Xerox heeft een kort geding aangespannen tegen de gemeente Utrecht. De printerfabrikant eist de opdracht op die de gemeente in eerste instantie aan Océ had verstrekt, maar na onenigheid over staffelkortingen aan Ricoh gunde. Het gaat om de levering van afdrukapparatuur. Bij de oorspronkelijke gunning eindigde Xerox als tweede (na Océ) op de inschrijfranglijst. Het bedrijf begrijpt niet waarom het de order niet krijgt. Volgens de gemeente heeft dit te maken met het gehanteerde relatieve beoordelingsmodel: nu Océ is weggevallen, is Ricoh volgens een nieuwe berekening de nummer 1.
Nadat Océ, ook na een kort geding, tevergeefs probeerde alsnog de opdracht voor de verhuur van afdrukapparatuur binnen te slepen, gunde de gemeente Utrecht de order aan Ricoh. Jurriën Brombacher, jurist concerninkoop gemeente Utrecht, meldt dat er na het wegvallen van Océ een nieuwe rangorde is ontstaan, waarbij Ricoh bovenaan is geëindigd. Dit heeft volgens hem te maken met de gehanteerde, zogeheten relatieve beoordelingssystematiek, waarbij inschrijvers ook ten opzichte van elkaar worden gewogen. Die systematiek valt te vergelijken met die van een sportcompetitie. Trekt een team zich tussentijds terug, dan vallen de punten die de andere teams tegen dit team hebben behaald, weg. Voor teams die hebben gewonnen, kan dit nadeliger uitpakken dan voor teams die gelijk hebben gespeeld of verloren.
Xerox laat in de dagvaarding weten de handelswijze van de gemeente onbegrijpelijk en onaanvaardbaar te vinden. Volgens de printerfabrikant mag de gemeente na een aanbestedingsbeslissing in geen geval de inschrijvingen opnieuw beoordelen. Daarmee wijkt zij af van de oorspronkelijke opzet van de procedure en dat is in strijd met de aanbestedingsregels. De opdracht had aan de oorspronkelijke nummer twee (Xerox) moeten worden gegund en niet aan nummer drie Ricoh, aldus het bedrijf.
Ruim 28 miljoen afdrukken
Brombacher stelt dat de handelswijze van de gemeente wel correct is en dat de inschrijvende partijen van te voren hadden kunnen weten dat de ranglijst aan veranderingen onderhevig zou kunnen zijn. Het verbaast hem niet dat inschrijvers via een rechterlijke gang proberen een beslissing in een aanbesteding te wijzigen. De printopdracht van de gemeente Utrecht kent een behoorlijk omvang. Dan zijn partijen sneller geneigd te procederen. Daarnaast willen partijen soms via een rechterlijke uitspraak duidelijkheid krijgen in bepaalde aanbestedingsvraagstukken. Dan ontstaat er jurisprudentie waarop ze kunnen terugvallen, meldt Brombacher.
Utrecht is met jaarlijks ruim 23,7 miljoen zwart/wit en bijna vijf miljoen kleurenafdrukken (op 4750 ambtenaren) een grootverbruiker. Momenteel werkt de gemeente voornamelijk met Nashuatec-apparatuur.
Océ zou na een aanbesteding de opvolger van Nashuatec worden, maar kreeg met de gemeente Utrecht onenigheid over de staffelkorting. Omdat de fabrikant die niet wilde aanpassen, trok de gemeente de voorlopige gunning in.
Herbeoordeling is inherent aan relatieve beoordelingen wanneer de winnaar, en dus het referentiepunt (Oce), wegvalt uit de oorspronkelijke beoordeling. M.a.w., de gemeente Utrecht kan niet anders dan een herbeoordeling toepassen.
Dit probleem wordt ook wel de rangordeparadox genoemd waarbij de nummer 2 niet automatisch de nummer 1 wordt wanneer de initiele winnaar wegvalt.
De rangordeparadox is o.a. te voorkomen door absolute prijsformules toe te passen of door te werken met de logformule van T.H. Chen.
Het zal mij dan ook verbazen wanneer Xerox in het gelijk wordt gesteld.
Hier betreft het feitelijk geen herbeoordeling (die is al gedaan) maar enkel een herberekening a.h.v. een van tevoren in de aanbesteding bekend gemaakte formule t.b.v. eerlijke uitslag en gunning. Als een aanbieder wegvalt/uitgesloten wordt door niet voldoen, mag deze niet in de relatieve berekening worden meegenomen. In de berekening mogen enkel appels met appels vergeleken worden (partijen die voldoen aan de gestelde criteria). Utrecht heeft gelijk. De uitspraak kan feitelijk nu al ‘ge-xerox-ed’ worden en de prullenbak in.
Vroeger, heel lang geleden, kozen deskundigen (in dit geval ICT-ers) een nieuw systeem, nu kennelijk Wiskundigen…
Xerox heeft in mijn ogen het aan het rechte eind. Indien de ranking gepubliceerd is, volgt er een voorlopige gunning. Indien men er niet uit met de eerste partij, gaat men door naar de tweede op de lijst. Het verkeerd beantwoorden van een vraag door Oce resulteert niet in een herbeoordeling. Indien er een herbeoordeling zou moeten komen, moet men zich afvragen of de aanbesteding in oorsprong goed is uitgeschreven. Maar het toont weer aan dat aanbestedingen geldverspilling is waar niemand beter van wordt. Uitschrijver wordt om de tuin geleid omdat de aanbieder geen kwalitatieve goede oplossing kan bieden doordat er grotendeels op prijs beslist wordt. Systeem werkt niet.
Dit zet de gemeente Utrecht in zijn hemd, vind ik. Voor een degelijke overheid is het onverantwoord nog langer relatieve systemen te gebruiken. Ook laat de aanbesteder de markt bepalen hoeveel geld men over heeft voor kwaliteit. Als ik meer informatie over de inschrijvingen heb, kan ik dat wel laten zien.
Professor Jan Telgen waarschuwt al sinds 2006 voor relatieve systemen; hij “verbiedt” ze nog toe te passen.
Mogelijk dat er ooit een verbod komt op relatieve systemen, twee landen binnen de EU hebben al een dergelijk verbod ingesteld.
De rechters in Nederland kijken meestal of de aanbestedingsregels en het weegsysteem goed zijn toegepast. Dus zal Xerox wel in het ongelijk gesteld worden.
Maar als een rechter verder kijkt naar de bedoeling van EMVI en de degelijkheid van het weegsysteem mede in beschouwing neemt, is het mogelijk dat een rechter ooit uitspreekt dat een relatief systeem niet meer mag worden gehanteerd, mede omdat er een prima niet-relatief systeem Gunnen Op Waarde (GOW, CROW publicatie 253) beschikbaar is.
GOW is toe te passen bij alle inkopen en aanbestedingen en optimaal transparant voor aanbesteder en inschrijvers. Met deze methode kun je prima sturend aanbesteden. RWS-IMG gebruikt het sinds 2009 voor 100% met veel succes.
Inschrijvers doen er goed aan voortaan al voor de inschrijving te protesteren tegen relatieve systemen en te wijzen op goede weegsystemen. Maar kom a.u.b. niet met ingewikkelde formules, een inschrijver zal moeilijk kunnen bevatten wat voor effect die hebben, laat staan dat hij kan bepalen wat hij moet aanbieden of hoe hij moet inschrijven om te winnen.