BI is voor ‘softies’

Veel ondernemingen happen nog steeds naar adem als gevolg van de financiële crisis. Ondanks enkele positieve berichten lijkt een definitief herstel langer op zich te laten wachten. Deze ondernemingen beginnen dus op hun tandvlees aan een nieuwe uitdagende periode in afwachting van betere tijden. Misschien zit juist daar het probleem … de ondernemingen zijn afwachtend en dus reactief in plaats van anticiperend. Alle BI-investeringen ten spijt!

De enorme bedragen die de afgelopen jaren door ondernemingen zijn geïnvesteerd in BI-toepassingen alsmede het schrijven van strategische plannen, ontwikkelen van management dashboards en balanced scorecards, hebben deze ondernemingen blijkbaar niet kunnen behoeden voor de ergste consequenties van een krimpende markt. Uiteraard borrelt de vraag op welke ondernemingen juist wel succesvol met behulp van hun BI-implementatie en balanced scorecard de crisis hebben doorstaan en wat daarbij de sleutel van dit succes is. In elk geval zal in deze ondernemingen waarschijnlijk een business case voor een volgende investering in BI veel minder sceptisch worden ontvangen, gezien het reeds geleverde bewijs van de meerwaarde van BI.

Uiteraard is louter het hebben van een balanced scorecard of een succesvol afgeronde BI-implementatie an sich nog geen garantie op succes. Vanuit een analyse is een aantal valkuilen geïdentificeerd waardoor een BI-implementatie mogelijk niet de waarde heeft kunnen tonen om een organisatie op koers te houden in de (sterk veranderende) markt.

‘On track en in control’

 Een van de valkuilen is de beperkte of volledig afwezige connectie tussen de strategische doelstellingen van de onderneming en de BI-implemenatie of balanced scorecard. De implementatie van BI blijft in veel gevallen beperkt tot de realisatie van een datawarehouse, al dan niet in combinatie met ‘state-of-the-art' rapportages. Een doorvertaling van de strategie in concrete KPI's voor sturing is in veel ondernemingen achterwege gebleven. Vervolgens wordt in korte tijd na de implementatie desondanks een veelvoud aan queries en ad-hoc rapportages ontwikkeld, merendeels gericht op het direct aansturen van de operatie. Niet zelden stijgt dit aantal queries en rapportages tot boven de drieduizend unieke stuks. Maar draagt het inzicht vanuit al die queries en rapportages wel bij aan het behalen van de strategische doelstellingen, het managen van risico's en het sturen van de bedrijfsperformance? Kortom, is de onderneming wel ‘on track' en ‘in control' als mogelijk de verkeerde stuurinformatie wordt gegenereerd en gebruikt?

Kans of bedreiging

Mogelijk is in het verlengde van bovenstaande het uitblijven van succes van BI ook wel te wijten aan de houding van medewerkers en management. De beoogde transparantie die BI brengt in de performance van de onderneming wordt veelal als een bedreiging ervaren, waardoor de echte KPI's niet worden gerapporteerd en juist een veelvoud van minder relevante stuurindicatoren wordt gerapporteerd. De ‘afrekencultuur' draagt daarmee niet bij aan een succesvolle BI-implementatie, terwijl het juist wel wordt verwacht. Wordt een medewerker in de onderneming gestimuleerd en krijgt deze hulp aangeboden als blijkt dat de performance tegenvalt? Of wordt deze juist genadeloos afgerekend? Het stimuleren en ondersteunen zal sneller leiden tot een adaptiever gedrag van medewerkers en management, waarbij het denken in kansen wordt vergroot ten koste van het ontwijkend gedrag.

Adoptie in de business

Om verschillende redenen is het ook gebruik van alle beschikbare informatie nog schrikbarend laag. Eén van de belangrijkste oorzaken voor het beperkte gebruik is de slechte datakwaliteit. Het uitblijven van eigenaarschap van data, alsmede het ontbreken van concrete verbeterstappen op dit gebied, draagt uiteraard niet bij aan een breder en beter gebruik van BI-toepassingen in de onderneming. Bovendien is de connectie tussen business en de it-afdeling te dun. Hierdoor draaft it niet zelden door bij het uitbreiden van nog uitgebreidere rapportages en dashboards, terwijl de business vraagt om eenvoud en eenduidigheid. Gevolg is dat de business afhaakt in het gebruik en mogelijk zelf weer aan de slag gaat met ‘desktop-rapportages'. Daarbij heeft deze dunne connectie tot gevolg, dat veel medewerkers en managers nog verstoken blijven van rapportages en analyses.

En ook al is de strategie volledig doorvertaald naar concrete KPI's, is stuurinformatie beschikbaar in overzichtelijke dashboards en balanced scorecards, zijn de data betrouwbaar en heeft elke medewerker en manager beschikking over de juiste stuurinformatie, dan nog is een belangrijke succesfactor over het hoofd gezien: de cultuur!

Onder de vlag van change management zijn al vele projecten succesvol afgerond, maar binnen het BI-werkveld staat dit vakgebied nog in de kinderschoenen. Het stimuleren van breed gebruik van BI-toepassingen en het veranderen van een reactieve houding naar pro-actief en anticiperend gedrag is juist waar het aan schort. Hier wordt gevraagd om kundige inzet van de soft skills, zoals dit vaak wordt genoemd. Op dat gebied van cultuurverandering is daarmee dus nog de grootste winst te behalen in de ondernemingen als het gaat om BI. Alleen al het succesvol introduceren van dergelijk gedrag binnen de onderneming kan helpen in een snelle ROI op de investeringen in BI. Dergelijk gedrag zal in elk geval een belangrijke bijdrage leveren aan een structurele toepassing van informatie binnen de onderneming en bovendien wordt ademnood sneller voorkomen als gevolg van vooruitkijken en anticiperen.