Xerox eist order gemeente Utrecht op

Xerox heeft een kort geding aangespannen tegen de gemeente Utrecht. De printerfabrikant eist de opdracht op die de gemeente in eerste instantie aan Océ had verstrekt, maar na onenigheid over staffelkortingen aan Ricoh gunde. Het gaat om de levering van afdrukapparatuur. Bij de oorspronkelijke gunning eindigde Xerox als tweede (na Océ) op de inschrijfranglijst. Het bedrijf begrijpt niet waarom het de order niet krijgt. Volgens de gemeente heeft dit te maken met het gehanteerde relatieve beoordelingsmodel: nu Océ is weggevallen, is Ricoh volgens een nieuwe berekening de nummer 1.

Nadat Océ, ook na een kort geding, tevergeefs probeerde alsnog de opdracht voor de verhuur van afdrukapparatuur binnen te slepen, gunde de gemeente Utrecht de order aan Ricoh. Jurriën Brombacher, jurist concerninkoop gemeente Utrecht, meldt dat er na het wegvallen van Océ een nieuwe rangorde is ontstaan, waarbij Ricoh bovenaan is geëindigd. Dit heeft volgens hem te maken met de gehanteerde, zogeheten relatieve beoordelingssystematiek, waarbij inschrijvers ook ten opzichte van elkaar worden gewogen. Die systematiek valt te vergelijken met die van een sportcompetitie. Trekt een team zich tussentijds terug, dan vallen de punten die de andere teams tegen dit team hebben behaald, weg. Voor teams die hebben gewonnen, kan dit nadeliger uitpakken dan voor teams die gelijk hebben gespeeld of verloren.

Xerox laat in de dagvaarding weten de handelswijze van de gemeente onbegrijpelijk en onaanvaardbaar te vinden. Volgens de printerfabrikant mag de gemeente na een aanbestedingsbeslissing in geen geval de inschrijvingen opnieuw beoordelen. Daarmee wijkt zij af van de oorspronkelijke opzet van de procedure en dat is in strijd met de aanbestedingsregels. De opdracht had aan de oorspronkelijke nummer twee (Xerox) moeten worden gegund en niet aan nummer drie Ricoh, aldus het bedrijf.

Ruim 28 miljoen afdrukken

Brombacher stelt dat de handelswijze van de gemeente wel correct is en dat de inschrijvende partijen van te voren hadden kunnen weten dat de ranglijst aan veranderingen onderhevig zou kunnen zijn. Het verbaast hem niet dat inschrijvers via een rechterlijke gang proberen een beslissing in een aanbesteding te wijzigen. De printopdracht van de gemeente Utrecht kent een behoorlijk omvang. Dan zijn partijen sneller geneigd te procederen. Daarnaast willen partijen soms via een rechterlijke uitspraak duidelijkheid krijgen in bepaalde aanbestedingsvraagstukken. Dan ontstaat er jurisprudentie waarop ze kunnen terugvallen, meldt Brombacher.

Utrecht is met jaarlijks ruim 23,7 miljoen zwart/wit en bijna vijf miljoen kleurenafdrukken (op 4750 ambtenaren) een grootverbruiker. Momenteel werkt de gemeente voornamelijk met Nashuatec-apparatuur.

Océ zou na een aanbesteding de opvolger van Nashuatec worden, maar kreeg met de gemeente Utrecht onenigheid over de staffelkorting. Omdat de fabrikant die niet wilde aanpassen, trok de gemeente de voorlopige gunning in.