBM en Siemens als uitvoerende it-partners en de Bundeswehr als minderheidsdeelnemer. In Groot-Brittannië is een aantal consortia actief op een paar grote percelen. Het ministerie stuurt daar sterk op rolverdeling en uitvoering. 'Dit model lijkt nog het meeste op wat wij in de aanbestedingen gaan doen. We kopiëren het niet, maar we kijken er naar. Nee, ik kan nog niet vertellen wat de 'lessons learned' zijn uit de Duitse en Engelse praktijk. Die moeten we nog bepalen. Alle opties staan nog open.'
