De Nederlandse overheid verspeelt jaarlijks vijf miljard euro door het mislukken van ict-projecten. Dat meent René Veldwijk van ict-dienstverlener Ockham uit Vianen. Een harde onderbouwing van dit bedrag heeft hij niet, ‘maar dit is de consensus en het wordt niet ontkend’. Reden dat er niks aan de verspilling wordt gedaan, is dat niemand er pijn van zou hebben.
‘Behalve de belastingbetaler dan', concludeert KRO-verslaggever Sven Kockelman in het radioprogramma Goedemorgen Nederland, als hij Veldwijk interviewt. ‘Dat klopt', bevestigt de ict-ondernemer. ‘Als grote ict-projecten mislukken, heeft niemand eigenlijk pijn. Als het falen geen publiciteit oplevert, merkt niemand het. In zo'n project wint iedereen: de beleidsmakers, maar zeker ook de grote ict-bedrijven. Projecten lopen vaak een factor twintig uit de hand en opdrachtgevers betalen gewoon de factuur. De kern van het probleem is dat de opdrachtgever dit kan maken, zonder dat het schaadt. Soms is het zelfs bewust beleid vanuit de overheid.'
Toeslagensysteem
De beschuldigingen van Veldwijk zijn hard, maar hij claimt wel recht van spreken te hebben met 25 jaar ict-ervaring, waarvan vele jaren bij de overheid. Hij haalt dan ook een extreem voorbeeld aan waarbij zijn eigen bedrijf Ockham, gespecialiseerd in databankdiensten, betrokken was. Veldwijk: ‘De overheid had een noodsituatie omdat zes miljoen mensen geen toeslagen konden ontvangen. Er was al 270 miljoen euro geïnvesteerd, maar toen het moest gaan draaien, was er helemaal geen systeem. Helemaal niemand heeft het hierover gehad. Wij hebben toen voor een paar ton in drie maanden tijd de boel opgelapt en uiteindelijk voor één miljoen euro het systeem gerealiseerd.'
Bij een dergelijk succesvolle en snelle realisatie had Veldwijk wel wat complimenten verwacht, maar niets was minder waar. ‘We kregen hele heftige reacties', constateerde Veldwijk enigszins verbouwereerd. ‘Ze wilden ons er weer zo snel mogelijk uit hebben en doorgaan op de gebruikelijke voet met de aangestelde grote opdrachtnemer. Dit kwam niet van de directie, maar van de mensen daarboven en -onder.'
Klokkenluider
Veldwijk kan er geen vinger achter krijgen waarom de overheid op een dergelijke manier met ict-projecten omgaat, maar ideeën heeft hij er wel over. ‘Zodra het over ict gaat, kijkt iedereen de andere kant op. Ict is moeilijk te begrijpen, waardoor alles maar van een ict-bedrijf wordt geslikt. Dit zou anders moeten zijn. Als het moeilijk wordt, moet je juist goed opletten.'
Door het pleidooi van Veldwijk lijkt hij een klokkenluider, al ziet hij zichzelf niet graag zo. ‘Dat ik dit nu aankaart, wordt me niet in dank afgenomen. Zolang het met de economie goed gaat, doet niemand hier iets aan. Door de economische crisis wordt dit allemaal duidelijker. De kern van het probleem is dat een overheidsinstantie een groot project aanbesteedt dat vervolgens door een groot ict-bedrijf wordt gewonnen. Voor een vaste prijs wordt er iets gerealiseerd waar na een half jaar uurtje-factuurtje gaat gelden. Dan gaat het fout en lopen de kosten onnodig hoog op.'
Dit is toch zolangzamerhand algemeen bekend. Hoe groter en hoe duurder het project, hoe mooier. En met z’n allen mogen we het betalen. En dan hebben ze het over bezuinigen!
Er is een simpele oplossing: no cure – no pay met bijvoorbeeld de volgende twee regels:
1. Als er iets wordt opgeleverd, dan zijn degenen die het opgeleverde moeten gebruiken efficienter dan ervoor.
2. Zodra degenen die het opgeleverde moeten gebruiken verklaren dat ze tevreden zijn met het resultaat, kan er worden betaald.
Verder wordt met korte oplever-cycli gewerkt. Waarom zouden we immers een leverancier een opdracht van het gehele project-budget toevertrouwen, als hij voor een deel daarvan niet iets zinnigs kan opleveren?
