Hoewel hier ook wanorde had kunnen staan, denk ik dat het beter past bij de situatie van vandaag de dag. De gevestigde orde van managers, kenniswerkers en anderen moet vanuit de management directieven natuurlijk gevestigd zijn op een aantal zaken zoals output, sales, productiviteit en efficiency.
Er is dan ook niemand die de huidige, onder hoge druk staande, overgebleven werknemer zal lastig vallen met de vraag of deze vindt dat hij of zij wel efficiënt werkt/kan werken aan de in het intro genoemde doelstellingen. Zelfs mensen , wiens beroep het is om wanorde te voorkomen en risico’s te managen, zoals controllers, risk managers en overige financials zijn niet bezig met het gereedschap waarmee zij orde in de chaos moeten scheppen. Dat terwijl de gehele organisatie vindt dat dit de personen bij uitstek zijn die ervoor moeten zorgen dat ceo en cfo 'in control' kunnen zijn.
Van deze mensen verwacht je, onuitgesproken, dat ze hun boeltje op orde hebben. Dat blijkt in de praktijk een waanidee te zijn, omdat volgens de normen van enkele jaren de boel op orde zou zijn, maar dit met de nieuwe ict-mogelijkheden niet meer aan de orde is. Wanorde zou dan kunnen worden gezegd, maar dat is weer een ander uiterste. De organisatie leeft dan in de waan dat alles op orde is. Er is dan sprake van de zogenaamde waanorde.
Tijd voor tools
Tijd om de echte tools, die orde scheppen in de steeds groter wordende hoeveelheid informatie(infobesitas) eens voor het voetlicht te brengen. Wist u dat iemand die vijf jaar bij dezelfde werkgever werkt gemiddeld zes tot acht muisklikken nodig heeft om een document uit het verleden te zoeken? En dat de kans om het dan te vinden niet eens 100 procent is! Dan hebben we het nog niet eens over het kostenaspect van het niet kunnen vinden van documenten.
Na mijn eerste 365 uren werkzaam te zijn geweest met Office 365 moet ik, van huis uit Financial met ict-kennis, bekennen dat ik ben gaan inzien dat Microsoft hier iets moois heeft neergezet. Sinds april 2011 werken wij met Office 365 en er is nog steeds sprake van Sharendipity, het gevoel dat je ieder dag iets nieuws kunt ontdekken in Office 365. Was het zo dat je met eerdere Sharepoint-versies al de beschikking had over de integratie met office-producten, de online-versie gaat nog een stap verder. Je hebt dan in de enterprise-versie de beschikking over Sharepoint-online, Exchange-online, Lync, Exel , Word, Powerpoint. Je hebt al je bestanden bij de hand en wie zal je missen als je vanuit huis je bestanden bijwerkt en upload?
De eerste maanden van de beta leverde nog al wat performance problemen op, maar gaandeweg richting de officiële launch verbeterde dit door de bijschakeling van resources. We werken nu dagelijks ruim tien uur online en de tijden dat de explorer herstart lijken bijna tot het verleden te horen. Wij merken dat ook de helpdesk van Office 365 op toeren komt en inmiddels veel ervaring heeft opgedaan.
De Sharepoint-online functionaliteit is op grote lijnen dezelfde als in de oude versie, hoewel je van tevoren even moet testen of je Sharepoint-template (wsp) direct op SP 2010 werkt. Niet alle site collection features die in enterprise Sharepoint aanwezig zijn zitten in bijvoorbeeld SharePoint 2010 foundation. Lync is ook prettig om mee te werken, al is het alleen al om de functionaliteit dat je in Outlook een bericht krijgt als je een Lync gesprek hebt gemist.
@Henk, cloud computing is niet meer te stoppen, dataopslag, beheer en locatie zijn dus issues, daar heb je absoluut gelijk in.
Dus wil de trend van cloud computing nog succesvoller zijn, dan zal je zien dat er ook wetgeving aangepast gaat worden. Ook wetgevers moeten anders gaan denken. Dat hebben we natuurlijk in het verleden met tal van andere nieuwe dingen ook gezien. Denk aan de spoorwet, de wet op de privacy etc.
Maar ook supranationale wetgeving zal moeten veranderen.
In dat kader is het misschien ook aardig om het volgende artikel te lezen.
http://www.bedrijfenjurist.nl/page?13,1518/jurnieuws/partner_lokke_moerel_promoveert_op_binding_corporate_rules
En iedereen die reageert mag gewoon André zeggen
Hallo Andre,
Dank voor je aanvullende reacties. Ik denk dat je met je toevoegingen over cultuur/manier van denken, emotie/angst en wetgeving veel meer de kern raakt van de kansen en bedreigingen rondom Cloud dan in het stuk waar je mee begon.
Overigens is dit niet voorbehouden aan Cloud Computing. 10 jaar geleden werkte ik voor een Nederlandse gemeente waar de servers de gemeentegrens niet eens mochten passeren.
Beste Andre,
dat Multinationals een eigen regelgeving produceren is te verwachten. Wetgeving hinkt altijd achter de werkelijkheid aan. Echter een Duitse ondernemer heeft met de Duitse wetgeving te maken en kan zijn aansprakelijkheid niet zonder gevolgen aan een clouddienst overlaten, dat accepteert de wetgever niet.
