Organisaties zijn er tegenwoordig wel achter dat volledig digitaal werken niet het gevolg is van simpelweg een ecm-systeem implementeren. Sommige statistieken tonen zelfs een verhoging van geprinte documenten na implementatie, en dus nog meer papier. Geconcludeerd kan worden dat indien het gemak van het papier niet wordt geëvenaard, papier vaak nog steeds ‘king’ is.
De wens tot volledig digitaal werken in combinatie met de huidige marktbewegingen heeft geleid tot de volgende oplossing: de tablet. Duurzaamheid is hierbij een traditionele factor, welke direct gekoppeld is aan het papierloos werken. 'Het Nieuwe Werken' zorgt voor de vraag naar mobiliteit en een onafhankelijkheid van kantooruren van de it-ondersteuning. Uiteraard kunnen deze zaken prima met een notebook/netbook gerealiseerd worden, echter bleek papier hierbij nog steeds ‘king’. Een tablet komt logischerwijs veel dichter bij papier, gezien het formaat, de wijze van vasthouden, en de interactie met de content.
Naast de bovenstaande ontwikkelingen is tevens het ‘Bring Your Own Device’-principe relevant. Wanneer een medewerker thuis het gemak van de tablet heeft ervaren, neemt hij deze mee naar het werk, en verwacht hij deze hier ook effectief te kunnen inzetten. Hier begint vaak een wildgroei aan locaties waarbij alle bedrijfscontent wordt opgeslagen, indien de it-organisatie deze niet juist ondersteunt. De vele gratis clouddiensten sluiten aan bij de nieuwe wensen van de gebruiker, waarbij de 24×7 beschikbaarheid en integratie met gebruikersvriendelijke apps op de tablet de belangrijkste zijn. Resultaat: unmanaged content op meerdere locaties die incorrect zijn beveiligd, terwijl we dit nu juist wilden oplossen met ecm…
Het is belangrijk om hier op de juiste manier te acteren, met de juiste middelen. Het verbieden of ‘onmogelijk’ maken is de traditionele houding, waarbij de gebruikers inmiddels door het ‘it-aanbod’ en ‘it-kennisniveau’ toch hun eigen weg zullen vinden. Een faciliterende en coachende rol van it zal eerder het gewenste effect hebben, waarbij er contact blijft met de gebruikers, en daardoor met de content.
Ecm ‘apps’ en ecm in de ‘cloud’ zijn in deze context belangrijke middelen, mits in de goede vorm gefaciliteerd. Hoewel vele ecm-systemen web-based zijn, en het technisch mogelijk is om deze via een tablet te gebruiken, vervult dit niet de wens van de gebruiker. Ten eerste dient men er rekening mee te houden dat het traditionele ecm-systeem gemaakt is voor een toetsenbord, een muis, en een vaak hogere resolutie scherm. Dit leidt tot veel zoomen en vinger-muis achtige handelingen die niet intuïtief voelen ten opzichte van andere tablet specifieke ‘gestures’. Tevens zijn lang niet alle functionaliteiten benodigd op de tablet, aangezien het niet bedoeld is om de pc-werkplek volledig te vervangen. Simpele toegespitste ecm-apps zijn daardoor essentieel in een dergelijk traject, zoals bijvoorbeeld een App met specifieke functionaliteit in relatie tot vergaderingen en bijbehorende documenten.
Daarnaast is ecm in de cloud een logische stap wanneer de organisatie niet is voorbereid op de wens van de gebruikers om content (c.q. het ecm-systeem) 24×7 te kunnen benaderen. Want ook hier zal het gemak van papier (eenmaal uitgeprint en meegenomen) moeten matchen met de beschikbaarheid vanuit de tablet. Belangrijk hierbij is de keuze van de cloud-vorm, aangezien hier vele smaken en definities van zijn. Een ‘managed private ecm cloud’, met daarbij de juiste sla-invulling kan een eerste logische/veilige stap zijn. Deze ecm cloud kan uiteraard gefaseerd worden ingevoerd, waarbij langzamerhand alle lokale ecm-functionaliteit wordt overgeheveld naar het cloud-systeem. Zo kunnen vergaderdocumenten en samenwerkingsdocumentenbijvoorbeeld de scope van een eerste iteratie zijn. Wanneer deze direct gekoppeld is aan het lokale archief, biedt dit direct voordelen ten opzichte van losse/externe/unmanaged oplossingen.
Kortom, binnen het ecm-domein zijn apps en cloud zeer relevant voor de verdere groei naar het digitale/papierloze werken. Het niet juist faciliteren hierin kan leiden tot ‘achterdeur’ oplossingen. En dat juist nu er mogelijk een goede vervanging van de ‘king’ is…
Leuk artikel.
Overigens denk ik niet dat BYOD per se voor een wildgroei zorgt. Maar je schrijft dan ook dat het alleen gebeurt als de IT afdeling dit niet goed ondersteund.
Wat is een “managed private ecm cloud”?
En dan bedoel ik vooral het stukje “private”.
Altijd een leuke discussie wat betreft terminologie, en zeker in het cloud domein, maar in deze context bedoel ik hiermee:
Het “private” aspect doelt op het niet delen van applicatie en infrastructuur, en dus feitelijk een aanwijsbare locatie waarop het ECM systeem draait. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld publieke Software-as-a-Service oplossingen, wat tevens (veelal) tot minder controle leidt. Vandaar de opmerking dat een dergelijk cloud model een eerste ‘veilige’ stap kan zijn, gezien het dicht tegen traditionele eigen-beheerde-op-eigen-locatie ECM systemen ligt.
Het “managed” aspect is vooral bedoeld om aan te geven dat de verantwoordelijkheid wat betreft beheer en het voldoen aan SLA’s buiten de organisatie ligt. Dit ‘ontzorgen’ is vooral bedoeld voor de organisaties die moeite hebben met het bieden van de juiste facilitatie in bijvoorbeeld het 24×7 aspect.
Het “cloud” gedeelte doelt vooral op het service-model, waarbij bijvoorbeeld de aspecten “pay-per-use” en elasticiteit in schaalbaarheid onderdeel van zijn. Het gebruik van de “cloud” term zorgt tevens indirect voor het geven van verwachtingen zoals het overal toegankelijk zijn van de content, onafhankelijk van het device (tablet, desktop, mobiel, etc).
Een dergelijke facilitatie is naar mijn idee voor vele organisaties een gemakkelijke eerste stap, juist met de fasering in lijn met de benodigde functionaliteit van de gebruikers. Dus bijvoorbeeld wanneer er veel wordt samengewerkt in documenten met andere organisaties, en deze documenten niet voor publieke oplossingen (lees Google Apps, dropbox, etc) bedoeld zijn, is een “private” facilitatie, met eventuele link met een DIV-afdeling, een mogelijk passende oplossing.