Er zijn opdrachtgevers die denken dat hun leverancier de twee simpele regels niet zullen pikken. Wel, als dat zo zou zijn, dan verwachten ze dus van de opdrachtgever:
1. Als hij oplevert, dan worden de gebruikers niet efficienter.
2. Als hij oplevert dan zijn de gebruikers niet tevreden.
Wat zijn dat voor een leveranciers?
Wat achtergrondinformatie: http://files.welzijn-21e-eeuw.nl/BijDeOverheidZittenIctKneuzen.pdf
En een column over de achterliggende oorzaken: http://www.nu.nl/column-zaterdag/2618084/onaanraakbare-nerd.html
Ik heb geen idee of het bedrag van 5 miljard klopt, maar mijn eigen ervaring met het werken voor overheidsorganisaties bevestigd het beeld. Natuurlijk gaat er ook bij bedrijven veel mis in IT-projecten, maar door het ontbreken van een gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid is het bij de overheid net iets erger.
Veel beter zal het niet worden, omdat de vele lagen IT-managers aan de ene kant, en de grote “dienstverleners” aan de andere kant er goed aan verdienen. Maar ook de “IT specialisten” zelf zijn er schuldig aan. Het maken van automatiseringssystemen (en dus software) is een complexe bezigheid, waarvoor niet iedereen geschikt is, zoals Donald Knuth eens heeft opgemerkt (http://www.case.edu/magazine/fallwinter2010/geekdom.html). De ITers die hier geen gevoel voor hebben worden “architect” of “(project|outsourcing|requirements|…) manager”, omdat spreadsheets en powerpoint presentaties niet crashen, en omdat dergelijke functies meer status hebben. De opleidingen sluiten hierbij aan en bieden studies aan die vooral niet te moeilijk zijn. Daardoor verdwijnt vanzelf de financiering en de kwaliteit van de meer inhoudelijke, maar moeilijker opleidingen.
Jaren geleden werkte ik voor de ICT afdeling van de Belastingdienst, bij een project waar onder andere 30 ontwerpers aan meewerkten. Er waren drie releases per jaar. In een van de releases zouden 3 velden in een database en in de bijbehorende user interfaces worden gemaakt. Omdat men daartoe niet in staat was, is uiteindelijk 1 van die velden werkelijk toegevoegd. Een van de ontwerpers, een interne medewerker, zat de hele dag sudoku’s te maken. Toen hij doorkreeg dat ik, hoewel mijn functie ontwerper was, ook wel goed kon programmeren, vroeg hij of ik niet een keer een Excel spreadsheet voor hem kon maken om sudoku’s op te lossen.
Zo kan ik nog vele vermakelijke maar tegelijkertijd trieste anekdotes vertellen over de overheidsinstanties waar ik heb gewerkt. Het systeem gaat echter gewoon door, steunend op incompetentie, gebrek aan verantwoordelijkheid, en inhaligheid van “dienstverleners”. Door de manier waarop aanbestedingen worden gedaan is ieder project bij voorbaat duur, te groot, en staat het te ver af van de eindgebruikers.
En dus zullen we over een paar jaar in Computable kunnen lezen dat ook de volgende poging om voor honderden miljoenen een nieuw systeem voor de politie te bouwen mislukt is, dat de Belastingdienst de ICT nog steeds niet op orde heeft, dat de nieuwe “rijkscloud” zo lek is als een mandje, en dat de nieuwe universitaire opleiding IT-outsourcingsmanagement een groot succes is.
Het is gewoon digitale bouwfraude. Net zo omvangrijk en ‘smerig’ als zijn niet digitale tegenhanger.
Er wordt simpelweg teveel aan verdiend om iets significants aan te doen. Iedereen weet dit en niemand durft het gevecht met Goliath aan.
Door de aanbestedingsregels hierop aan te passen zou je een stap in de goede richting kunnen zetten. Maar dit wordt door de politiek continu voor zich uit geschoven omdat ze weten wat voor gevolgen hier aan kleven.
Rene is geen fantast, hij spreekt uit eerste hand. Hij heeft met zijn eigen bedrijf namelijk ook goed verdiend aan een paar mislukte projecten bij het GAK/UWV.
Pijn
Mislukte IT-projecten kosten de maatschappij wereldwijd 6,2 biljoen dollar, als je de indirecte kosten van mislukkingen meerekent. Dat komt overeen met bijna 9 procent van het bruto binnenlands product van alle landen opgeteld. Die schatting maakt Roger Sessions, een expert in complexiteitsvraagstukken.