Ik ben geen tegenstander van clouddiensten maar zie de hype met gemengde gevoelens. Voor iemand die een clouddienst wil gebruiken ligt een gigantische berg aan regelingen en contracten die nodig zijn om binnen bestaande wetgeving te blijven. De vraag is of het dat waard is, dat kan iedereen voor zichzelf beantwoorden.
Ik heb een paar pogingen gedaan me door dit artikel heen te worstelen, maar de boodschap ontgaat me compleet, tenzij deze is dat de auteur dol is op Office 365.
Zoals Baphomet al aangeeft, a fool with a tool is still a fool.
Als je een gigantisch archief hebt met documenten, dan zul je daar op één of andere manier structuur in aan moeten brengen. Dit kan door middel van naamgevingsconventies, vaste directory-structuren, meta-tags of wat dan ook.
Hier zijn verschillende tools voor op de markt, zoals o.a. Jan van Leeuwen reeds aangeeft.
Sharepoint is wat mij betreft één van de vele opties hiervoor.
Maar zoals wel vaker, is het vooral de vraag wat het probleem eigenlijk is.
Als je iets nieuws op kunt zetten, is sharepoint / ms365 één van de vele opties.
Maar hoe schaalbaar is deze oplossing? Is dit nog wel handig bij een archief van (tien-)duizenden documenten?
En wat is de impact van upgrades naar een nieuwe sharepoint? Kun je alles één op één overzetten, of zijn er kostbare conversies nodig?
Wat te doen met de “oude” documenten. Kun je die zo integreren in dit tool, of moet je die allemaal handmatig over gaan zetten?
Metadata is best leuk, maar met meerdere releases binnen dezelfde productfamilie per jaar (en daarmee vergelijkbare sets documenten) is dit misschien niet voldoende om onderscheid te kunnen maken tussen de diverse documenten
Tja, en hèt 2011-buzzword: de cloud …. het is een beetje koffiedik kijken, maar als ik mijn documenten lange tijd wil bewaren en kunnen doorzoeken, weet ik nog niet of de cloud daar wel zo geschikt voor is. Althans, de cloud van “een server” ergens op “het internet”. De ervaringen hiermee zijn denk ik nog te pril om de lange termijninformatie daar zomaar op te slaan
Wat dat betreft is de discussie (helaas) interessanter dan het artikel
@Pascal, ik ben het met je eens dat de discussie interessant is, ook mijn enthousiasme voor Office 365. Dat enthousiasme is op meerdere zaken gebaseerd.
Maar ik heb toch even de behoefte om terug te komen op de bedoeling van mijn artikel. In mijn praktijk kom ik al jaren en nog steeds tegen dat mensen in de financiële functie gebruik blijven maken van gedeelde drives en gedeelde netwerkmappen. Per jaar staan daar duizenden documenten op die het gevolg zijn van controles die zij uitvoeren en documenten die zij produceren. Ook werkt 95 % van alle organisaties met een financiële afdeling van 5 of meer personen nog steeds met Excel om zijn taken te managen. En dat is echt niet meer van deze tijd.
Ik geef toe dat je met SharePoint out of the box dit ook niet direct kunt oplossen, evenmin als met andere standaard documenten beheersystemen.
Maar omdat dit type professionals als 1 van haar taken heeft om te documenteren dat hun organisatie “in control”is (o.a. art 302 en 404 SOx en “in control verklaring”van de code Tabaksblat) is het triest om te constateren dat dit soort organisaties in de waan leeft “in control”te zijn als hun primaire planning en control proces nog gebaseerd is op de bovengenoemde gedeelde schijven en folders. (waan) orde zoals in de aanhef van het artikel vermeld.
Er zijn inmiddels wel oplossingen voor die je nu out of the box voor Financial en Legal kunt kopen, waar alle metadata al zijn gedefinieerd en waarin je ook documenten van oudere jaren veilig kwijt kunt. In the cloud, on premise en in SharePoint.
@Pascal. Nog even een aparte reactie op je SharePoint vragen.
Er is een dramatisch verschil tussen de oude BPOS versie en SharePoint online in Office365. Uiteraard is dat verschil net zo groot als tussen MOSS en SharePoint 2010, maar dat terzijde.
Dataconversie kan, afhankelijk van de opzet en inrichting van de oude omgeving, goedkoop of kostbaar zijn. Dat moet je op individuele basis zien. Wij hebben zelf tal van Solutions opnieuw moeten bouwen, omdat templates niet werkten en andere zaken niet compatibel waren.
Maar als je alleen documenten en bestanden vanuit de bibliotheken wilt overzetten is dat goed te doen. Het voordeel van Office365 is dat de nieuwe releases van SharePoint verder geen impact hebben, die worden gewoon door Microsoft uitgevoerd, zonder dat je daar last van hebt (voordeel van de cloud)
Ook oude documenten kun je zo in SharePoint zetten, mits je die voorziet van de metadata die op die bibliotheek van toepassing is. Hier zijn handige tools voor.
Je opmerking over metadata en productfamilies kan een impactvolle zijn. Maar die zat niet in de scope van het oorspronkelijke artikel