Om tot dat bedrag te komen moest Sessions natuurlijk de nodige aannames maken. Sessions gaat er, op gezag van cijfers van de World Technology and Services Alliance, van uit dat landen gemiddeld 2,75 procent van het bruto binnenlands product besteden aan hardware, software en diensten.
Om tot een schatting van het aantal mislukte projecten te komen gebruikt Sessions gegevens uit de Amerikaanse begroting. Daarin wordt geschat dat 66 procent van de investeringen in IT in projecten met verhoogd risico zit.
Sessions neemt vervolgens aan dat 65 procent van die projecten ook daadwerkelijk mislukt. Als die aannames kloppen wordt wereldwijd jaarlijks 825 miljard dollar, oftewel 1,2 procent van de opgetelde bruto binnenlandse producten, gestoken in IT- systemen die niets opleveren.
Indirecte schade
Maar de verspilling alleen geeft volgens Sessions niet de volledige schade van mislukte IT-projecten weer. Er is ook indirecte schade, zoals: het mislopen van begrote omzetten; de kosten van vervanging van het mislukte systeem; de tijd die binnen de organisatie verloren gaat door de problemen; en verlies aan marktaandeel.
De indirecte schade zijn volgens Sessions een veelvoud van de projectkosten: hij schat dat de indirecte kosten de totale schade met een factor 7,5 opdrijven. Sessions maakt de berekening in een pleidooi om de opzet van IT-systemen te versimpelen.
Kritische blik
Er valt natuurlijk het nodige af te dingen op zijn cijfers. Je kan deze cijfers het beste zien als een poging om de omvang van het probleem van mislukkingen bij IT- projecten inzichtelijk te maken. Zelfs als hij er 50 procent naast zou zitten, gaat het bij de directe kosten nog om een gigantisch bedrag.
Trent
Het ergste is dat het probleem toeneemt of niet minder wordt, omdat bedrijven niet leren van hun fouten en beperkt geld besteden aan projectkwaliteit.
Opleidingsbudgetten zijn bevroren of men denkt dat het na een training vanzelf gaat. Ook het inzetten van een kwaliteitsdeskundige bij projecten ziet men als kostenpost en niet als preventie.
Vraagstelling en conclusie
Helaas blijkt dus dat vele veranderingen, projecten en programma’s mislukken of op z’n minst niet voldoen aan de doelstellingen die zijn opgenomen in de eerder gemaakte plannen. Bij dergelijke negatieve uitkomsten aan mislukte projecten kun je als projectorganisatie de volgende vragen stellen:
Waarom veranderen als er een grote kans bestaat dat het mislukt?
Is de huidige opzet van de Business Case wel een garantie voor succes?
Heeft de Business Case wel een goede grondslag voor projectmanagement?
Zijn we niet te veel bezig om de Business Case maakbaar te maken?
Waarom niet meer aandacht aan projectmanagement kwaliteit? Hoezo is dit een kostenpost?
Je kunt dus concluderen dat er veel geld wordt verspild en niemand zich zorgen maakt. Telkens weer snijden de organisaties zich weer in hun eigen vinger en maken onderzoeksbureau’s statistieken over het aantal mislukte projecten.
Kortom, het succes van veranderingen hangt af van hoe goed bedrijven in staat zijn om veranderingen daadwerkelijk uit te voeren?
Dhr. Veldwijk slaat de spijker op de kop. Na meer dan 30 jaar ervaring als consultant en projectleider van ICT projecten in zowel het binnen- als buitenland bij overheidsorganisaties kan ik zijn verhaal van harte onderschrijven. Zeker bij administratieve projecten zie je maar al te vaak een leger van managers en beleidsambtenaren langs komen die als enig (persoonlijk) doel hebben te scoren met dit soort grote projecten. Het optreden als voorzitter van het liefst stuurgroepen is het hoogst haalbare ideaal. In eerste instantie wordt flink van leer getrokken. Kick off meetings en het vergroten van het draagvlak staat hoog in het vaandel. Na dit eerste schijnsucces volgt maar al te vaak de ontnuchtering. Managers en beleidsmedewerkers hebben geen verstand van administratieve toepassingen, erger nog, ze weten niet waar ze over praten. Bij de demonstratie van het eerste prototype stelt de administratieve eindgebruiker al vast dat er een doodlopende weg is ingeslagen. Degene die dit hardop durft te zeggen, wordt maar al te vaak onder het moto: “alles wat je zegt kan tegen je worden gebruikt” de mond gesnoerd. Uiteraard wordt dat nog een aantal jaren ontkend dat de ontwikkeling tot mislukken gedoemd is en de optimitische verhalen dat binnenkort het systeem de lucht in zal gaan zijn talrijk. Vervolgens komt de fase dat wordt vastgesteld dat er al veel geld is geinvesteerd en het met goed fatsoen niet meer mogelijk is om het systeem af te blazen. Uiteindelijk gebeurt dat dan toch, helaas vele verspilde miljoenen later. Advies voor topmanagers in de overheid met hun beleidsmedewerkers: bemoei je alleen met zaken waar je verstand van hebt. ICT en met name het creatieve deel (het systeem concept) is een vak apart.
Een aantal factoren die het voor de overheids ICT knap latiger maken (naast al genoemde aanbestedingsellende):
-Politiek die minstens elke 4 jaar van mening wisselt en zsm wil ‘scoren’ met nieuwe wet en regelgeving.
Signalen dat het niet haalbaar is worden vaak de kop in gedrukt om maar op tijd het doel te bereiken. (omgekeerd kan uiteraard ook niet de bedoeling zijn)
-Organisaties die zich niet willen (of ivm wetgeving niet kunnen) aanpassen aan IT. Alles kan, maar het wordt stukken simpeler als men zich zoveel mogelijk aan de procesflow van bijv. een pakket houdt, in plaats van een legacy systeem 1:1 over te willen zetten.
-‘Wet van de grote aantallen’, een bedrijf kan voor de goedkope 90% gaan, die laatste 10% is in de praktijk erg duur. De overheid moet vaak wel, of heeft het idee dat het moet..
PS @Henk: dit gaat over implementatie van de Wet ‘walvis’ waar zowel UWV als Belastingdienst bij betrokken waren, geen fantasie voor nodig..
De kern van dit probleem is 2-ledig:
– de overheid is zeer sterk gedeconcentreerd en
gedecentraliseerd
– de ICT is een weerslag van de bedrijfsvoering van
een organisatie naarmate deze meer
productieprocessen dient te ondersteunen wordt hij
snel complexer. De overheid is geen koekjefabriek
maar een zeer complex bedrijf
CIO Gemeente Eindhoven
Deze man zijn onderbouwing is in het stukje hierboven inderdaad maar matig. Alleen de claim van 25 jaar ervaring is niet bijzonder sterk. En daarnaast is het nou niet bepaald nieuws. Maar hoe dan ook, ik ben er van overtuigd dat hij grotendeels gelijk heeft. Mijn ervaring geeft ook aan dat bijna alle grote ICT projecten voor overheid mislukken c.q. veel duurder uitvallen en/of niet aan de verwachting voldoen. Nu zegt mijn ervaring dat dit ook op gaat voor niet overheid projecten, maar daar draait de belasting betaler niet voor op.
Ik durf dan nu ook al met behoorlijk grote zekerheid te stellen dat het mega project voor de politie waar €326 miljoen voor is uitgetrokken gedoemd is te mislukken. Er worden bij zulke mega projecten altijd meerdere grote automatiseerders aangetrokken waardoor er uiteindelijk niemand zich meer verantwoordelijk voelt. De overheid zelf voelt zich nog het minst verantwoordelijk aangezien zij alle richtlijnen hebben gevolgd en netjes en algemene Europese aanbesteding hebben laten schrijven.
Ik deel de kritiek die Joe Doe, in zijn reactie, heeft op de Europese aanbesteding. Daarnaast worden deze aanbestedingen in 9 van 10 gevallen geschreven door een externe consultant. Deze zijn natuurlijk altijd partijdig en zullen graag een verhaal schrijven wat perfect aansluit bij de diensten van hun automatiseerder. Dit soort praktijken riekt op z’n minst naar bouwfraude. En de Logica’s, Cap Gemini’s, Atossen varen er wel bij.
Het volgens mij al eerder genoemde rapport van de Britse overheid is een must-read voor iedereen die denkt dat het nu eenmaal niet anders kan: http://www.instituteforgovernment.org.uk/publications/23/
Heel veel overeenkomsten van de UK government met de Nederlandse overheid.
Kort samengevat:
– Te veel willen doen in een keer
– Geen duidelijk doel hebben